ziekteverzuimbeleid.

Ziekteverzuimbeleid beschrijft hoe je als organisatie omgaat met ziekteverzuim. Het gaat om afspraken over preventie, begeleiding, re-integratie en de rolverdeling tussen werkgever, medewerker en externe partijen zoals de arbodienst.

doel en belang van ziekteverzuimbeleid

Het doel van ziekteverzuimbeleid is om uitval door ziekte te voorkomen en, als ziekte toch optreedt, de verzuimduur zo kort mogelijk te houden.

Een helder beleid:

• draagt bij aan continuïteit van je organisatie

• verkleint financiële risico’s

• zorgt voor gelijke behandeling van medewerkers.

> lees hier meer over ziekteverzuim en re-integratie

Een effectief ziekteverzuimbeleid bestaat uit meerdere onderdelen die goed op elkaar aansluiten. De focus ligt op preventie, maar ook begeleiding en re-integratie spelen een belangrijke rol.

samenhang tussen preventie en begeleiding

Preventie en begeleiding versterken elkaar. Door vroeg signalen te herkennen en tijdig het gesprek aan te gaan, kun je verzuim vaak voorkomen of beperken.

rol van werkgever en medewerker

Werkgever en medewerker zijn samen verantwoordelijk voor het beperken van ziekteverzuim. Van medewerkers wordt verwacht dat zij meewerken aan herstel en re-integratie.

> lees meer over een effectief ziekteverzuimbeleid op arboportaal.nl

Een doeltreffend ziekteverzuimbeleid bestaat uit ten minste de volgende onderdelen:

• verzuimpreventie: het nemen van maatregelen om ziekteverzuim te voorkomen

• verzuimprotocol: het vastleggen van afspraken over het omgaan met ziekteverzuim

• verzuimtraining: het trainen van de leidinggevenden die zieke medewerkers begeleiden

• verzuimregistratie en -analyse: het vastleggen en beoordelen van verzuim om te bepalen welke acties nodig zijn

• verzuimbegeleiding: het aanwijzen van casemanagers die arbeidsongeschikte medewerkers begeleiden bij re-integratie

• regels bij conflicten: mogelijkheden voor het vragen van een second opinion,  een deskundigenoordeel en de voorwaarden voor het opschorten van loon.

Preventieve maatregelen, om ziekteverzuim te voorkomen, kunnen gericht zijn op individuele medewerkers maar ook gelden voor specifieke afdelingen of het hele bedrijf.

preventie bij individuele medewerkers

Direct leidinggevenden spelen een sleutelrol bij het voorkomen van ziekteverzuim. Zij moeten zo snel mogelijk met een medewerker in gesprek gaan zodra zij signalen opvangen dat het niet goed gaat. Dat gaat niet alleen over lichamelijke klachten.

Ook factoren zoals:

• een verstoorde balans tussen werk en privé

• hoge werkdruk

• een slechte werksfeer

• onzekerheid over de toekomst

kunnen leiden tot ziekteverzuim. Als blijkt dat er problemen zijn, kunnen leidinggevenden en medewerkers samen kijken naar oplossingen. Denk aan het tijdelijk anders inrichten van het werk, het aanpassen van taken of het bieden van extra begeleiding of scholing.

Als werkgever mag je nooit vragen naar de fysieke of psychische klachten van een werknemer, maar je kunt wel zorgen voor een sfeer en cultuur waarin openheid over klachten geen taboe is. Tijdige signalering, een cultuur waarin medewerkers kunnen aangeven wat hen bezighoudt en serieuze aandacht voor welzijn zijn belangrijke voorwaarden voor succesvolle verzuimpreventie.

> lees hier verder over psychosociale arbeidsklachten

preventiemaatregelen op bedrijfs- of afdelingsniveau

Verzuimpreventie op bedrijfs- of afdelingsniveau richt zich op het aanpakken van structurele oorzaken van verzuim. Als werkgever kun je die oorzaken onderzoeken met behulp van onder andere:

• een analyse van de verzuimgegevens

• een periodiek medisch onderzoek (PMO of PAGO)

• een analyse van vergelijkbare individuele verzuimgevallen.

Risicofactoren kun je vastleggen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Door inzicht te krijgen in verzuimoorzaken en arbeidsrisico’s binnen je organisatie, kun je gericht beleid opstellen en preventieve maatregelen nemen om deze risico’s te beperken.

> lees hier meer over de ri&e

verzuimtraining voor leidinggevenden

Een effectief ziekteverzuimbeleid vraagt om goed toegeruste leidinggevenden. Zij moeten leren signalen van verzuim tijdig te herkennen en weten wanneer zij actie moeten ondernemen.

Daarnaast is het belangrijk dat leidinggevenden:

• weten welke vragen zij wel en niet mogen stellen

• de wettelijke speelruimte kennen bij ziekte en re-integratie

• medewerkers op een zorgvuldige manier kunnen begeleiden.

De arbodienst kan ondersteunen bij het opzetten en verzorgen van verzuimtrainingen voor leidinggevenden.

> lees hier meer over ondersteuning door de arbodienst

Het verzuimprotocol is een praktisch onderdeel van het ziekteverzuimbeleid. Hierin staat hoe je omgaat met ziekmeldingen en verzuim. Het is belangrijk dat iedereen in je organisatie op de hoogte is van het verzuimprotocol en ernaar handelt.

wat leg je vast in het verzuimprotocol?

In het protocol leg je vast welke verplichtingen gelden tijdens ziekte, zoals voor:

• ziekmelden

• controle bij ziekte

• contactmomenten

• begeleiding en re-integratie.

instemming or of pvt

De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet instemmen met het verzuimprotocol en het verzuimbeleid.

> lees hier meer over ziekmelden

Door verzuim te registreren en analyseren, krijg je inzicht in de werking van je ziekteverzuimbeleid. 

doel van verzuimregistratie

Door periodiek cijfers te analyseren, worden verzuimpatronen duidelijk. Het verzuimvolume wordt aangegeven met een percentage. Een hoog verzuimpercentage kan het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen of van veel frequent verzuim. Deze informatie geeft inzicht in de werking van het verzuimbeleid.

verzuimregistratie: zelf doen of uitbesteden

Je kunt, als werkgever, de verzuimregistratie zelf doen, maar je kunt deze ook uitbesteden aan de arbodienst. Voor verzuimregistratie zijn diverse softwarepakketten beschikbaar. De keuze van de registratiemethode hangt samen met de omvang van je bedrijf.

> lees hier meer over arbodienstverlening

Goede verzuimbegeleiding is in het belang van zowel de medewerker als de werkgever.

belang van regelmatig contact

Het is belangrijk dat zieke medewerkers regelmatig contact hebben met hun leidinggevende en collega's. Dit contact heeft twee doelen:

• re-integratiemogelijkheden bespreken: denk aan het (gedeeltelijk) hervatten van het werk, het zoeken naar passend werk binnen de organisatie, of andere aanpassingen die terugkeer naar het werk mogelijk maken

• steun geven tijdens de ziekte: ervoor zorgen dat de medewerker zich niet geïsoleerd voelt en merkt dat de organisatie betrokken blijft.

Let op: als werkgever mag je tijdens deze gesprekken niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. De medewerker mag hier zelf over beginnen als hij dat wil, maar jij mag deze informatie ook niet vastleggen. Het initiatief om te delen ligt bij de medewerker.

Door dit regelmatige contact krijg je wél informatie die helpt om de terugkeer naar het werk soepeler te laten verlopen. Een goede verzuimbegeleiding is dus in het belang van beide partijen.

inzet van arbodienst of casemanager

Bij (langdurig) verzuim kun je een casemanager aanwijzen of een arbodienst inschakelen voor de begeleiding van de medewerker. In kleine bedrijven doet de werkgever dit vaak zelf. Bij de verzuimbegeleiding ben je verplicht samen te werken met een gecertificeerde arbodienst of een BIG-geregistreerde bedrijfsarts (in elk geval voor het maken van de probleemanalyse en het re-integratieverslag). Dit kan een bedrijfsarts van een arbodienst zijn of een zelfstandig gevestigde bedrijfsarts.

> lees hier meer over arbodeskundige ondersteuning

Soms leidt een conflict tot verzuim, soms ontstaat het conflict juist tijdens de re-integratie. Het is belangrijk hier afspraken over te maken.

Als partijen er samen niet uitkomen, kan de hulp worden ingeroepen van de bedrijfsarts. Hij kan advies geven bij een conflict tijdens ziekte of onderzoek doen naar arbeidsongeschiktheid bij een ziekmelding na een conflict. De bedrijfsarts kan adviseren een gesprek met een onafhankelijke derde in te zetten. Dit kan een mediator zijn, maar in eerste instantie ook een HR-adviseur of een vertrouwenspersoon. 

relatie met arbobeleid en medezeggenschap

Ziekteverzuimbeleid staat niet op zichzelf. Arbobeleid en ziekteverzuimbeleid hebben hetzelfde doel: gezonde en veilige arbeidsomstandigheden.

instemmingsrecht volgens de wet

Het ziekteverzuimbeleid moet passen binnen het totale bedrijfs- en personeelsbeleid van de organisatie. Daarom is in de Wet op de ondernemingsraden (WOR) vastgelegd dat de (vertegenwoordiging van de) medewerkers met het ziekteverzuimbeleid moet instemmen.

> lees hier meer over de rol van de ondernemingsraad