Tijdens de hele sollicitatieprocedure moet je sollicitanten gelijk behandelen. Dat betekent dat je selecteert op objectieve functie-eisen en geen verboden onderscheid maakt op bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, afkomst of gezondheid. Ook als tijdens het proces nieuwe informatie naar voren komt, mag je een kandidaat niet afwijzen op gronden die niets met de functie te maken hebben.
Tijdens je werving en selectie verwerk je persoonsgegevens van sollicitanten. De regels hiervoor staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Je mag alleen gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de functie en je moet duidelijk maken wat je controleert en waarom.
lees hier meer over privacy en persoonsgegevens
controleren van gegevens en diploma’s
Je mag controleren of informatie uit het cv klopt, zoals werkervaring en diploma’s. Vraag alleen gegevens die relevant zijn voor de functie. Diploma’s kun je laten onderbouwen met een digitaal uittreksel uit het diplomaregister van DUO.
referenties opvragen
Referenties checken mag alleen met toestemming van de sollicitant. Beperk je vragen tot functioneren en werkzaamheden. De referent moet ook toestemming hebben gegeven om als referent te worden opgegeven.
social media en online screening
Online informatie verzamelen mag niet zomaar. Daarvoor moet een duidelijke grondslag bestaan en de informatie moet noodzakelijk en relevant zijn voor de functie. Als je social media controleert, moet je daar vooraf transparant over zijn.
> op Autoriteitpersoonsgegevens.nl staan richtlijnen voor het checken van online profielen van kandidaten
vog en antecedentenonderzoek
Voor sommige functies mag of moet je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Dat mag alleen als dit noodzakelijk is voor de functie. Een uitgebreider antecedentenonderzoek is alleen toegestaan als betrouwbaarheid en integriteit essentieel zijn.
bewaartermijn sollicitatiegegevens
Tijdens je werving en selectie is het belangrijk dat je zorgvuldig vastlegt welke gegevens je verwerkt en op basis waarvan je kandidaten beoordeelt. Gegevens van afgewezen sollicitanten moet je in principe binnen vier weken verwijderen, tenzij je toestemming hebt om deze langer te bewaren.
> lees hier meer over het personeelsdossier
identificatie bij indiensttreding
Komt de sollicitant in dienst? Dan ben je verplicht de identiteit van je medewerker te controleren voordat hij start met werken. Dit valt onder de identificatieplicht voor werkgevers.
regels voor een zorgvuldige selectieprocedure
Niet alles rond solliciteren staat in de wet. De NVP Sollicitatiecode bevat gedragsregels voor een transparante en eerlijke werving en selectie. De code is geen wet, maar wordt breed gezien als norm voor goed werkgeverschap.
uitgangspunten sollicitatiecode
Belangrijke uitgangspunten zijn:
-
gelijke kansen bij gelijke geschiktheid
-
duidelijke informatie over procedure en functie
-
alleen relevante informatie opvragen
-
vertrouwelijke en zorgvuldige behandeling van gegevens (volgens de privacyregels in de AVG)
-
klachten schriftelijk behandelen.
In de meest recente versie zijn ook regels opgenomen over beloningstransparantie, bewaartermijnen van sollicitatiegegevens en het gebruik van AI bij werving en selectie.
> lees hier meer over de sollicitatiecode
Een aanstellingskeuring is een medisch onderzoek in het kader van de sollicitatieprocedure. Op grond van de Wet op de medische keuringen (Wmk) is zo’n keuring in principe verboden, tenzij er voor de functie specifieke medische eisen gelden.
voorwaarden aanstellingskeuring
Je mag een aanstellingskeuring alleen uitvoeren:
-
als dit noodzakelijk is voor de veiligheid of gezondheid
-
nadat de sollicitatieprocedure is afgerond
-
als je van plan bent de kandidaat aan te nemen
-
als de keuring wordt uitgevoerd door een geregistreerde arts
-
als het doel van de keuring vooraf schriftelijk is vastgelegd.
Tijdens het sollicitatiegesprek mag je geen vragen stellen over gezondheid of ziekteverzuim. Ook een fitheidsonderzoek kan onder de regels van de Wmk vallen.
Voor sommige functies is een medische keuring verplicht, bijvoorbeeld in sectoren waar veiligheid centraal staat.
> op de SER.nl staat veel informatie over aanstellingskeuringen
veelgestelde vragen
-
mag je een sollicitant medisch keuren tijdens de sollicitatieprocedure?
Nee. Een aanstellingskeuring is in principe verboden tijdens de sollicitatieprocedure. Je mag een medische keuring alleen laten uitvoeren als er voor de functie specifieke medische eisen gelden én pas nadat de sollicitatieprocedure is afgerond en je van plan bent de kandidaat aan te nemen. De keuring moet worden uitgevoerd door een geregistreerde arts en het doel moet vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.
-
wanneer is er sprake van discriminatie bij sollicitatie?
Er is sprake van discriminatie bij sollicitatie als je een kandidaat ongelijk behandelt op basis van kenmerken die niets met de functie te maken hebben, zoals leeftijd, geslacht, afkomst, zwangerschap of gezondheid. Alleen als er een objectieve en wettelijke rechtvaardiging bestaat, mag je onderscheid maken. Zonder zo’n rechtvaardiging is een afwijzing verboden.
-
mag je als werkgever een VOG vragen bij sollicitatie?
Je mag een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen als dit noodzakelijk is voor de functie. Dat is bijvoorbeeld het geval bij functies waarin betrouwbaarheid of omgang met kwetsbare personen centraal staat. Je moet kunnen onderbouwen waarom een VOG nodig is. Voor functies waarvoor geen duidelijke noodzaak bestaat, mag je niet standaard een VOG eisen.
-
mag je zonder toestemming referenties controleren?
Nee. Je mag alleen referenties opvragen als de sollicitant daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Beperk je vragen tot informatie die relevant is voor de functie, zoals werkzaamheden en functioneren. Het controleren van referenties zonder toestemming is in strijd met de privacyregels.
-
hoe lang mag je sollicitatiegegevens bewaren?
Gegevens van afgewezen sollicitanten moet je in principe binnen vier weken na afronding van de procedure verwijderen. Wil je de gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld voor een toekomstige vacature, dan heb je daarvoor expliciete toestemming nodig. Zonder toestemming mag je de gegevens niet onbeperkt bewaren.
-
is de sollicitatiecode verplicht?
Nee. De sollicitatiecode is geen wet, maar een gedragscode voor een transparante en zorgvuldige sollicitatieprocedure. Veel organisaties gebruiken de code als richtlijn voor goed werkgeverschap. Het volgen van de code helpt om discussies en klachten te voorkomen.
