vakantiedagen uitbetalen, afkopen, uitruilen en delen.

Voor uitbetalen, afkopen, uitruilen en delen geldt één belangrijke basisregel: dit kan alleen met bovenwettelijke vakantiedagen.

• wettelijke vakantiedagen zijn bedoeld om op te nemen en mogen tijdens het dienstverband niet in geld worden omgezet.

• bovenwettelijke vakantiedagen zijn extra dagen waarover je onder voorwaarden andere afspraken kunt maken, zoals uitbetalen of ruilen.

Vakantiedagen laten uitbetalen kan je medewerker extra salaris opleveren, maar dit mag niet zomaar.  

De regels op een rij:

• wettelijke vakantiedagen mag je niet uitbetalen zolang het dienstverband loopt

• bovenwettelijke vakantiedagen mag je wel uitbetalen, maar alleen als dit is afgesproken in de cao of de arbeidsovereenkomst

• bij ontslag of het einde van het dienstverband moet je alle resterende vakantiedagen uitbetalen via de eindafrekening.

Je bent als werkgever niet verplicht om bovenwettelijke vakantiedagen uit te betalen. Andersom kan een medewerker dit ook niet afdwingen.

vakantiedagen uitbetalen bij einde dienstverband

Gaat een medewerker uit dienst en zijn niet alle vakantiedagen opgenomen? Dan ben je verplicht om deze dagen uit te betalen bij de eindafrekening. Dit geldt voor zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen.

Je moet daarbij een verklaring geven over het aantal uitbetaalde vakantiedagen. Met deze verklaring kan je oud-medewerker bij een nieuwe werkgever onbetaald vakantie opnemen. Die nieuwe werkgever moet dit toestaan.

vakantiedagen afkopen: alleen bovenwettelijke dagen

Bij afkopen krijgt je medewerker geld in ruil voor opgebouwde bovenwettelijke vakantiedagen. Dit kan alleen als hij eerst het wettelijke minimum aan vakantiedagen heeft opgenomen.

Belangrijk om te weten:

• alleen bovenwettelijke vakantiedagen mogen worden afgekocht

• je bent niet verplicht om vakantiedagen af te kopen

• je medewerkers zijn ook niet verplicht om vakantiedagen te verkopen.

Staat er niets over afkopen in de cao? Dan is het verstandig om hier zelf beleid voor te maken. Leg daarin bijvoorbeeld vast:

• hoeveel vakantiedagen maximaal mogen worden afgekocht

• hoe de waarde van de vakantiedagen wordt berekend

• hoe en wanneer medewerkers een verzoek kunnen indienen

• wat er gebeurt met niet-opgenomen bijgekochte dagen.

> lees hier meer over de cao

vakantiedagen uitruilen voor andere arbeidsvoorwaarden

Bovenwettelijke vakantiedagen kun je ook uitruilen voor andere arbeidsvoorwaarden. Denk aan een opleiding, een fiets of extra salaris. Dit kan alleen als jij en je medewerker hier samen afspraken over maken en deze schriftelijk vastleggen.

Voorbeelden uit de praktijk:

• een medewerker ruilt vakantiedagen in voor een cursus of opleiding

• opgebouwde vakantie-uren worden gebruikt voor een fietsregeling

• vakantiedagen worden omgezet in extra inkomen

Welke vormen van uitruil mogelijk zijn, staat vaak in de cao. Is dat niet zo, dan kun je dit zelf regelen via een aanvullende afspraak of regeling.

vakantiedagen afstaan aan collega’s

In sommige organisaties kunnen medewerkers hun bovenwettelijke vakantiedagen vrijwillig afstaan aan collega’s, bijvoorbeeld aan een collega die mantelzorger is en extra tijd nodig heeft.

Voor het delen van vakantiedagen gelden duidelijke voorwaarden:

• jij bepaalt als werkgever of het delen van vakantiedagen mogelijk is

• het delen gebeurt altijd vrijwillig

• er mag geen geldelijke vergoeding tegenover staan

• alleen bovenwettelijke vakantiedagen mogen worden gedeeld

• de voorwaarden en situaties moeten vooraf duidelijk zijn vastgelegd.

Wil je dit mogelijk maken, check dan eerst of er al afspraken over staan in de cao. Betrek ook de ondernemingsraad, want die heeft instemmingsrecht bij het vaststellen of wijzigen van een vakantieregeling.

Leg vervolgens duidelijk vast en communiceer in welke situatie(s) en onder welke voorwaarden verlofdagen gedeeld mogen worden met collega’s. Willen medewerkers gebruikmaken van de regeling, dan is het aan te raden om samen met de betrokkenen een overeenkomst op te stellen, waarin staat dat:

• het overdragen van de vakantiedagen het initiatief is van de delende medewerker

• die medewerker daar geen geldelijke vergoeding voor ontvangt

• de werkgever hieraan meewerkt.

> lees hier meer over de rol van de ondernemingsraad