Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de gedragsregels van de sollicitatiecode moet je, als werkgever, de privacy van je sollicitanten zo goed mogelijk beschermen. Zo moet je van tevoren om toestemming vragen als je de gegevens en referenties op hun cv wilt checken. Ook moet je goed afwegen of de informatie over je sollicitant daadwerkelijk relevant is voor de functie. Hetzelfde geldt voor informatie die online en openbaar is, bijvoorbeeld op social media en websites.

op deze pagina

privacyregels bij werving en selectie

Voordat je iemand aanneemt, is het verstandig om te checken of de informatie die de sollicitant bij de selectieprocedure heeft gegeven wel klopt. Je kunt informatie inwinnen door bijvoorbeeld referenties op te vragen bij vorige werkgevers, de echtheid en waarde van diploma’s te checken of een VOG (Verklaring voor Goed Gedrag) aan te vragen. 

Maar let op: voor het checken van deze gegevens van sollicitanten gelden wettelijke regels.

persoonsgegevens en diploma’s

Welke informatie van de sollicitant je wilt checken hangt af van de functie. Maar het zijn meestal deze gegevens:

Je kunt natuurlijk zelf het cv en de diploma’s van de kandidaat controleren, maar het is makkelijker kandidaten te vragen om een digitaal uittreksel van de diplomagegevens. Zij kunnen dit downloaden van het centraal landelijk diplomaregister van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Het uittreksel is een pdf-document met een certificaat. Dit certificaat fungeert als echtheidskenmerk en garandeert dat het document van DUO afkomstig is.

social media en websites

Als werkgever mag je de profielen van sollicitanten op social media in principe niet controleren. Voor het checken van social media is namelijk een juridische grondslag nodig. Ook moet het online verzamelen van informatie over kandidaten echt noodzakelijk en relevant zijn voor de uitvoering van de functie. Er bestaan richtlijnen voor het checken van online profielen van kandidaten.

referenties

Referenties opvragen geeft extra informatie over de sollicitant en is dus aan te raden. Bijvoorbeeld om te kijken of iemand zijn cv naar waarheid heeft opgesteld of om na te gaan of hij een juist beeld heeft gegeven van zijn vaardigheden. Het is belangrijk om bij het vragen om referenties bij eerdere werkgevers niet alleen uit te vinden of de sollicitant daadwerkelijk ergens heeft gewerkt, maar ook hoe hij presteerde. Dit kan door vragen te stellen over de aard van de werkzaamheden, de kwaliteiten en de werkhouding van de kandidaat, de werkrelatie en de samenwerking, en de reden van vertrek.

Zorg ervoor dat de kandidaat nadrukkelijk toestemming heeft gegeven om contact op te nemen met oud-collega’s en/of leidinggevenden. Dit staat in richtlijnen van de sollicitatiecode. Bovendien moet de kandidaat zelf aan de opgegeven referenten toestemming vragen om hen op te mogen geven als zijnde referent. In feite is hier dus sprake van een 'dubbele' toestemming.

antecedentenonderzoek

Soms kan diepgaander onderzoek nodig zijn, bijvoorbeeld als voor de betreffende functie betrouwbaarheid, integriteit en onberispelijk gedrag vereist zijn. Dan kun je een antecedentenonderzoek (laten) doen. Vaak gaat het daarbij om een onderzoek naar iemands strafrechtelijk verleden (strafblad, VOG) of financiële gegevens (BKR-registratie). 


Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie. Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Veiligheid en Justitie, screent het gedrag van personen die een VOG aanvragen en geeft de VOG’s af. De behandeling van de aanvraag duurt maximaal vier weken.

identificatieplicht

Komt de sollicitant in dienst? Dan ben je als werkgever verplicht iemands identiteit te controleren voordat je nieuwe medewerker start met zijn werkzaamheden.