Doel van de functie

Ondersteunen van een commissie of ander orgaan op secretarieel terrein.

Plaats in de organisatie

Ontvangt hiërarchisch leiding van een leidinggevende.
Ontvangt functionele aanwijzingen van leidinggevende en/of leden van orgaan dat wordt ondersteund.

Functiefamilie en functiereeks

Functiefamilie: Administratie en Secretariaat

Resultaatgebieden

Secretariële ondersteuning

Efficiënte planning van afspraken van leden van commissie of orgaan, bewaking van voortgang van afspraken en activiteiten en fungeren als intermediair voor (telefonische) bereikbaarheid van leden van commissie of orgaan.
Tijdige en geordende voorbereiding van afspraken, administratief en zo nodig op inhoud.
Opstellen en/of redigeren en verwerken van correspondentie.
Uitwerken en/of redigeren van adviezen, besluiten, overzichten en andere documenten.
Planning, organisatie, voorbereiding, notulering en uitwerking van vergaderingen en voorbereiding of afhandeling van actiepunten van (leden van) commissie of orgaan.
Voortgangsbewaking van actiepunten en in behandeling zijnde stukken.
Bewaking van correct en tijdig verloop van (administratieve) processen conform geldende wet- en regelgeving, procedures en termijnen en accurate interventie bij afwijkingen.
Verrichten van administratieve werkzaamheden zoals verwerken van facturen en declaraties.
Kan belast worden met verrichten van organisatorische en administratieve werkzaamheden rondom scholing, bijeenkomsten en afstemming met belanghebbenden en andere betrokkenen.

Informatievoorziening

Informeren van belanghebbenden en andere betrokkenen over werkwijzen en (voortgang van) procedures.
Verzamelen van informatie en signaleren van relevante ontwikkelingen ten behoeve van activiteiten van commissie of orgaan.
Verzamelen en ordenen van gegevens, uitwerken van conceptteksten voor en/of bijdragen aan totstandkoming van (jaar)verslagen, rapportages en/of publicaties van commissie of orgaan.
Kan belast worden met aanvullende werkzaamheden ter ondersteuning van (voorzitter van) commissie of orgaan.

Kwaliteitszorg en beheer

Adviseren, gevraagd en ongevraagd, over de toepassing van relevante wet- en regelgeving, afspraken en/of procedures en over bevoegdheden en rollen bij voorliggende onderwerpen.

Functie-eisen

Kennis

Beschikt minimaal over relevant mbo 4-diploma en meerjarige werkervaring in het vakgebied, en zo nodig aanvullende specialistische scholing.
Heeft kennis van en inzicht in de ziekenhuisorganisatie, de formele en informele aspecten, structuur en werkzaamheden van het ziekenhuis.
Heeft kennis van relevante administratieve software, procedures, werkwijzen en richtlijnen.
Is op de hoogte van relevante ontwikkelingen in (deelgebieden) van instellingsbeleid en van het beleid van het eigen orgaan in het bijzonder.
Is op de hoogte van wijzigingen in het vakgebied en volgt de benodigde bij- en nascholing.

Zelfstandigheid

Werkt aan de hand van globale richtlijnen en procedures en naar eigen inzicht.
Stelt zelfstandig prioriteiten en bewaakt de voortgang.
Neemt initiatief en beschikt over vindingrijkheid om gevarieerde problemen op te lossen.
Kan terugvallen op leidinggevende en/of voorzitter van commissie of orgaan.

Sociale vaardigheden

Klantgerichtheid, inlevingsvermogen en tact zijn nodig in het onderhouden van gevarieerde interne en externe contacten.
Kan sturend en corrigerend optreden.
Assertiviteit en overtuigingskracht zijn nodig in planning en bewaking van processen en activiteiten en in informerende rol.

Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed

Verantwoordelijk voor optimale ondersteuning van commissie of orgaan.
Uitvoering van de werkzaamheden kan leiden tot (im)materiële schade en verspilling van tijd.

Uitdrukkingsvaardigheid

Afstemmen met en informeren van collega’s, belanghebbenden en andere betrokkenen.
Uitwerken van notulen, rapporten, adviezen en besluiten en opstellen van correspondentie, reglementen en procedures.

Bewegingsvaardigheid

Digitaal verwerken van tekst / data.

Oplettendheid

Voortgangsbewaking en signalering van relevante ontwikkelingen vereist aandacht en opmerkzaamheid.

Overige functie-eisen

Planning, voortgangsbewaking en informatievoorziening vragen volharding en doorzettingsvermogen.
Secretariële werkzaamheden vereisen systematisch en geordend werken.
Werken met vertrouwelijke informatie vereist integriteit.
Contacten met medewerkers, patiënten, belanghebbenden en/of andere betrokkenen en externe instanties vereisen representatief voorkomen en gedrag.

Inconveniënten