projectsecretaris

Ben jij organisatorisch ijzersterk, analytisch scherp en vind je het fantastisch om structuur te brengen in complexe maatschappelijke projecten? Wil jij als de onmisbare rechterhand van projectleiders en programmamanagers bijdragen aan de groei en ontwikkeling van de elfde gemeente van Nederland?
Voor de afdeling Projecten, Programma's en Interim Management (PPIM) van de gemeente Apeldoorn zoeken wij een proactieve en daadkrachtige projectsecretaris voor 32 tot 36 uur per week!
De opdracht duurt minimaal 6 maanden en bij goed functioneren is de kans op verlenging van toepassing.

Als projectsecretaris ben jij praktisch ingesteld, houd je van aanpakken en creëer je moeiteloos overzicht in complexe en hectische situaties. Je denkt proactief vooruit, bent communicatief sterk en durft, wanneer dat nodig is, de vinger op de zere plek te leggen om de voortgang te bewaken.

• afgerond MBO niveau 4, bij voorkeur in de richting van secretariaat, administratie of projectmanagement
• Uitstekende digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft Office (met name Excel, Teams en SharePoint)
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een rol als projectsecretaris, projectondersteuner of vergelijkbaar
• Je hebt aantoonbare ervaring met gedegen verslaglegging (notuleren) en het beheren van documentatiestromen.

Een groot project staat nooit stil. Terwijl de projectleider extern het gesprek voert met partners of bestuurders, bewaak jij intern de voortgang, deadlines en mijlpalen. Je ondersteunt meerdere, vaak complexe en strategische projecten binnen het fysieke en sociale domein (denk aan duurzame gebiedsontwikkeling, armoedeaanpak of interne verandertrajecten).

• Je richt de projectadministratie in, houdt deze nauwkeurig bij en bewaakt de planningen, risico- en actielijsten in Teams en SharePoint
• Je plant, bereidt voor en structureert complexe projectoverleggen en bijeenkomsten
• Je zorgt voor een goede verslaglegging van overleggen en bewaakt dat gemaakte afspraken en actiepunten tijdig worden opgevolgd
• Je stelt heldere voortgangsrapportages op en bereidt strategische keuzes en besluitvorming inhoudelijk voor in samenwerking met de projectleider
• Je beheert de projectmailbox en zorgt voor een eenduidige, actuele en toegankelijke projectdocumentatie

Je gaat aan de slag bij de afdeling PPIM (Projecten, Programma’s en Interim Management) van de Gemeente Apeldoorn. Samen met ruim 2.000 collega's werk je voor een ambitieuze en open organisatie die zich inzet voor de 168.000 inwoners van Apeldoorn en de tien omliggende dorpen.

Binnen PPIM kom je terecht in een professionele vakgroep van projectleiders, programmamanagers, adviseurs en projectondersteuners. Er heerst een informele sfeer waarin samenwerken, eigen eigenaarschap en humor centraal staan. Je krijgt hier alle ruimte om jouw rol als de rechterhand van de projectleider verder vorm te geven en jezelf continu te blijven ontwikkelen.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel! Mocht je eerst nog vragen hebben, bel gerust.

Melanie van der Zon, Diana van Rijn & Alita Hutten

intercedent

De deadline voor deze vacature is maandag 13 juli. De vervolg gesprekken bij de gemeente zijn gepland op 20 juli.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.