Ambtelijk Secretaris

Ben jij de stressbestendige organisator die moeiteloos het overzicht bewaart in een dynamische onderwijsomgeving? Voor de Centrale Studentenraad (CSR) van het ROC van Amsterdam - Flevoland zoeken wij een Ambtelijk Secretaris. In deze rol ben jij de regisseur die zorgt dat de studentenmedezeggenschap zowel organisatorisch als inhoudelijk ijzersterk staat. Het betreft een tijdelijke rol van 6 tot 9 maanden (met kans op verlenging) waarbij je zo snel mogelijk start. Je krijgt de unieke kans om nauw samen te werken met een dagelijks bestuur van 5 ambitieuze jongeren én hen te ondersteunen in hun professionele ontwikkeling.

Je bent communicatief sterk en beschikt over een gezonde dosis humor. Omdat je met studenten werkt, kun je makkelijk met hen levelen, maar sta je tegelijkertijd stevig genoeg in je schoenen om rust en structuur te brengen. Je kunt goed luisteren, bent nieuwsgierig en kunt snel schakelen in een soms hectische omgeving. Tijdens belangrijke gesprekken weet je wanneer je op je handen moet zitten en je kunt discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding;
• Minimaal 3 tot 4 jaar ervaring met secretariële werkzaamheden en verslaglegging (ervaring als secretaresse voor meerdere personen tegelijk is een pré);
• Uitstekende beheersing van Word, Excel, MS Teams & Outlook (ervaring met Copilot licentie en Precoro is een grote pré);
• Aantoonbare affiniteit met medezeggenschap;
• Flexibiliteit qua werktijden (excursies buiten de deur of een keer wat later thuis zijn is voor jou geen probleem).

Als ambtelijk secretaris ontlast je het dagelijks bestuur, zodat zij zich volledig kunnen richten op de inhoud. Jouw takenpakket is veelzijdig en uitdagend:

• Vergaderingen en agendabeheer: Je organiseert en ondersteunt CSR-vergaderingen en overleggen met de voorzitter Raad van Bestuur, directeuren en externe partners. Je bereidt agenda's voor en verzamelt alle stukken;
• Verslaglegging en opvolging: Je maakt heldere notulen tijdens vergaderingen. Na afloop bewaak je de to-do lijstjes en de voortgang van de actiepunten;
• Inhoudelijke ondersteuning: Je leest je snel in in het onderwijsbeleid. Je vertaalt wet- en regelgeving (zoals de WEB) naar wat dit concreet betekent voor de studenten;
• Plannen en organiseren: Je stelt de jaarplanning, de activiteitenkalender (bijv. voor een congres) en het scholingsplan op en houdt deze up-to-date;
• Beheer en administratie: Je beheert de centrale mailbox, de SharePoint-site en het archief. Daarnaast hou je toezicht op vergoedingen, de ledenlijsten, declaraties en schriftelijke verklaringen;
• Coaching: Je helpt de studentenbestuurders bij het opstellen van zakelijke mails of brieven en biedt administratieve ondersteuning aan de SR-coaches.

Je gaat aan de slag bij de Bestuursdienst van het ROC van Amsterdam - Flevoland. De Bestuursdienst fungeert als de onmisbare motor op de achtergrond van deze grote onderwijsorganisatie. Het team ondersteunt onder andere de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur, en is een strategische sparringpartner voor het management, de mbo-colleges en de medezeggenschapsraden (OR en CSR).

De werkomgeving is dynamisch, energiek en soms hectisch, maar de sfeer kenmerkt zich door onderling vertrouwen, respect en de wil om elke dag het beste onderwijs te realiseren. Binnen het ROC zijn ruim 180 verschillende nationaliteiten welkom, wat zorgt voor een inclusieve en inspirerende cultuur waarin iedereen van elkaar leert.

Heb je interesse in deze veelzijdige functie en herken jij jezelf in het profiel? Solliciteer dan direct via de website!

Pauline, Sophie & Florien

Intercedenten

Solliciteer direct via de button!

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.