Afdelingssecretaresse Ruimtelijk Beheer

Ben jij een proactieve en energieke ondersteuner die rust brengt in een dynamische omgeving? Voor het team Ruimtelijk Beheer van de gemeente Altena zijn wij per direct op zoek naar een enthousiaste afdelingssecretaresse die tijdelijk het voortouw neemt. In deze veelzijdige rol vorm jij de onmisbare rechterhand van de teammanager en zorg je dat alle dagelijkse processen vlekkeloos verlopen. Je komt terecht in een open en collegiale werksfeer waar jouw organisatietalent direct impact maakt op het teamresultaat. Met jouw scherpe blik en vlotte manier van communiceren weet je precies hoe je overzicht bewaart, zelfs wanneer de agenda’s volstromen. Het betreft een tijdelijke, uitdagende positie ter overbrugging naar een vaste invulling, waarbij je direct een waardevolle bijdrage levert aan het publieke domein.

Jij bent een gestructureerde aanpakker die moeiteloos schakelt tussen uiteenlopende administratieve en organisatorische taken. Met jouw relevante mbo+ achtergrond en enkele jaren ervaring in een ondersteunende functie weet je precies hoe je een drukke manager optimaal ontlast. Je bent digitaal zeer vaardig en beweegt je met het grootste gemak door systemen zoals Microsoft Teams en Outlook. Jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend, waardoor je een prettig aanspreekpunt bent voor zowel de teammanager als je andere collega's. Daarnaast ben je op korte termijn beschikbaar op de cruciale werkdagen maandag, dinsdag en donderdag om fysiek aanwezig te zijn op het kantoor.

• Je beschikt over een afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare, ondersteunende rol binnen een professionele organisatie.
• Digitale systemen zoals Office 365 hebben voor jou geen geheimen en ervaring met iBabs is een mooie pré.
• Je bent een ster in agendabeheer en hebt een vlotte pen voor het uitwerken van heldere verslagen en actielijsten.
• Je werkt zelfstandig, bent resultaatgericht en krijgt oprechte energie van het faciliteren van een succesvol team.

Als afdelingssecretaresse ben je de centrale spil die structuur aanbrengt in de complexe werkzaamheden van de afdeling Ruimtelijk Beheer. Je beheert de complexe agenda van de teammanager en zorgt dat alle noodzakelijke stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn voor overleggen. Daarnaast coördineer en notuleer je diverse bestuurlijke bijeenkomsten, waarbij je de voortgang van gemaakte afspraken nauwgezet bewaakt. Je organiseert inspirerende teambijeenkomsten en zorgt voor de nodige aandacht bij persoonlijke gebeurtenissen binnen de groep, zoals verjaardagen. Jouw proactieve werkhouding zorgt ervoor dat eventuele knelpunten worden opgelost voordat ze ontstaan, waardoor het team zich volledig op de vakinhoud kan concentreren.

• Beheren van de complexe agenda en het prioriteren van afspraken voor de teammanager.
• Coördineren en notuleren van wekelijkse overleggen en belangrijke bestuurlijke bijeenkomsten.
• Bewaken van actiepunten en toezeggingen om de voortgang van projecten te garanderen.
• Organiseren van logistieke zaken rondom bijeenkomsten, inclusief locatie, planning en communicatie.
• Uitvoeren van algemene administratieve taken en het up-to-date houden van het digitale archief.

Je gaat werken bij de gemeente Altena. Deze gemeente is een prettige plek om te wonen en te werken, bekend om haar groene omgeving en hechte gemeenschappen. De gemeente zet zich in voor een duurzame leefomgeving en een goede dienstverlening aan haar inwoners. Je komt terecht in een open, informele en collegiale werksfeer. De organisatie stimuleert persoonlijke ontwikkeling en biedt goede arbeidsvoorwaarden.

Wat mag je verder van ons verwachten?

• Tegemoetkoming in Zorgkosten
• Pensioenopbouw
• 28 vakantiedagen
• Gratis (online) cursussen en opleidingen via Randstad.
• Eindejaarsuitkering

Zin om hier aan de slag te gaan? Reageer dan via de website en we nemen zo snel mogelijk contact met je op. Twijfel je nog of de functie iets voor je is? Laat het ons weten en we kijken graag met je naar de (andere) mogelijkheden. Tot snel!

Jacqueline en Nina

Intercedent

Heb je vragen, stel ze gerust! Je kunt ons ook een appje sturen via Whatsapp.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.