Administratieve ondersteuning

Ben je enthousiast, stressbestendig, nauwkeurig en communicatief sterk, digitaal vaardig en een echte teamspeler? Dan is deze functie als administratief ondersteuner iets voor jou.

Je bent als administratief ondersteuner bij voorkeur dagelijks op kantoor aanwezig. Je hebt veel interne en externe contacten, werkt zowel zelfstandig als in teamverband. Daarbij werk je proactief samenwerkt aan een strakke weekplanning en werkverdeling.

Plannen en organiseren gaan je goed af. Je vraag gemakkelijk hulp, hebt een scherp oog voor detail en houdt het proces nauwgezet bij. Hierdoor zijn alle stappen van zienswijze tot beroep helder en volledig. Ook communiceer je effectief met diverse partijen, van juristen tot directieniveau. Je toon je een energieke en aanpakgerichte houding om zaken soepel en tijdig af te ronden.

Daarnaast beschik je over:

• MBO werk- en denkniveau;
• affiniteit met of ervaring in het juridische werkveld is een pré;
• ervaring in een soortgelijke functie;
• ervaring met programma’s als SharePoint, Word, Excel, Outlook en Adobe Professional;
• ervaring en/of affiniteit met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving en
• bij voorkeur ervaring met een lakprogramma, zoals Octobox;

Als administratief ondersteuner ben je de logistieke spil in het proces rond het afhandelen van Woo-verzoeken. Je bent verantwoordelijk voor het opstarten van de goedkeuringsroutes. Je zorgt ervoor dat alles vlekkeloos door de interne goedkeuringsroutes loopt. Ook regel je de Validsign/ondertekening en het verzenden van besluiten, andere brieven en Zivver-/mailberichten.

Ook onderhoud je contact met interne en externe stakeholders over praktische en logistieke aspecten. Hieronder wordt ook verstaan het verzenden van de correspondentie en stukken aan de Adviescommissie Bezwaarschriften en de bestuursrechter.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:

• het aanmaken en beheren van dossiers in Sharepoint (we werken met een mappenstructuur);
• het bewaken van de doorlooptijden / termijnbewaking;
• het bijhouden van de workload, (tijdig) uitvragen en bijhouden van de stand van zaken in de Woo-dossiers;
• het overzicht in Excel van de lopende Woo-zaken actueel houden (hierbij horen ook de bezwaren en beroepen);
• het wekelijks opstellen en verzenden van voortgangslijsten wekelijks (donderdag);
• het opstellen en verzenden van ontvangstbevestigingen, verdagingsbeslissingen en opschortingsbrieven;
• het verzorgen van publicaties m.b.t. Woo-besluiten en
• je denkt actief mee over verbeteringen in het proces.

Je gaat als administratief ondersteuner werken bij het Woo-bureau van de gemeente Den Haag. Dit team van 10 medewerkers bestaat uit twee senior adviseurs/coördinatoren en juridisch adviseurs. Eenmaal per week is er
werkoverleg met alle medewerkers. Er wordt hard gewerkt, maar tijd voor gezelligheid is er ook.

Werk jij hier graag aan mee? Solliciteer dan uiterlijk voor donderdag 23 april om 09:00. Vergeet niet een uitgebreide motivatiebrief mee te sturen, deze gaat namelijk direct naar de gemeente Den Haag.

Recruitment team gemeente Den Haag

recruiters

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan ons te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.