Administratieve Ondersteuner Kabinetszaken

Ben jij een kei in plannen en administratie en houd je wel van een beetje verantwoordelijkheid? Dan is de functie van administratieve ondersteuner Kabinetszaken echt iets voor jou! Voor 16 uur per week ga jij aan de slag bij de Gemeente Velsen. Als administratieve ondersteuner Kabinetszaken ondersteun je de burgemeester en wethouders bij publieke optredens en heb je een belangrijke rol bij protocollaire en representatieve aangelegenheden. Een mooie, uitdagende functie waarin geen dag hetzelfde is!

Jij snapt als geen ander dat jouw werk als administratieve ondersteuner Kabinetszaken directe invloed heeft op de beeldvorming rondom het college van B&W. Het afbreukrisico is groot, dus als er iets misgaat, heeft dit direct effect op de gemeente en de burgemeester. Gelukkig ga jij zeer zorgvuldig te werk en ben je je hier altijd van bewust! Verder ben jij:

• Een ster in vooruitplannen, overzicht houden en je vindt het simpelweg leuk om administratief bezig te zijn.
• Bestuurlijk én omgevingssensitief.
• Flexibel inzetbaar, ook als er werkzaamheden buiten reguliere kantoortijden plaatsvinden.
• Bij voorkeur al bekend met de applicatie Lint; dit is een absolute pre.
• Je hebt een uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

In de rol van administratieve ondersteuner Kabinetszaken ben jij binnen de gemeente hét aanspreekpunt voor alles wat te maken heeft met externe evenementen, protocol, representatie en kabinetszaken. Je werkt hierin nauw samen met het bestuurssecretariaat, een communicatieadviseur en de adviseur externe presentatie. Samen met die laatste zorg je ervoor dat de organisatie perfect in de spotlight staat. Jouw taken voer je uit aan de hand van het handboek kabinetszaken en met behulp van je interne en externe netwerk.Een administratieve ondersteuner Kabinetszaken heeft een super divers takenpakket. Een kleine greep uit jouw werkzaamheden:

• Je begeleidt en verzorgt aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen van het begin tot het eind via de applicatie Lint.
• Je zorgt dat inwoners worden gefeliciteerd met diverse jubilea en je controleert of alle personalia kloppen.
• Je beschrijft draaiboeken en werkprocessen voor deze activiteiten.
• Je biedt ondersteuning bij evenementen, officiële bezoeken en representatieve taken van de burgemeester.
• Je beheert de inbox van de afdeling, handelt e-mails af en verzorgt de correspondentie.

Je gaat als administratieve ondersteuner Kabinetszaken aan de slag bij Team Velsen, waar je valt onder het domein Publiek en Bestuur. Je komt terecht in een fijne organisatie met korte lijnen richting het bestuur en het college. Bij de Gemeente Velsen wordt gewerkt vanuit sterke kernwaarden: verantwoordelijk, doeltreffend en uitnodigend & transparant. Jouw nieuwe collega's geloven in open en eerlijke communicatie. In deze rol wordt jouw bijdrage echt gezien en gehoord, je krijgt het vertrouwen en werkt in een omgeving waar je je gewaardeerd en uitgedaagd voelt. Alles wat jullie samen doen, gebeurt met de Velsenaar in hoofd en hart!

• werken in het gemeentehuis in IJmuiden
• 4 ochtenden per week, totaal 16 uur

Ben jij enthousiast? Solliciteer snel en stuur je motivatiebrief!

Pasquale & Janneke & Christien

Vragen over deze vacature? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.