Secretaressen voeren verschillende soorten kantoortaken uit. Denk aan het schrijven en bewerken van documenten of notities, het beantwoorden van telefoons en het archiveren van gegevens. Hun taken zijn heel divers en kunnen elke dag veranderen. Dit is afhankelijk van het type bedrijf waarvoor zij werken en de grootte van de organisatie. Ook de branche is van invloed op de inhoud van de functie. Werken in een school, zorginstelling of overheidskantoor is bijvoorbeeld anders dan binnen een commerciële organisatie.

 

Gemiddeld verdient een secretaresse €2450 bruto per maand, op basis van een 40-urige werkweek. Het startsalaris ligt vaak zo rond de €2000 en een ervaren secretaresse kan €2900 per maand bruto verdienen (bron: nationaleberoepengids.nl).

Het specifieke salaris van een secretaresse hangt af van veel verschillende factoren. Denk aan de volgende zaken:

  • locatie van het werk
  • branche
  • type bedrijf
  • ervaringsniveau

Wil je weten wat secretaresses die via Randstad werken gemiddeld verdienen? Ontdek het snel met de Randstad-salarischecker.

Er bestaan veel verschillende secretaresse functies, in diverse branches. Mensen met ervaring in de functie kunnen gedurende hun hele carrière bij verschillende organisaties werken. Secretaresse, directiesecretaresse, juridisch secretaresse, medisch secretaresse en office managers zijn de meest voorkomende type secretaresses. Functies met vergelijkbare taken zijn: informatiemedewerkers, receptionisten, inventarisatiemedewerkers en klantenservicemedewerkers. 

juridisch secretaresse

Een juridisch secretariaatsmedewerker is een veel voorkomende functie. Een juridisch secretaresse voert vaak een gesprek met verschillende rechtbankmedewerkers om informatie te begrijpen en te verduidelijken. Ze kunnen ook de relevante juridische materialen en informatie onderzoeken om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Ze helpen rechters vaak bij het nemen van juridische beslissingen en zullen niet zo veel typische administratieve taken uitvoeren als algemene secretaressen. Dit type functie is gewild in de branche. Vooral voor degenen die recent zijn afgestudeerd aan een rechtenstudie en deze functie willen gebruiken om alvast aan de slag te gaan en hun carrière vooruit te helpen. In sommige gevallen kan de secretaresse doorgroeien naar een vaste functie binnen het personeel van de rechter.

 

plichten & verantwoordelijkheden

Er zijn meerdere taken en verantwoordelijkheden waarvoor een secretaresse verantwoordelijk is op de werkplek. Denk aan:

  • telefoontjes beantwoorden en doorverbinden
  • post die elke dag binnenkomt sorteren en bezorgen
  • klanten verwelkomen
  • klanten helpen bij het plannen van afspraken
  • controleren en bestellen van kantoorbenodigdheden
  • het personeel informeren over algemene informatie en nieuws

Ook het verzamelen van informatie en het uitvoeren van gegevensinvoer zijn veelvoorkomende taken. 

kantoorbeheer

Meer geavanceerde taken zijn onder meer het bijhouden van de salarisadministratie, inventariseren, cheques uitschrijven, reisafspraken maken, onkostendeclaraties maken en ongewenste post en mails afhandelen. Er zijn zelfs situaties waarin secretaresses gevraagd kunnen worden om andere werknemers te leiden, waarvoor vaak managementervaring vereist is.

Andere taken van secretaressen zijn werkschema's voor werknemers publiceren, agenda's beheren, stenografie en dicteren, oproepen doorverbinden naar verschillende afdelingen, kleine reparaties aan kantoorapparatuur uitvoeren, berichten bezorgen, activiteiten op kantoor organiseren, koffie en water bereiden voor het team, notulen maken van vergaderingen, het beleid van het bedrijf op verschillende plekken op kantoor posten en rekeningen in enveloppen stoppen. Een secretaresse zal soms de IT-afdeling moeten bellen voor assistentie.

multitasking vereist

De werkgever kan in de functieomschrijving aangeven dat de professional in staat is om 10 kilogram te tillen. Dit is zodat de secretaresse in staat is om goederen naar verschillende kamers of afdelingen te vervoeren. Secretaressen moeten ook een sterke kennis hebben van kantoorprocedures om de taken correct uit te voeren. Als je de procedures op kantoor begrijpt, kan je gemakkelijker nieuwe manieren bedenken om een ​​meer georganiseerde omgeving te creëren. Vanwege de verschillende soorten taken die secretaressen elke dag moeten uitvoeren, is het van cruciaal belang om over de juiste multitasking-vaardigheden te beschikken. 

werkomgeving

Secretaressen werken doorgaans in een kantooromgeving. Dat geldt zowel voor de publieke als de particuliere sector. Het kan gemiddeld een maand duren om een ​​nieuwe medewerker volledig op te leiden en te leren hoe hij of zij de verschillende taken in de functie moet uitvoeren. Gedurende deze tijd kan de secretaresse de juiste telefoonetiquette leren of de verschillende soorten apparatuur leren te gebruiken die op kantoor beschikbaar zijn.

reismogelijkheden

Secretaressen reizen soms voor conferenties of evenementen. Het grootste gedeelte van hun tijd zijn zij op één plek en zorgen ervoor dat het kantoor soepel blijft draaien. Vooral als de managers (voor langere tijd) buiten de deur zijn.

werkschema

Een secretaresse werkt vaak tijdens kantoortijden. Hij of zij wordt zelden gevraagd om over te werken. Sommige juridisch secretaresses werken mogelijk meer dan 40 uur per week. Zij besteden dan een aantal uur in het weekend aan het voltooien van specifieke taken en projecten. Zeker wanneer er deadlines zijn die ze moeten halen.

taken van een secretaresse

Een secretaresse helpt de organisatie en het kantoor draaiende te houden. In plaats van een specifiek type taak uit te voeren, kunnen zijn of haar taken veranderen met de behoeften van de werkgever. Secretaresses gebruiken vaak softwaretoepassingen of voeren gegevens in, in de computer, om daarmee andere soorten taken uit te voeren. Ze gebruiken ook een verscheidenheid aan apparatuur en vertrouwen op kopieerapparaten, faxapparaten en scanners bij het verwerken van verschillende soorten documenten en rapporten. Een office manager aan een universiteit kan verantwoordelijk zijn voor het verwerken van binnenkomende universiteit-aanvragen. Een secretaresse in het ziekenhuis moet verschillende medische dossiers archiveren en ophalen. Sommige werkgevers kunnen ook van secretaressen eisen dat ze 45 tot 60 woorden per minuut typen en een vriendelijke uitstraling hebben. 

voordelen van als secretaresse werken via Randstad

De belangrijkste voordelen van werken als secretaresse via Randstad zijn onder andere: doorbrengen in een goede werkomgeving. Voortdurende certificering en opleidingsvoordelen zijn mogelijk ook beschikbaar. Een competitief en eerlijk loon is een ander voordeel werkzaam zijn als secretaresse via Randstad.

opleiding & kwalificaties

De meeste werkgevers vereisen dat secretaresses een middelbareschooldiploma of een gelijkwaardig diploma hebben om op de functie te solliciteren. De werkgever zoekt vaak naar sollicitanten die ervaring hebben met tekstverwerking en spreadsheets, zodat de secretaresse documenten en gegevens gemakkelijk kan bijwerken. Het volgen van computercursussen kan nuttig zijn om meer in aanmerking te komen voor de functie. Én om minder training nodig te hebben als je eenmaal bent aangenomen.

vaardigheden en competenties

Werkgevers willen vaak secretaressen met sterke communicatieve vaardigheden, aandacht voor detail en computervaardigheden. Het is belangrijk dat secretaresses georganiseerd zijn en goed kunnen samenwerken met andere teamleden op kantoor. Communicatie is één van de belangrijkste vaardigheden die nodig is voor efficiëntie. Dit is nodig omdat de professional e-mails moet verzenden, klanten moet begroeten, luisteren en (in sommige gevallen) moet werken aan de receptie waar mensen de hele dag komen en gaan. De secretaresse heeft dagelijks vaak meer contact met mensen dan andere medewerkers op kantoor. Andere afdelingen vertrouwen op hen om deze taken uit te voeren voor een efficiënte werking op de werkplek. Ze moeten ook volwassen, professioneel en leergierig zijn om aan de groeiende eisen van de organisatie te blijven voldoen.

benodigde werkervaring

De hoeveelheid ervaring die nodig is voor de functie van secretaresse is erg afhankelijk van de werkgever en het type functie.Als de organisatie kleiner is en minder geavanceerde taken heeft die moeten worden uitgevoerd, zijn sommige werkgevers bereid iemand aan te nemen zonder enige opleiding of ervaring. De werkgever wil misschien ook een secretaresse inhuren met certificeringen in tekstverwerking- en kantoorsoftware. Zeker als de persoon veel tijd op de computer gaat doorbrengen. Aanvullende vaardigheden die een secretaresse in hun functie goed kunnen gebruiken, zijn: actief luisteren, reisafspraken maken, plannen, organiseren, zorgvuldigheid, redeneren, problemen oplossen, tijdbeheer, gegevens bijhouden en risico's identificeren. Sommige zachte criteria zijn ook noodzakelijk. Denk aan: betrouwbaarheid, flexibiliteit, creativiteit en aanpassingsvermogen.

de meest gestelde vragen over werken als secretaresse

  • wat is een goede secretaresse?

    Een goede secretaresse, die de organisatie verbetert? Dat is een secretaresse die bekwaamheid toont, de tijd erg goed beheert en een sterke grip heeft op de branche. Betrouwbaar zijn is, vanwege de gevoelige informatie waarmee je soms te maken krijgt, erg belangrijk. Je gezond verstand, professionaliteit en een kritisch denkvermogen zijn belangrijk om snel en onafhankelijk te kunnen werken.

  • welke taken voer je niet uit als secretaresse?

    Als secretaresse heb je een lange lijst met veel verschillende taken. Het lijkt soms wel alsof je gedurende de hele dag álles uitvoert. Toch zijn er nog steeds enkele taken die (meestal) niet in je functiepakket horen. Denk aan: het nemen van managementbeslissingen die van invloed zijn op de organisatie, het schoonmaken van de kantooromgeving, het werken aan technische of IT-problemen en oplossen van storingen.

  • hoeveel interactie hebben secretaresses gedurende de dag met andere mensen?

    Omdat je als secretaresse vaak het aanspreekpunt bent voor veel mensen, heb je tijdens je werkdag veel contact met andere mensen. Helemaal als je bij de receptie werkt. Dan ben je de eerste persoon die klanten zien als ze door de deur lopen. En ben je de eerst stem die (potentiële) klanten aan de telefoon horen. Secretaresses vertegenwoordigen het bedrijf. Daarom is het noodzakelijk om een ​​vriendelijke, professionele en gastvrije houding te hebben.