Nu het normale leven door het coronavirus op z’n kop staat, werken veel mensen thuis. Dat heeft een grote impact op je organisatie en je medewerkers. Als werkgever moet je goed in de gaten houden hoe je thuiswerkende personeel zich door de crisis heen slaat. Hoe houd je binding met je teams als iedereen ‘op afstand’ werkt? En hoe zorg je dat de thuiswerkers zich betrokken blijven voelen bij elkaar en het bedrijf? Deze 5 tips helpen je daarbij.

5 tips om effectief op afstand te werken

  1. zorg dat informatie gedeeld kan worden
  2. bouw vaste contactmomenten in
  3. ben goed bereikbaar
  4. heb begrip voor elkaars situatie
  5. communiceer extra duidelijk

1. zorg dat informatie gedeeld kan worden

Technologie maakt het gemakkelijker dan ooit om op afstand te kunnen werken. Maar om ook goed te kunnen samenwerken is het noodzakelijk dat iedereen bij alle informatie kan. Zorg er dus voor bestanden in de cloud staan en dat systemen openbaar zijn, zodat iedereen kan zien waar collega’s mee bezig zijn. 

Zet elkaars agenda’s open. Zo kun je zien of iemand bezig is en voorkom je telefoontjes of berichten op ongewenste momenten. 

2. bouw vaste contactmomenten in

Voor een team is het belangrijk om regelmatig contact met elkaar te hebben. Op kantoor zijn die momenten even logisch als organisch - denk aan de gezamenlijke koffie ‘s ochtends en de wekelijkse borrel op vrijdag om het weekend in te luiden. Vertaal dit naar een ‘online variant’: start de werkdag samen met een videocall (bijvoorbeeld via Skype, Zoom of Google Hangouts) zodat je van elkaar weet wat de plannen zijn en je tegelijk kunt checken of iedereen lekker in zijn vel zit. En plan een leuke online vrijmibo via de Houseparty-app.

Als je elkaar regelmatig spreekt en ziet, kun je eventuele problemen in een vroeg stadium signaleren en oplossen. Dat is niet alleen goed voor de binding maar het geeft je mensen ook het gevoel dat ze gezien worden. 

3. ben goed bereikbaar 

Op kantoor is het gemakkelijk om even bij elkaar langs te lopen. Online is de digitale barrière lastiger te doorbreken. De spreekwoordelijke drempel daarvoor is voor veel medewerkers een stuk hoger dan even langslopen of aankloppen bij je werkkamer. Doordat je niet kunt zien of iemand druk is, zullen je medewerkers minder snel geneigd zijn om even te bellen voor overleg of een simpele vraag. Stimuleer je medewerkers om regelmatig te chatten, appen of bellen wanneer er vragen zijn. En plan wekelijks digitale een-op-eengesprekken, zodat je weet hoe het met ze gaat. 

Wil je liever dat medewerkers hun vragen opsparen en aan het eind van de dag even bellen of een mailtje sturen? Maak daarover dan duidelijke afspraken met je team. En laat altijd weten waar, wanneer en hoe je bereikbaar bent in noodgevallen. 

4. heb begrip voor elkaars situatie

Het is goed om te weten wat de thuissituatie van je medewerkers is. ‘Storende factoren’ zoals kinderen die om aandacht komen vragen tijdens een videocall, een blaffende hond op de achtergrond of een partner die per ongeluk door het beeld loopt: ze horen erbij in de thuiswerkomgeving. Heb er daarom begrip voor en straal dat ook uit naar je team. Het is gewoon even niet anders.

Organiseer een korte introductieronde waarin je medewerkers hun thuissituatie kunnen laten zien. Zo kunnen collega’s zien wat eventuele obstakels waardoor ze soms wat minder goed bereikbaar zijn. En elkaar tips geven over mogelijke oplossingen.

5. communiceer extra duidelijk

Juist in deze onzekere tijden is het belangrijk om te weten hoe het met je personeel gaat. Als je medewerkers langdurig thuis (moeten) werken, ligt het gevaar van eenzaamheid op de loer. Het risico bestaat dat ze zich niet gesteund voelen door de organisatie. Vergeet daarom niet om regelmatig feedback te geven, de doelstellingen van medewerkers scherp te houden en vaker te checken of je boodschap aankomt. 

Vraag expliciet na of mensen begrijpen wat je bedoelt en vat dingen samen die anderen zeggen. Op die manier weet je zeker dat alle neuzen dezelfde kant op staan en er geen miscommunicatie ontstaat. Zorg juist ook nu voor een (virtueel) schouderklopje - waar en wanneer je maar kan.

meer weten over werken op afstand?

Wil je meer weten over je (wettelijke) verplichtingen voor je thuiswerkende medewerkers? Check dan de 5 tips over thuiswerken en arbo. We helpen je ook graag met hands-on ondersteuning en advies in deze onzekere tijden. Interesse? Neem dan contact met ons op