het juiste payroll bedrijf

waar moet je op letten?

Met payrolling besteed je het juridisch werkgeverschap uit aan een externe partij, vaak een payroll bedrijf. Hoe werkt payroll? Nou, je werft zelf je nieuwe medewerkers, maar alles daarna - van administratie tot risico's - wordt door het payroll bedrijf geregeld. Denk hierbij aan arbeidscontracten, salarisbetalingen en verzuimbegeleiding. Dat scheelt jou een hoop gedoe!

Maar hoe kies je het payroll bedrijf dat echt bij jouw organisatie past? Wij geven je 8 handige tips om je op weg te helpen:

1. zorg dat je kiest voor een payroll bedrijf dat volledig voldoet aan de wet- en regelgeving

Bij payrolling is het essentieel dat het payroll bedrijf de geldende wet- en regelgeving volledig naleeft. Denk hierbij aan het opstellen van arbeidscontracten volgens de ketenregeling, het toepassen van de juiste CAO's, het uitkeren van transitievergoedingen en het begeleiden van verzuim volgens de Wet Verbetering Poortwachter. 

Als dit niet goed geregels is, kun je te maken krijgen met ontevreden medewerkers, reputatieschade, naheffingen en in het ergste geval zelfs juridische claims. Kies daarom altijd voor een payroll bedrijf dat NEN 4400-gecertificeerd is. Zo weet je zeker dat ze de regels rondom belastingen, loonadministratie en arbeidsrecht niet alleen kennen, maar ook correct toepassen. 

Werk je met kennismigranten? Controleer dan of het payroll bedrijf erkend referent is bij de IND. Dat voorkomt veel gedoe en onnodige vertragingen. 

2. controleer of het payroll bedrijf de payrollmedewerkers gelijk verloont

Payrollmedewerkers hebben recht op precies dezelfde arbeidsvoorwaarden als jouw vaste medewerkers. Het is dus belangrijk dat het payrollbedrijf hen ook echt gelijk beloont, volgens de geldende CAO en - waar van toepassing - de lokale of interne arbeidsvoorwaarden. 

Check van tevoren goed of alle primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden kloppen. Denk aan ADV-dagen, vakantiedagen, vakantiegeld, pensioenbijdragen en meer. Zo verkom je verrassingen achteraf én weet je zeker dat je payrollmedewerkers krijgen waar ze recht op hebben. 

3. verdiep je in de reputatie en expertise van het payroll bedrijf

Wil je met een gerust hart samenwerken? Dan is het slim om eerst goed te onderzoeken hoe het payroll bedrijf bekend staat. Lees reviews van andere klanten, vraag om referenties, en check hoe payrollmedewerkers de samenwerking ervaren. 

Ga ook na hoe het zit met hun inhoudelijke kennis, bijvoorbeeld van CAO's en veranderende wet- en regelgeving. Zo krijg je een compleet beeld van hun ervaringen en betrouwbaarheid. 

Benieuwd hoe klanten de samenwerking met ons ervaren? Lees de verhalen van de GGD en Zuyd Hogeschool. 

4. vraag hoe het payrollproces is ingericht

Wil je echt ontzorgd worden? Kies dan voor een payroll bedrijf met een eenvoudig, compliant en efficiënt proces. Let op: payroll processen kunnen per aanbieder behoorlijk verschillen. Vraag daarom goed door. Is er een online portal? Is die gebruiksvriendelijk? Kun je makkelijk medewerkers aanmelden, verlengen of wijzigingen doorvoeren? Hoe zit het met de doorlooptijden en de ondersteuning die je krijgt? En hoe snel kan iemand daadwerkelijk aan de slag? Door dit vooraf goed in kaart te brengen, weet je zeker of de service van het payroll bedrijf past bij jouw organisatie. 

Lees onder de banner tip 5 tot en met 8!

5. wat doet het payroll bedrijf aan goed werkgeverschap? 

Als opdrachtgever wil je natuurlijk dat je payroll medewerkers tevreden zijn en zich betrokken voelen. Maar hoe zorgt het payroll bedrijf daarvoor? Hoe begeleiden ze medewerkers in hun werk, en welke kansen bieden ze op het gebied van ontwikkeling en opleiding? Wat doen ze om ervoor te zorgen dat mensen duurzaam inzetbaar blijven?

Een payroll bedrijf dat goed werkgeverschap serieus neemt, zorgt ervoor dat medewerkers met plezier aan het werk gaan, gezond en gemotiveerd blijven, en zich langdurig willen inzetten voor jouw organisatie. Sterker nog: ze worden zelfs ambassadeurs van je organisatie in hun eigen netwerk. 

Benieuwd hoe Randstad dit aanpakt? Koen en Gabriëlla vertellen je er graag meer over! Kom in contact.

6. past het payroll bedrijf bij jouw organisatie?

Elke organisatie is anders en heeft unieke wensen en behoeften. Daarom is het belangrijk om te onderzoeken of het payroll bedrijf goed aansluit bij wat jij nodig hebt. Heb je bijvoorbeeld behoefte aan flexibiliteit? Dan is het fijn als het payroll bedrijf snel op- en af kan schalen. Of heb je juist een heel specifieke uitdaging? Kijk dan welke maatwerkoplossingen mogelijk zijn. 

Niet elk payroll bedrijf biedt dezelfde mate van flexibiliteit of maatwerk, dus het loont om dit goed uit te zoeken. Ben je benieuwd wat Randstad op dit gebied voor jouw organisatie kan betekenen? Neem snel contact op via whatsapp en stel je vraag aan Koen en Gabriëlla!

7. let goed op het contract en de verdeling van aansprakelijkheid

Voordat je met een payrollbedrijf in zee gaat, is het belangrijk om het contract zorgvuldig door te nemen. Hoe zit het met de verantwoordelijkheden? Wie is waarvoor aansprakelijk? Denk aan zaken als ziekteverzuim, contractduur of arbeidsvoorwaarden. Door dit vooraf goed af te stemmen, voorkom je verrassingen achteraf. 

Een transparant contract en duidelijke afspraken over aansprakelijkheid geven jou als opdrachtgever zekerheid én rust.

8. vraag altijd om een duidelijke specificatie van de kosten

Heb je alle tips in overweging genomen? Dan is het tijd om offertes op te vragen bij verschillende payrollbedrijven. Let goed op administratiekosten, aanvullende servicekosten en andere mogelijke verborgen kosten – die kunnen per aanbieder flink verschillen.

Vraag daarom altijd om een heldere specificatie van de totale kosten. Zo krijg je inzicht in hoe de prijs is opgebouwd en kun je verschillende aanbieders eerlijk met elkaar vergelijken. Lijkt een tarief te mooi om waar te zijn? Check dan nog eens of je niets over het hoofd hebt gezien – misschien sluit het aanbod toch niet helemaal aan bij jouw wensen. Lees hier hoe de kosten bij Randstad zijn opgebouwd. Of vraag een offerte aan!

kom in contact

We hopen dat deze tips je helpen bij je zoektocht naar een payroll bedrijf dat past bij jouw organisatie. Heb je toch nog vragen of wil je meer weten over Randstad Payroll Solutions? Stel je vraag dan via whatsapp! Vul ons contactformulier in, of bekijk deze handige video:

hoe werkt randstad als payroll bedrijf?