waar moet je allemaal op letten bij het kiezen tussen payroll bedrijven?
Met payrolling besteed je het juridisch werkgeverschap uit aan een extern (payroll)bedrijf. Nieuwe medewerkers werf je zelf, het payroll bedrijf neemt de volledige administratie inclusief alle bijbehorende risico’s van je over. Met payrolling hoef jij je dus niet meer druk te maken over arbeidscontracten, het uitbetalen van salaris en de begeleiding bij verzuim. Fijn toch? Maar hoe kies je nu tussen al die verschillende aanbieders het juiste payroll bedrijf?
1. kies voor een payroll bedrijf dat volledig voldoet aan de wet- en regelgeving.
Bij payrolling is het essentieel dat het payroll bedrijf de geldende wet- en regelgeving volledig naleeft. Voorbeelden zijn: altijd het juiste arbeidscontract conform de ketenregeling, altijd de geldende cao’s volgen, altijd de transitievergoeding uitkeren en altijd verzuimbegeleiding conform de Wet verbetering poortwachter. Gebeurt dit niet? Dan loopt jouw organisatie het risico op ontevreden payrollmedewerkers, reputatieschade, nabetalingen en in het ergste geval claims en rechtszaken. Kies daarom altijd voor een payroll bedrijf dat NEN 4400 gecertificeerd is en de wet- en regelgeving rondom belastingen, salarisadministratie en arbeidsrecht goed kent en bovenal correct toepast. Werk je veel met kennismigranten? Kijk dan of het payroll bedrijf een erkend referent is bij het IND.
2. check of het payroll bedrijf de payrollmedewerkers gelijk verloont.
Payrollmedewerkers hebben recht op precies dezelfde arbeidsvoorwaarden als de medewerkers vast in dienst. Het is daarom van belang dat het payroll bedrijf de payrollmedewerkers gelijk beloont conform de geldende cao (en indien van toepassing de lokale regelingen) of de arbeidsvoorwaardenregelingen. Controleer dus vooraf of alle primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden zoals Adv-dagen, vakantiedagen, vakantiegeld, pensioenbijdragen enzovoorts gelijk zijn. Zo weet je zeker dat jouw payrollmedewerkers altijd krijgen waar ze recht op hebben en word je achteraf niet verrast met extra kosten.
3. onderzoek de reputatie en expertise van het payroll bedrijf.
Wil je met een gerust hart de samenwerking aangaan? Dan is het raadzaam om de reputatie en expertise van het payroll bedrijf te onderzoeken. Kijk naar beoordelingen van andere klanten, vraag naar referenties en hoe payrollmedewerkers het payroll bedrijf ervaren. Vraag ook naar hun expertise, bijvoorbeeld op het gebied van cao’s en hoe ze omgaan met de veranderende wet- en regelgeving. Zo krijg je een goed en compleet beeld van het payroll bedrijf. Benieuwd hoe klanten en payrollmedewerkers Randstad beoordelen? Klik dan hier.
4. vraag hoe het payrollproces er uit ziet.
Wil je volledig ontzorgd worden? Kies dan voor een payroll bedrijf met een eenvoudig, compliant en efficiënt payrollproces. Payrollprocessen willen nog wel eens verschillen, kijk dus goed naar hoe het payrollproces er uit ziet. Is er een portal aanwezig? Is de portal gebruiksvriendelijk? Kan ik payrollmedewerkers eenvoudig aanmelden, verlengen of muteren? Is het payrollproces compliant? Wat zijn de doorlooptijden? Welke ondersteuning krijg ik? Hoe snel kan iemand starten? Zo maak je een goede inschatting of de service van het payroll bedrijf aansluit bij jouw wensen. Wil je meer weten over het payrollproces van Randstad? Lees het hier.
5. vraag wat het payroll bedrijf doet op het gebied van goed werkgeverschap.
Natuurlijk wil je dat jouw payrollmedewerkers tevreden zijn. Maar hoe draagt het payroll bedrijf daar aan bij? Hoe begeleiden ze payrollmedewerkers en welke opleidingsmogelijkheden bieden ze? Wat doen ze nog meer om payrollmedewerkers duurzaam inzetbaar te houden? Payroll bedrijven die het thema ‘goed werkgeverschap’ omarmen zorgen ervoor dat payrollmedewerkers met plezier aan het werk gaan, productief en gezond zijn, lang voor de opdrachtgever willen werken en de organisatie aanbevelen in hun persoonlijke netwerk. Ben je benieuwd hoe Randstad invulling geeft aan goed werkgeverschap? Luka of Max vertellen je er graag meer over. Je kan hier ook alvast een kijkje nemen.
6. onderzoek of het payroll bedrijf past bij jouw organisatie.
Iedere organisatie heeft andere wensen en behoeften. Het is dan ook belangrijk om te onderzoeken of het payroll bedrijf aan jouw wensen en behoeften kan voldoen. Heb je bijvoorbeeld behoefte aan flexibiliteit? Dan is het handig dat het payroll bedrijf snel op- en af kan schalen. Heb je een hele specifieke wens? Kijk dan welke maatwerkoplossingen mogelijk zijn. Sommige payroll bedrijven bieden meer flexibiliteit en maatwerkoplossingen dan andere. Ben je benieuwd wat Randstad op dit gebied voor jouw organisatie kan betekenen? Maak dan hier een afspraak voor een persoonlijk gesprek.
7. kijk goed naar het contract en de aansprakelijkheid.
Controleer voordat je met een payroll bedrijf in zee gaat altijd de contractuele voorwaarden. Let op opzegtermijnen en eventuele kosten bij vroegtijdig beëindigen van het contract. Kijk ook goed of de verzekering die het payrollbedrijf aanbiedt de risico’s dekt bij bijvoorbeeld arbeidsongevallen of ziekteverzuim. Zo sluit je juridische risico’s uit en weet je zeker dat je niet aansprakelijk bent.
8. vraag het payroll bedrijf de kosten en servicetarieven te specificeren.
Heb je alle tips opgevolgd? Dan is het tijd om offertes op te vragen. Let goed op eventuele extra kosten, de administratiekosten en andere verborgen kosten die kunnen variëren tussen aanbieders. Vraag daarom altijd om een duidelijke specificatie van de kosten. Zo weet je precies hoe alle kosten zijn opgebouwd en kan je de verschillende payroll bedrijven goed met elkaar vergelijken. Lijkt de prijs te mooi om waar te zijn? Ga dan onze tips nog eens na. Het kan zijn dat je iets over het hoofd hebt gezien waardoor het payroll bedrijf toch niet voldoet aan jouw wensen en behoeften. Wil je weten hoe de kosten bij Randstad zijn opgebouwd? Of wil je graag een offerte ontvangen? Klik dan hier.
We hopen dat deze tips je helpen bij je zoektocht naar een payroll bedrijf dat past bij jouw organisatie. Heb je toch nog vragen of wil je meer weten over Randstad Payroll Solutions? Vraag dan hier een persoonlijk gesprek aan met Max of Luka.
