loonsanctie: kosten, oorzaken en voorkomen.

wat is een loonsanctie?

Na twee jaar ziekte (104 weken) stopt je loondoorbetalingsplicht voor de ziekte-uren. Behalve als UWV vindt dat je zonder goede reden te weinig deed aan de re-integratie van je medewerker en je dat nog kunt herstellen.  Dan verlengt UWV die plicht met maximaal 52 weken. Dat heet een loonsanctie.

UWV bekijkt dit bij de RIV-toets. Dat is de beoordeling van het re-integratieverslag, die volgt op de WIA-aanvraag van je medewerker.

tot wanneer kan UWV een loonsanctie opleggen?

UWV moet de loonsanctie opleggen voordat de 104 weken voorbij zijn. Beslist UWV niet op tijd, dan kan er geen loonsanctie meer volgen. Je medewerker dient de WIA-aanvraag uiterlijk in week 93 in. Is de aanvraag op tijd? Dan beslist UWV uiterlijk zes weken voor het einde van de 104 weken. De loonsanctie gaat in na de 104 weken.

Beslist UWV te laat? Dan kan UWV geen loonsanctie meer opleggen. UWV beoordeelt je re-integratie-inspanningen dan nog wel. Waren die onvoldoende? Dan komt dat in de WIA-beschikking te staan. Als je medewerker door de late beslissing schade lijdt, kan die de schade claimen bij UWV. Vraagt je medewerker de schade bij jou terug? Dan kun je je medewerker dus naar UWV verwijzen.

wat betekent een loonsanctie voor je medewerker?

De sanctie treft jou, niet je medewerker. Het recht op loon van je medewerker blijft bestaan, minimaal 70%. Wel wordt de WIA-aanvraag later afgehandeld. UWV beslist pas over de WIA-uitkering nadat je de tekortkoming hebt hersteld. Dat besluit volgt binnen zes weken.

Ook mag je je medewerker niet ontslaan zolang de loonsanctie loopt. Het opzegverbod loopt dus door. Ben je het niet eens met het besluit van UWV? Dan kun je, net als je medewerker, bezwaar maken.

> lees meer over ontslag bij langdurige arbeidsongeschiktheid
 

wat kost een loonsanctie?

Tijdens een loonsanctie betaal je minimaal 70% van het loon door. Je hoeft het loon niet aan te vullen tot het minimumloon. Wettelijk hoef je niet meer te betalen dan 70% van het maximumdagloon. Vakantiegeld en pensioenpremie komen er meestal bovenop.

Een voorbeeld: je medewerker verdient € 3.500 bruto per maand. Je betaalt dan 70%, dus € 2.450 per maand. Over een vol sanctiejaar is dat ongeveer € 29.400 bruto, plus meestal vakantiegeld, pensioenpremie en andere werkgeverslasten.

Staat in je cao of arbeidsovereenkomst een hoger percentage dan 70%? Dan kan dat ook tijdens een loonsanctie gelden. Check dit in je cao of arbeidsovereenkomst. Hoe de afspraak is vastgelegd, bepaalt of dit zo is. 

> lees meer over de hoogte van de loondoorbetaling

welke kosten komen er nog bij?

Een loonsanctie kost meer dan alleen loon. Denk aan:

• een vervanger voor het werk: je mag je medewerker niet ontslaan 
• langere begeleiding door de bedrijfsarts of arbodienst.

De loonsanctie duurt maximaal 52 weken. Hoe je de sanctie korter laat duren, lees je bij loonsanctie voorkomen.

waarom legt UWV een loonsanctie op?

UWV toetst je inspanningen aan de hand van het re-integratieverslag. Dit zijn veelvoorkomende tekortkomingen:

• een leeg dossier: UWV verwacht minimaal elke zes weken een gesprek met je medewerker en een verslag daarvan
• te laat gestart met spoor 2: je zoekt bijvoorbeeld pas aan het einde van het tweede jaar werk bij een andere werkgever
• het advies van de bedrijfsarts niet opgevolgd: je doet niets met het advies over aangepast werk of een opbouwschema
• passend werk niet aangeboden: je onderzoekt niet of er passend werk is binnen je hele organisatie.

Ontbreken de verslagen van de gesprekken? Dan blijkt nergens uit dat je iets deed. Passend werk zoek je in je hele organisatie. Dus ook op andere vestigingen en zo nodig na scholing. Leg per functie vast waarom die wel of niet passend was.

Ben je het niet eens met het advies van de bedrijfsarts? Dan kun je een deskundigenoordeel aanvragen bij UWV. Je medewerker kan een second opinion vragen bij een andere bedrijfsarts. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de adviezen van de deskundigen die je inschakelt. Vindt UWV dat de bedrijfsarts een verkeerd advies gaf, dan kunnen er kansen zijn gemist. Ook dat kan reden zijn voor een loonsanctie. 

Er ligt een wetsvoorstel om het advies van de bedrijfsarts bij de RIV-toets leidend te maken. Naar verwachting gaat dit op 1 januari 2028 in. Tot die tijd gelden de huidige regels.

wat leg je wel en niet vast in het dossier?

Je legt vast wat je medewerker nog wél kan: functionele mogelijkheden, beperkingen voor het werk en gemaakte afspraken ten aanzien van de re-integratie. De medische oorzaak van het verzuim leg je nooit vast. Die informatie hoort bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts vult het formulier met medische informatie samen met je medewerker in. Jij mag het alleen inzien als je medewerker dat goed vindt. Wat je wel en niet mag vragen, lees je bij ziekmelding en verzuimbegeleiding.

wat als je medewerker ziek uit dienst gaat?

Gaat je medewerker ziek uit dienst? Ook dan beoordeelt UWV je re-integratie-inspanningen. Deed je te weinig? Dan vraagt UWV de betaalde Ziektewet-uitkering (deels) bij jou terug.  Je betaalt die terug voor zo lang als er te weinig is gedaan.

welke boetes kent UWV bij te late meldingen?

Naast de loonsanctie kan UWV je een boete opleggen als je een melding te laat of onjuist doet. Denk aan de melding na 42 weken ziekte (de 42e-weeksmelding). Welke meldingen je moet doen en wanneer, lees je bij ziekmelding doorgeven aan UWV.

wat is een deskundigenoordeel?

Twijfel je of je genoeg doet aan de re-integratie? Dan kun je een deskundigenoordeel aanvragen bij UWV. Dat is een advies tijdens de re-integratie. Het staat los van de RIV-toets na 104 weken.

UWV beoordeelt bijvoorbeeld of het werk dat je aanbiedt passend is. Ook kan UWV beoordelen of jij en je medewerker genoeg doen aan de re-integratie.

Het deskundigenoordeel is een advies. Je kunt er geen bezwaar tegen maken en je hoeft het niet op te volgen. Het weegt wel zwaar bij de RIV-toets en bij een procedure bij de rechtbank. Wijk je af van het advies? Leg dan goed vast waarom je dat deed. Pas je aanpak anders aan op het advies. Zo bouw je sterker bewijs op voor de RIV-toets.

Vraag het advies op tijd aan. UWV krijgt veel aanvragen, dus het kan even duren voor je antwoord hebt. Wacht je tot vlak voor week 104? Dan is er geen tijd meer om bij te sturen.

Werkt je medewerker niet mee aan de re-integratie? Dan kun je het loon onder voorwaarden opschorten of stopzetten. UWV verwacht dat je dit zo nodig doet. Doe je dat niet? Dan komt de vertraging in de re-integratie voor jouw rekening. Dat kan leiden tot een loonsanctie. Je moet je medewerker altijd eerst waarschuwen.

kun je een loonsanctie korter laten duren?

Krijg je toch een loonsanctie? In de beoordeling van het re-integratieverslag staat per onderdeel wat je nog moet doen om de tekortkomingen te herstellen. Voer je die punten uit? Dan meld je dat bij UWV met een bekortingsverzoek. Je doet dit via het werkgeversportaal van UWV. Geef per onderdeel aan wat je hebt gedaan en toon dat aan door bewijs mee te sturen. 

UWV beoordeelt binnen drie weken of de re-integratie nu voldoende is. Is dat zo, dan eindigt de loonsanctie zes weken nadat UWV dat heeft besloten. In die zes weken pakt UWV de WIA-aanvraag van je medewerker weer op. UWV beoordeelt dan of je medewerker recht heeft op een WIA-uitkering. Tot de loonsanctie eindigt, betaal je het loon door. Begin er meteen mee. Elke week dat je wacht, kost je een week loon. 

hoe dek je het financiële risico af?

Voor het mkb bestaat de mkb verzuim-ontzorgverzekering. Die kan begeleiding bieden en kosten vergoeden. Wat precies is gedekt, staat in de polisvoorwaarden.