functieprofiel opstellen en sollicitatieprocedure inrichten.

Een functieprofiel beschrijft wie je zoekt voor een functie. Het bevat de eisen die je stelt aan een kandidaat: de benodigde opleiding en ervaring, de competenties en de plek van de functie binnen jouw organisatie. Het is het vertrekpunt van je hele wervingstraject.

Zonder een helder functieprofiel schrijf je een vage vacaturetekst, beoordeel je kandidaten op onderbuikgevoel en verlies je tijd aan gesprekken die nergens toe leiden. Met een goed functieprofiel weet iedereen in je selectieproces waarop je selecteert. Dat maakt elke stap sneller en eerlijker. Zo zet je de eerste stap naar een inclusieve werkvloer. 

verschil functieprofiel en functiebeschrijving

Veel werkgevers gebruiken functieprofiel en functiebeschrijving door elkaar, maar ze dienen een ander doel.

Een functiebeschrijving is intern gericht en legt vast wat een medewerker doet. Een functieprofiel is wervingsgericht en beschrijft wat de ideale kandidaat meebrengt. Beide zijn nuttig, maar verwar ze niet: gebruik het functieprofiel als basis voor je vacature en je selectiegesprekken.

lees meer over personeel werven en aantrekken

de onderdelen van een goed functieprofiel

Een sterk functieprofiel is volledig maar niet te lang. Vijf à zeven must-have eisen werken beter dan een uitputtende waslijst. Kandidaten haken af als ze het gevoel krijgen dat ze nooit aan alle eisen voldoen.

Neem deze onderdelen op in je functieprofiel:

• een duidelijke functietitel en de afdeling waar de functie valt

• het doel van de functie in twee à drie zinnen

• de voornaamste taken en verantwoordelijkheden

• de vereiste opleiding en minimale werkervaring

• de benodigde competenties en persoonskenmerken

• de arbeidsvoorwaarden en inschaling 

• en tot slot aan wie de functie rapporteert.

Maak daarna een bewust onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves. Zet de must-haves centraal in je vacaturetekst. De nice-to-haves vermeld je als aanvulling, of gebruik je later in de vergelijking tussen kandidaten.

hoe ziet een goed functieprofiel eruit?

Wil je weten hoe een goed functieprofiel eruitziet in de praktijk? Hieronder staat een concreet voorbeeld voor een administratief medewerker. Gebruik dit als startpunt en pas het aan op de situatie binnen jouw organisatie.

stappenplan sollicitatieprocedure

Een goede sollicitatieprocedure is voorspelbaar voor de kandidaat en beheersbaar voor jou als werkgever. Leg de stappen vooraf vast en communiceer ze actief. Kandidaten die niet weten waar ze aan toe zijn, haken af.

Een effectieve sollicitatieprocedure doorloopt zeven stappen.

1. je stelt de vacaturetekst op op basis van het functieprofiel en zet die via de juiste kanalen uit. 

2. daarna voer je een eerste cv-selectie uit op de vooraf bepaalde must-have criteria. 

3. vervolgens volgt een eerste gesprek, gericht op kennismaking en het toetsen van de motivatie. 

4. bij geschikte kandidaten plan je een tweede gesprek of een assessment voor verdieping en een praktijktoets. 

5. na de gesprekken voer je een referentiecheck uit bij de twee of drie finalisten. 

6. dan volgt het aanbod en bij akkoord de contractering. 

7. sluit de procedure altijd af met een persoonlijke terugkoppeling aan de afgewezen kandidaten.

interne sollicitatieprocedure

Een interne sollicitatieprocedure, waarbij eigen medewerkers solliciteren op een interne vacature, vraagt om extra zorgvuldigheid. Gebruik dezelfde objectieve selectiecriteria als bij externe werving. Zo behandel je alle kandidaten gelijk en bewaar je de rust op de werkvloer.

Stel ook intern een functieprofiel op en leg vooraf vast hoe je de gesprekken voert en wie beslist. Zorg voor een respectvol gesprek met de niet-geselecteerde medewerker. Die persoon werkt morgen nog bij je, dus hoe je dit proces inricht heeft direct invloed op de sfeer en het vertrouwen in de organisatie.

hoe lang duurt een sollicitatieprocedure?

Een gemiddelde sollicitatieprocedure duurt twee tot zes weken. Voor hogere of specialistische functies loopt dat soms op tot twee à drie maanden. Hoe langer de procedure duurt, hoe groter de kans dat een goede kandidaat bij een andere werkgever tekent.

Je verkort de doorlooptijd door besluitvormers al vóór de start van de procedure te committeren aan beschikbaarheid. Plan gespreksdata al in voordat de vacature live gaat. Communiceer na elk selectiemoment snel naar de kandidaat, ook als het antwoord 'we nemen volgende week contact op' is. Stilte verliest kandidaten.

wat te doen als een kandidaat zich terugtrekt

Het komt voor dat een kandidaat zich terugtrekt uit de sollicitatieprocedure. Dat is vervelend, maar het is ook een signaal. Vraag altijd kort naar de reden. Soms geeft dat bruikbare informatie over je procedure, je aanbod of je werkgeversimago.

Ga daarna terug naar je longlist en communiceer snel met de overige kandidaten die nog in de procedure zitten. Laat de relatie met de teruggetrokken kandidaat ook goed. Die persoon kan later alsnog relevant zijn, of anderen aanbevelen.  

'Een goede sollicitatieprocedure begint bij een helder functieprofiel. Wie weet wie hij zoekt, vindt die persoon ook sneller.'