Als projectondersteuner ben jij de organisatorische spil van het projectteam Opvang. Je zorgt ervoor dat overleggen goed zijn voorbereid, afspraken worden nagekomen, documenten op orde zijn en collega’s worden ontlast in de dagelijkse organisatie van het project. Dankzij jouw overzicht en nauwkeurigheid kan het projectteam zich richten op de inhoud en de uitvoering van de opvangopgave.

Naast je werkzaamheden voor het projectteam Opvang ondersteun je de werkgroep Wonen en Zorg. Binnen deze werkgroep werken de gemeente, woningcorporaties en zorg- en welzijnspartijen samen aan de woonzorgopgave, onder andere als gevolg van vergrijzing, langer zelfstandig wonen en de groeiende behoefte aan passende huisvesting voor aandachtsgroepen. De samenwerking sluit aan bij de landelijke programma’s Een thuis voor iedereen en de Wet versterking regie volkshuisvesting.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

Organiseren en plannen

Beheren van agenda’s en plannen van afspraken, overleggen en bijeenkomsten;
Coördineren van vergadermomenten met interne en externe partners;
Bewaken van planningen, deadlines en actiepunten.

Ondersteunen van het projectteam

Voorbereiden van vergaderingen, opstellen van agenda’s en verzamelen van stukken;
Notuleren van overleggen en uitwerken van actie- en besluitenlijsten;
Zorgen dat afspraken worden opgevolgd en collega’s tijdig beschikken over de juiste informatie.

Facilitaire en organisatorische ondersteuning

Regelen van locaties, catering, bezoekersontvangst en praktische voorzieningen voor bijeenkomsten;
Ondersteunen bij bewonersavonden, informatiebijeenkomsten en andere participatiemomenten;
Verzorgen van uitnodigingen, presentielijsten en overige organisatorische voorbereidingen.

Functie-eisen

Document- en administratief beheer

Beheren en archiveren van projectdocumentatie;
Ondersteunen bij de verwerking van bestuurlijke stukken in Mozard (of een vergelijkbaar systeem);
Bijhouden van mailboxen, correspondentie en andere administratieve werkzaamheden.

Teamondersteuning

Signaleren waar ondersteuning nodig is en zaken zelfstandig oppakken;
Bijdragen aan een prettige en goed georganiseerde werkomgeving, bijvoorbeeld door praktische zaken rondom het team te regelen.

Wie ben jij?

Jij bent een organisatorisch talent dat graag overzicht creëert in een dynamische omgeving. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en vindt het leuk om collega’s te ontzorgen. Je hoeft niet op de voorgrond te staan, maar bent juist degene die ervoor zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Wij zoeken iemand die:

Ervaring heeft met project- of managementondersteuning, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie;
Uitstekend kan plannen, organiseren en prioriteren;
Sterk is in notuleren en het vastleggen van afspraken en besluiten met oog voor bestuurlijke sensitiviteit;
Communicatief vaardig is en gemakkelijk schakelt met verschillende collega’s en externe partijen;
Zelfstandig werkt, initiatief toont en overzicht houdt, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt;
Ervaring heeft met Microsoft Office, Microsoft Teams en bij voorkeur met Mozard of een vergelijkbaar systeem; of zich nieuwe systemen snel eigen maakt;
Affiniteit heeft met maatschappelijke opgaven zoals opvang en huisvesting.

Wat bieden wij?

Een functie met maatschappelijke betekenis binnen een betrokken en gedreven projectteam;
Een dienstverband van 24 uur per week, in eerste instantie voor zes maanden met kans op verlenging;
Ruimte om mee te denken over de inrichting en ondersteuning van het projectteam;
Inschaling conform de gemeentelijke cao (schaal 8 of 9), afhankelijk van ervaring.

Arbeidsvoorwaarden

Start 3-9-2026

Eind 30-06-2027

Uren 24 per week

Schaal 8

ZZP niet mogelijk

Bedrijfsinformatie

De gemeente Heemstede werkt aan passende en menswaardige opvang van nieuwkomers. Binnen het projectteam Opvang lopen verschillende trajecten tegelijk: van locatieontwikkeling en vergunningprocedures tot bewonerscommunicatie, bestuurlijke besluitvorming en samenwerking met externe partners. Om daarin overzicht, structuur en continuïteit te brengen zoeken wij een Projectondersteuner Opvang.

Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, regelen en ontzorgen? Houd jij moeiteloos meerdere agenda’s, acties en documenten in de lucht en zorg je ervoor dat een team soepel kan samenwerken? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.