Afdelingsondersteuner

Ben jij een ster in plannen, organiseren en overzicht houden? En vind je het leuk om collega's te helpen? Dan zoeken wij jou!

Voor de afdeling Vastgoedontwikkeling en Gebiedsontwikkeling Utrecht (VGU) in het Stadskantoor zoeken wij een zelfstandige en ervaren afdelingsondersteuner / teamsecretaresse. In deze tijdelijke functie zorg jij ervoor dat het secretariaat soepel draait en neem je collega's veel werk uit handen. Je kunt hier voor 24 uur per week aan de slag.

Jij bent een proactieve aanpakker: je wacht niet af, maar ziet zelf wat er moet gebeuren. Je werkt nauwkeurig en kunt goed meerdere dingen tegelijk doen zonder in de stress te raken. Verder heb je:

• Minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse, afdelingsondersteuner of managementassistent.
• Ervaring met ingewikkelde agendaplanning en het organiseren van vergaderingen.
• Goede kennis van digitale systemen zoals Microsoft Office en Outlook.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden. Je schrijft en spreekt helder.
• Het is een groot voordeel (pre) als je al eerder bij een gemeente of andere publieke organisatie hebt gewerkt.
• Kennis van systemen zoals Ibabs en gemeentelijke zaaksystemen is een mooie bonus.

Samen met de rest van het secretariaat ben jij de onmisbare schakel voor de afdeling. Je krijgt een afwisselende baan met veel verschillende taken:

• Aanspreekpunt: Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie. Je beantwoordt de telefoon, beheert de mailbox en stuurt vragen door naar de juiste collega.
• Plannen en organiseren: Je plant afspraken en overleggen, ook als het om ingewikkelde afspraken met externe partijen gaat. Daarbij regel je direct de vergaderruimtes en de catering.
• Vergaderingen: Je maakt agenda's, verzamelt de juiste documenten en houdt actie- en besluitenlijsten bij. Ook zet je de documenten in de juiste systemen (zoals Ibabs).
• Administratie: Je verwerkt de inkomende en uitgaande post in het zaaksysteem. Ook help je bij grote mailings en bij het inwerken van nieuwe collega's.
• Evenementen: Je regelt uitnodigingen voor bijeenkomsten en organiseert feestjes voor een jubileum of afscheid.
• Praktische zaken: Je beheert ID-passen, regelt bedrijfskleding en helpt collega's met bijvoorbeeld de huisstijl of digitale handtekeningen (Valid Sign).

Je gaat werken bij de gemeente Utrecht, op het Stadskantoor. Om precies te zijn kom je terecht bij de afdeling VGU (Vastgoedontwikkeling en Gebiedsontwikkeling Utrecht). Deze afdeling is verantwoordelijk voor alle gemeentelijke gebouwen in de stad, zoals scholen, sporthallen en buurthuizen. Ze zorgen voor de nieuwbouw, de verbouw, het onderhoud en de verduurzaming. Als jij hier werkt, draag je direct bij aan een professionele afdeling en help je indirect mee aan een mooie stad Utrecht!

• Werkdagen zijn maandag t/m woensdag
• Standplaats is het stadskantoor van gemeente Utrecht, nabij Utrecht CS

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Voor deze vacature nemen we alleen Nederlands sprekende geïnteresseerden, die solliciteren met een motivatiebrief mee in het proces!

Aïsha Luberti

Vragen over deze vacature? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.