directiesecretaresse

Ben jij op zoek naar een uitdagende functie als ervaren secretaresse? En wil jij werken waar geen dag hetzelfde
is? Wij bieden een informele en klantgerichte organisatie en de kans om het beste uit jezelf te halen en ons
secretariaat te versterken.

Als ervaren secretaresse bied je samen met jouw collega vanuit het bestuurssecretariaat secretariële,
organisatorische en inhoudelijke ondersteuning aan de bestuurders, de bestuurssecretaris en onderliggende
processen. Jij bent proactief en enthousiast en krijgt energie van het soepel laten verlopen van dagelijkse
processen. Je schakelt snel, bent servicegericht, stelt de juiste prioriteiten en anticipeert op adequate wijze op
lopende en ad hoc zaken. Improvisatietalent is hierbij een must.
Je bent organisatiesensitief en zorgt ervoor dat zaken slim en efficiënt geregeld worden en hebt vernieuwende
ideeën om de workflow van jouw team slimmer te organiseren. Je laat je hierbij ondersteunen door de laatste
technieken.

• MBO+/HBO werk en denkniveau en relevante werkervaring is noodzakelijk
• uitstekende beheersing van de Nederlands taal (zowel in woord als geschrift)
• goede digitale vaardigheden en ervaring met Office 365
• plannen, organiseren en prioriteren zijn voor jou een tweede natuur en je denkt mee en vooruit
• je bent zorgvuldig, betrouwbaar en integer
• je staat stevig in je schoenen en laat je niet snel van de wijs brengen; je bent in staat je eigen grenzen te bewaken
• je communiceert makkelijk en stelt je flexibel en open op
• door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet jij verbinding te leggen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- coördineren van planningen voor processen van de bestuurders, schoolleiding en management;
- het bestuurssecretariaat fungeert als sparringpartner voor bestuurders, schoolleiding en management;
- complex agendabeheer; verbanden leggen tussen email, agenda en diverse overleggen en daarnaar
handelen;
- het coördineren van diverse vergaderingen; voorbereiden, organiseren en notuleren van diverse
vergaderingen en overlegvormen, het vastleggen, uitzetten en opvolgen van diverse acties en besluiten;
- mailboxbeheer en zoveel als mogelijk zelfstandig afhandelen of beoordelen wie binnen de organisatie
aangehaakt dient te worden;
- het bestuurssecretariaat heeft een signaalfunctie ten behoeve van een optimale performance van het
team en doet zo nodig verbetervoorstellen, je zorgt in afstemming en samenwerking met jouw collega’s
dat de continuïteit van de dienstverlening van het secretariaat is gewaarborgd;
- het beheer van stichtingsdocumenten; beheren van documenten, statuten, autorisaties en contracten;
- instemmings- en adviesaanvragen; voorbereiden, registreren en bewaken voortgang van de raad van
toezicht aan de medezeggenschapsorganen.

Deze scholengroep van 37 scholen staat voor kwaliteit en kansengelijkheid in het onderwijs. Met ruim 2200 medewerkers wordt daar dagelijks hard aan gewerkt. Bij hen draait het om het creëren van meerwaarde voor elke leerling en uiteindelijk voor de maatschappij. Ze verzorgen basisonderwijs, speciaal en voortgezet onderwijs aan ruim 16000 leerlingen in de stad Groningen. Een team van professionals adviseert en ondersteunt de scholen en de beide bestuursleden vanuit het ondersteuningsbureau. Binnen het ondersteuningsbureau zijn diverse expertisegebieden ondergebracht waaronder onderwijskwaliteit, financiën, HR, huisvesting, facilitaire zalen, communicatie, inkoop, ict, juridisch, secretariaat en concern control.
De afdeling bestuursondersteuning maakt onderdeel uit van het ondersteuningsbureau en draagt zorg voor bestuurlijke beleidsontwikkeling en advisering. De afdeling bestaat uit een bestuurssecretaris, een juridisch medewerker, een ambtelijk secretaris GMR en twee secretaresses.

Wil je graag in contact komen met ons om jouw wensen te bespreken? Solliciteer dan snel en vergeet niet jouw cv mee te sturen!

Jolanda van de Graaf

senior intercedent

Nog vragen? Neem gerust contact met me op. Mijn werkdagen zijn maandag t/m donderdag.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.