Management assistent

Ben jij een kei in plannen en organiseren? Houd jij graag het overzicht in een drukke omgeving? En ben je op zoek naar een afwisselende baan? Dan zoeken wij jou! Voor de afdeling GI&E van de gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een enthousiaste managementassistent. Zoals beschreven in het bestand Managementassistent ruimte.docx, ben jij in deze rol de onmisbare spil voor één of meerdere managers.

• Proactief: Je wacht niet af, maar je denkt vooruit, bewaakt afspraken en neemt verantwoordelijkheid.
• Sterk in communicatie: Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en je weet helder en prettig te communiceren.
• Stressbestendig: In een drukke werkomgeving blijf jij rustig, werk je heel precies en houd je het overzicht.
• Digitaal vaardig: Je hebt veel ervaring met MS Office, in het bijzonder met Outlook. Nieuwe computersystemen leer je bovendien snel.

Als managementassistent doe je van alles wat. Je combineert secretariële en administratieve taken en je kunt hier makkelijk tussen schakelen. Jouw belangrijkste werkzaamheden op een rij:

• Je beheert proactief agenda's en mailboxen, waarbij je zelf goed kijkt wat de meeste prioriteit heeft.
• Je denkt vooruit, je bewaakt afspraken en je zorgt ervoor dat deadlines niet uit het oog raken.
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor. Ook regel je de ruimtes en zorg je voor de catering.
• Je pakt HR-taken op. Je plant bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken in, je stemt af met recruitment en je helpt bij het welkom heten (onboarding) van nieuwe collega's. Hierbij werk je met systemen zoals Ubeeo en Mercell.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen van collega's.
• Je neemt taken over van andere managementassistenten als zij afwezig zijn.
• Je hebt toegang tot veel informatie. Daarom is het belangrijk dat je professioneel en integer omgaat met vertrouwelijke zaken en gevoelige onderwerpen.

Je gaat werken bij de gemeente Utrecht. Om precies te zijn bij de Ontwikkelorganisatie Ruimte, op de afdeling GI&E (Grondzaken, Investeren & Exploiteren). Deze afdeling houdt zich bezig met de financiële, economische en juridische kant van de projecten in de stad.

Wat deze afdeling precies doet:

• Grondzaken: Het beheren, kopen en verkopen van gemeentelijke grond. Ook regelen zij de erfpacht.
• Investeren & Exploiteren: Het maken van zakelijke plannen (businesscases) en het beheren van het geld voor bouwprojecten en de ontwikkeling van nieuwe gebieden.
• Contract- en Risicomanagement: Het sluiten van belangrijke, complexe contracten met bouwbedrijven, ontwikkelaars en energiepartners.
• Transitie-opgaven: De afdeling speelt een grote rol bij de plannen en het geld voor een duurzame stad. Denk bijvoorbeeld aan de overstap naar nieuwe, toekomstbestendige energiesystemen en de warmtetransitie.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Voor deze vacature nemen we alleen Nederlands sprekende geïnteresseerden, die solliciteren met een motivatiebrief mee in het proces!

Aïsha Luberti

Vragen over deze vacature? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.