Managementassistent

Zoek jij een uitdagende, tijdelijke rol binnen het maatschappelijk domein waar jouw organisatietalent direct impact maakt? Het organisatieonderdeel Werk & Inkomen van de Gemeente Utrecht zoekt per direct een proactieve Managementassistent voor 32 uur per week (locatie Hoog Catharijne, Utrecht). In deze functie ondersteun je de manager en teamleiders op secretarieel en organisatorisch vlak. Ben jij stressbestendig, flexibel en administratief ijzersterk? Solliciteer nu op deze veelzijdige functie in Utrecht.

Ben jij de organisatorische duizendpoot die energie krijgt van een strak geplande agenda en een vlekkeloos lopend secretariaat? Als Managementassistent Werk & Inkomen bij de Gemeente Utrecht ben jij het visitekaartje van het team. Je schakelt moeiteloos tussen ad-hoc vragen en complexe agenda’s, behoudt het overzicht op drukke momenten en communiceert helder op elk niveau.

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Ruime werkervaring als managementassistent in een complexe organisatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met MS Office (met name Outlook en MS Teams).

Als Managementassistent Werk & Inkomen bij de Gemeente Utrecht ben jij de organisatorische spil van het team. Je ontzorgt één manager en meerdere teamleiders bij uiteenlopende administratieve, secretariële en organisatorische taken. Jouw focus ligt op het strak beheren van de agenda en het verwerken van de informatiestroom, zodat het management zich kan richten op de hoofdtaken.

Daarnaast pak je ondersteunende HRM-taken op, help je bij de W&I-sollicitatieprocedures en ondersteun je bij de organisatie van bijeenkomsten. Je werkt nauw samen in een hecht team van 6 collega’s op een dynamische locatie nabij het centraal station. Een veelzijdige rol waarin je plannen, ontzorgen en schakelen combineert voor de inwoners van Utrecht!

• Beheren van de complexe Outlook-agenda en volle mailboxen van de manager, inclusief het stellen van de juiste prioriteiten.Uitvoeren van de sollicitatieprocedure binnen het UBEOO-systeem, zoals het uitnodigen van kandidaten en plannen van gesprekken.
• Zorgen voor de juiste vergaderstukken in IBABS en het afstemmen van de stukken op de Outlook-agenda.
• Oppakken van HRM-ondersteunende taken, waaronder het inplannen van afspraken met de bedrijfsarts en het administratief verwerken van mutaties.
• Beheren van de algemene mailbox en het reserveren van vergaderzalen en lunches voor bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij en organiseren van projecten, bijeenkomsten en evenementen binnen het organisatieonderdeel.
• Waarnemen van werkzaamheden van collega-assistenten bij afwezigheid, ziekte of verlof.

Je komt te werken bij het officemanagementsecretariaat van Werk & Inkomen, een hecht en collegiaal team van 6 collega's waar hard werken hand in hand gaat met humor. Het onderdeel zet zich dagelijks in om inwoners te ondersteunen naar werk, financiële hulp te bieden en schulden te voorkomen. Sinds april 2024 werken we vanuit ons kantoor in Hoog Catharijne (kantoorgebouw Janssoenborch) met een prachtig uitzicht op de Domtoren. We werken hybride: je bent twee dagen op kantoor aanwezig, waarbij de donderdag de vaste teamdag is om samen te komen en bij te praten.

Heb je vragen? Aarzel niet om contact op te nemen!

Randstad Recruitment gemeente Utrecht

Vragen over deze vacature? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen: overheid.utrecht@nl.randstad.com

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.