Managementassistent

Zoek jij een betekenisvolle én dynamische ondersteunende rol binnen de maatschappelijke sector? De Gemeente Utrecht zoekt een daadkrachtige Managementassistent Programma Opvang voor de opvang van diverse doelgroepen, waaronder Oekraïense vluchtelingen. In deze veelzijdige functie werk je bij het bedrijfsbureau en zorg je samen met je collega-managementassistent dat de agenda's, vergaderingen en communicatie vlekkeloos verlopen. Ben jij organisatorisch een topper en schakel je snel in een dynamische omgeving? Solliciteer direct op deze maatschappelijk relevante vacature in Utrecht.

Ben jij de organisatorische duizendpoot die energie krijgt van een strakke planning en graag het overzicht bewaart in een hectische omgeving? Als Managementassistent bij het programma Opvang Utrecht ondersteun je de programmadirecteur en deelprogrammamanagers. Je bent proactief, dienstverlenend ingesteld en schrikt er niet van terug om net dat stapje extra te zetten.

• Afgeronde secretariële opleiding op MBO-niveau.
• Aantoonbare werkervaring als managementassistent (of vergelijkbaar) in een dynamische omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede beheersing van de Engelse taal (schriftelijk).
• Ruime ervaring met MS Office (met name Outlook) en snel in het aanleren van nieuwe applicaties.
• Beschikbaar voor 24 tot 36 uur per week, met aanwezigheid op kantoor op in ieder geval dinsdag en donderdag.

Als Managementassistent bij Gemeente Utrecht ondersteun je de leiding en medewerkers van het Programma Opvang. Je beheert complexe agenda's, bereidt vergaderingen voor, bewaakt afspraken en beheert de mailboxen. Een organisatorische spilfunctie waarin je regelt, meedenkt en communiceert.

• Proactief en overzichtelijk beheren van de agenda's van de programmadirecteur en deelprogrammamanagers.
• Plannen en voorbereiden van interne en externe vergaderingen, inclusief het verzorgen van zalen, stukken en facilitaire voorzieningen.
• Uitwerken van heldere actielijsten en notulen tijdens overleggen en de opvolging hiervan bewaken.
• Beheren van de centrale programmamailboxen en optreden als eerste vraagbaak voor collega's en partners.
• Ondersteunen bij de logistieke en organisatorische organisatie van bijeenkomsten en evenementen.
• Bestellen van attenties, geschenken en benodigdheden om de attentiewaarde binnen het team hoog te houden.

De gemeente Utrecht organiseert de opvang voor verschillende doelgroepen waaronder Oekraïense
vluchtelingen. De opvang voor Oekraïners vindt plaats op locaties die variëren van kleinschalig –
enkele huishoudens – tot locaties waar meer dan 200 mensen kunnen verblijven. Vaak gaat het om
gezinnen en/of vrouwen met kinderen.

Het programma opvang Utrecht bestaat uit meerdere deelprogramma’s: crisis noodopvang, opvang
locaties, ondersteuning en matching van de doelgroep, informatie en monitoring en een
bedrijfsbureau. Als managementassistent kom je werken bij het bedrijfsbureau en ondersteun je
samen met een collega managementassistent de programmadirecteur, deelprogrammamanagers en
medewerkers van de deelprogramma’s. De managementassistenten werken nauw samen en
vervangen elkaar bij elkaars afwezigheid.

Heb je vragen? Aarzel niet om contact op te nemen!

Randstad Recruitment gemeente Amsterdam

Vragen over deze vacature? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen: recruitment.amsterdam@nl.randstad.com

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.