Bestuurs- en management assistent

Word jij een spin in het web bij de Gemeente Heemskerk?
Ben jij organisatorisch ijzersterk, digitaal vaardig en krijg je energie van een dynamische, bestuurlijke omgeving? Gemeente Heemskerk zoekt een enthousiaste en proactieve collega om het bestuur en managementteam optimaal te ondersteunen!

Je bent de spin in het web als het gaat om het ondersteunen van de collegeleden en het managementteam. Ook ben je handig met systemen en je kunt goed organiseren, plannen en prioriteiten stellen.
Jij bent energiek en hebt een positief karakter. Overzicht, nauwkeurigheid en servicegerichtheid
typeren jouw manier van werken. Je bent vooruitstrevend als het gaat om het inrichten van de
ondersteuningsprocessen en het beheren van complexe agenda’s.
Met vertrouwen en aandacht lever je ondersteuning tijdens de vergaderingen en notuleer je kernachtig
en SMART wat de afspraken zijn. Als persoon ben je mens- en samenwerkingsgericht en beschik je
over een gezonde dosis zelfkennis en gevoel voor humor.

• administratieve/secretariële opleiding MBO 4 niveau en meerjarige ervaring als secretaresse
• ervaring met het werken in gemeentelijke of politieke-bestuurlijke omgeving
• je kunt goed plannen en organiseren en bent resultaatgericht
• je hebt een goede beheersing van MS Office en ervaring en affiniteit met het werken met digitale systemen; Ibabs – Teams – Sharepoint
• je bent dienstverlenend ingesteld, representatief en hebt een proactieve houding;

Als Bestuurs- en managementassistent kun je snel schakelen en doelmatig taken oppakken en je bent gewend om veel digitaal te werken. Je bent iemand die proactief meedenkt en durft te komen met verbetervoorstellen voor de werkprocessen en de informatiestromen rondom vergaderingen.

• Algemene ondersteuning van de collegeleden, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers
• Complex agendabeheer van collegeleden, gemeentesecretaris en domeinmanagers
• Ondersteunen van voorzittend domeinmanagers bij de portefeuillehouder overleggen, waaronder agendering en notulering
• Ondersteunen van de gemeentesecretaris bij MT-overleggen, waaronder agendering en notulering
• Ondersteunen van agendering en notulering bij de collegevergaderingen bij afwezigheid van de bestuursadviseur
• Het signaleren van knel- en verbeterpunten ten aanzien van kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en het komen met verbetervoorstellen
• Beantwoorden van de telefoon en opvangen van bezoekers
• Behandelen van inkomende en uitgaande (digitale) post en verrichten van diverse correspondentie, maken van planningen, uitnodigingen, etc.

Gemeente Heemskerk is een bloeiende gemeente met circa 40.000 inwoners. Als gemeente hebben ze zowel met grootstedelijke vraagstukken als dorpse verbondenheid te maken. Met de rust van het strand en de duinen, is het prettig wonen in Heemskerk. Er gaat veel goed binnen de organisatie en daar zijn ze trots op. Tegelijkertijd is er het urgentiebesef dat ze moeten ontwikkelen. Dit doen ze vanuit de thema’s ‘van buiten naar binnen’, ‘samenwerken & sturen’ en ‘wendbare medewerker’.
Met 275 betrokken medewerkers zetten ze zich zo in voor de Heemskerkers, het lokale bedrijfsleven en
het gemeentebestuur.

Ben jij enthousiast, stuur je CV en motivatie! Klik op de solliciteer button.

Anita, Robin, Christien & Pasquale

Vragen over deze vacature? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.