Zoek jij een veelzijdige ondersteunende rol waarin werkelijk geen dag hetzelfde is? Ben jij organisatorisch sterk, proactief en krijg je energie van het op rolletjes laten lopen van complexe agenda's en bijeenkomsten? Dan is deze functie als Managementassistent bij de Gemeente Rotterdam precies wat jij zoekt!
Geïnteresseerd? Lees dan vooral verder
- €18 - €20 per uur
- Tijdelijk voor 6 maanden met kans op verlenging
- Rotterdam
- 32 uur in de week
Jij hebt een ondernemende en proactieve instelling. Je bent accuraat, kunt snel schakelen en legt makkelijk verbinding met collega's en belanghebbenden.
Functie-eisen:
- Een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding.
- Minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent (opgedaan in de afgelopen 4 jaar).
- Ruime ervaring met agendabeheer voor een afdelingshoofd (of vergelijkbaar) en notuleren.
- Ervaring met MS Office (Outlook en MS Teams).
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Als Managementassistent ondersteun je twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Dit doe je in nauwe samenwerking met je collega-secretarissen en het Management Team.
Jouw takenpakket is lekker gevarieerd:
- Je beheert complexe agenda's, stelt prioriteiten, plant overleggen, notuleert en beheert actielijsten. Daarnaast beheer je proactief de mailbox van de afdelingsmanager.
- Je organiseert werkbezoeken, bijeenkomsten en ketensessies inclusief locaties, catering en technische voorzieningen.
- Je vraagt inkoopordernummers en jaarbonnen aan, maakt prestatieverklaringen voor bestellingen en zorgt voor tijde van betaling van facturen.
- Je bent de spil in het team, denkt mee over procesverbeteringen en springt bij voor collega's bij afwezigheid.
Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega’s. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.
Heb je interesse in deze functie? Wees er snel bij! De verificatiegesprekken vinden plaats in week 40/41.