Evenementenmedewerker

Krijg jij energie van organiseren en wil je werken in het dynamische hart van de stad? De Gemeente Amsterdam zoekt een Medewerker Boekingen / Evenementenmedewerker voor het stadhuis op de Amstel 1. In deze tijdelijke functie zorg jij dat de vergaderingen en evenementen voor het bestuur en je collega's vlekkeloos verlopen. Ben jij een organisatietalent en klaar om 19.000 collega's te ondersteunen in een hecht en gezellig team? Solliciteer dan direct op deze uitdagende vacature in Amsterdam!

Ben jij de stressbestendige regelaar die altijd in oplossingen denkt? Als Evenementenmedewerker in het stadhuis schakel je razendsnel tussen aanvragen via telefoon, e-mail en het reserveringssysteem. Je bent enorm klantgericht, verliest nooit het overzicht en zorgt met jouw vlotte babbel en organisatietalent dat elke bijeenkomst staat als een huis.

• MBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met het plannen en organiseren van bijeenkomsten of evenementen.
• Ervaring met reserverings- en planningsystemen, bij voorkeur Topdesk of Planon.
• Aantoonbare ervaring met klantcontact (zowel fysiek als telefonisch).

Als Evenementenmedewerker bij de Gemeente Amsterdam ben jij de drijvende kracht achter de schermen van het stadhuis. Dagelijks help je collega's en bestuurders bij het vinden van de perfecte ruimte en faciliteiten voor hun bijeenkomst, van een kleine vergadering tot de beëdiging van nieuwe Nederlanders. Je beheert de aanvragen, voert intakegesprekken voor kleinere evenementen en bent tijdens de uitvoering het aanspreekpunt op de vloer. Voor grote, complexe evenementen ben jij de onmisbare administratieve steun voor de Evenementencoördinatoren. Geen dag is hetzelfde in deze dynamische rol!

• Beantwoorden, prioriteren en inplannen van binnengekomen reserveringsaanvragen via telefoon, e-mail en Topdesk.
• Houden van intakegesprekken met klanten om wensen en faciliteiten voor kleinere evenementen af te stemmen.
• Zelfstandig inplannen en coördineren van kleinere bijeenkomsten en evenementen op locatie.
• Controleren van de gang van zaken tijdens evenementen en direct bijsturen waar nodig.
• Dagelijks versturen van kloppende vergaderlijsten naar facilitaire teams en beheren van de ruimte-administratie.
• Doorzetten van complexe verzoeken naar de Evenementencoördinatoren en hen administratief ondersteunen (zoals afspraken vastleggen en laatste controles uitvoeren).

Je komt te werken in het team van Boekingen en Evenementen (B&E). Dit team is onderdeel
van Locatieteam 3 van de afdeling Facilitair Beheer bij het Facilitair Bureau. B&E plant en
organiseert in opdracht verschillende politieke en grotere ambtelijke bijeenkomsten en
vergaderingen in onder andere het Stadhuis van Amsterdam. Het team bestaat uit
evenementencoördinatoren, evenementenmedewerkers, medewerkers audiovisuele
ondersteuning en hosts. Naast de samenwerking binnen je eigen team werk je ook samen
met de andere facilitaire teams en externe partijen die ook in het stadhuis werkzaam zijn.

Heb je vragen? Aarzel niet om contact op te nemen!

Randstad Recruitment gemeente Amsterdam

Vragen over deze vacature? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen: recruitment.amsterdam@nl.randstad.com