We zijn op zoek naar een Allround Secretaresse die proactief en nauwkeurig onze organisatie kan ondersteunen. In de rol van Allround Secretaresse ben je verantwoordelijk voor het beheren van de agenda('s) van de projectleider(s), het plannen van afspraken, het monitoren van de e-mailinbox op urgente berichten, het signaleren hiervan aan de projectleider, en ervoor zorgen dat de documenten digitaal gereed zijn of beschikbaar zijn in IBABS. Daarnaast zorg je voor een efficiënte afhandeling van verzoeken en vragen die binnenkomen via telefoon en de gezamenlijke inbox van het secretariaat van het Actiecentrum Veiligheid en Zorg (AcVZ). Tevens bied je organisatorische en administratieve ondersteuning tijdens vergaderingen en bijeenkomsten. Je werkt zelfstandig en streeft er altijd naar om alles soepel te laten verlopen. Stressbestendigheid, het vermogen om prioriteiten te stellen en om te gaan met een hoge werkdruk zijn vanzelfsprekend voor jou.
- 25 april 2024
- vacaturenummer: 629466
salaris tussen 3.014 en 4.244 bruto per maand
contract tot oktober zonder verlenging
voor 32 of 36 uur
werken voor de gemeente Amsterdam
Herken je jezelf in het vogende profiel?
- Mbo- of hbo-werkniveau
- Minimaal 2 jaar ervaring in ondersteunende/secretariële functie met complex agendabeheer en mailboxen, bij voorkeur binnen de overheid
- Bekend met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
- Aantoonbare ervaring in het organiseren en faciliteren van (netwerk)bijeenkomsten.
Dit zijn taken die je doet op een gemiddelde werkdag:
- Applicatiebeheer (iBabs, VEHAA)
- Opstellen van overzichten en bewaking van procedures
- Vorming en ordening van dossiers
- Organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten
- Apparatuuronderhoud en storingsverhelping
- Incidenteel opstellen van verslagen/notulen
- Faciliteren van sollicitatieprocedures en beoordelingsprocessen voor AcVZ-medewerkers, inclusief gespreksplanning en follow-up
- Organiseren van rondleidingen en werkbezoeken.
Je komt te werken op het Actiecentrum Veiligheid en Zorg
- De werklocatie is Wibautstraat 6
Ben je enthousiast over de baan? Reageer dan nu met een cv en motivatiebrief. Heb je vragen? We zien graag je sollicitatie tegemoet!
Recruitment Gemeente Amsterdam
Recruiter
Vragen? Aarzel dan niet en neem contact met ons op!
Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.
je solliciteert.
Leuk dat je solliciteert! We bekijken je sollicitatie en beoordelen of je geschikt bent voor de functie en het bedrijf.
het eerste contact.
Onze recruiter belt of mailt je. We bespreken je sollicitatie en je carrièremogelijkheden.
we ontmoeten elkaar.
Heb je nog niet eerder gewerkt via Randstad? Dan hebben we enkele basisgegevens van je nodig. We nodigen je uit voor een korte kennismaking.
het sollicitatiegesprek.
Wij regelen het gesprek voor de functie waarop je solliciteerde. Of voor een andere, misschien wel beter passende, baan!
je nieuwe baan.
Gefeliciteerd! Je bent aangenomen. We zorgen ervoor dat je volledig voorbereid begint aan je eerste werkdag.
