Management assistent

Beste toekomstige managementassistent bij het Facilitaire dienst van Amsterdam UMC, Jij bent de onmisbare schakel in het reilen en zeilen van onze afdeling. Als tweede geheugen van de clustermanager en met ogen en oren wijd open, zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je takenpakket? Dat is als een kleurrijk palet! Lees snel verder.

Jij bent een management assistent met een aantal jaar werkervaring! Je hebt affiniteit met de zorg en je krijgt energie van het schakelen met stakeholders op verschillende niveaus. Verder herken jij jezelf ook in het merendeel van onderstaande vereisten;

• HBO werk- en denkniveau en relevante werkervaring: Je hebt een stevige basis in secretariële taken en/of ervaring in een soortgelijke functie. Dit vormt het fundament waarop je verder bouwt.
• Digitale systemen expertise: Office365, Teams, Sharepoint, jij kent ze als je broekzak! Je navigeert moeiteloos door deze digitale landschappen en weet complex agendabeheer tot een kunst te verheffen.
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal: Je communiceert helder en effectief, zowel mondeling als schriftelijk. Stevig in je schoenen: In een dynamische omgeving voel jij je als een vis in het water.
• Je bent flexibel, probleemoplossend, en laat je niet snel uit het veld slaan.
• Contactuele vaardigheden en gevoel voor verhoudingen: Je beweegt soepel tussen verschillende lagen in de organisatie. Je begrijpt de dynamiek en weet hoe je met tact en empathie kunt communiceren.
• Proactief, accuraat en stressbestendig: Prioriteiten stellen? Initiatief nemen? Multi tasken? Jij doet het met flair. Passie voor coördinatie en ondersteuning: Het ondersteunen van projecten en bijeenkomsten geeft jou energie. Je bent een kei in het
• Teamplayer: Samenwerken zit in je DNA. Je weet dat je samen verder komt dan alleen.
• Integriteit: Voor jou is eerlijkheid en betrouwbaarheid vanzelfsprekend. Je handelt integer en met respect voor anderen.

Je wordt managementassistent bij de afdeling facilitair van Amsterdam UMC. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Planning en verslaglegging van interne overleggen op cluster management teamniveau: Jij bent de spin in het web bij de organisatie van interne overleggen binnen het cluster management team.
• Je zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde planning, maar ook voor nauwkeurige verslaglegging. Daarnaast coördineer je de actiepunten die voortkomen uit deze overleggen.
• Agendabeheer van de clustermanager: Als agenda-goeroe bewaak je de agenda van de clustermanager. Geen dubbele boekingen of vergeten afspraken onder jouw waakzame oog!
• Administratieve afhandeling van cluster gerelateerde zaken: Jij bent de administratieve duizendpoot die zich bezighoudt met indiensttreding van nieuwemedewerkers, gast-toelatingen en het bijhouden van autorisaties.
• Alles moet op rolletjes lopen! Zelfstandig organiseren van bijeenkomsten: Of het nu gaat om een vergadering, een brainstormsessie of een teambuildingactiviteit, jij regelt het tot in de puntjes.
• Overige secretariële en administratieve werkzaamheden: Denk aan correspondentie, archivering, en andere dagelijkse taken die jouw expertise vereisen.
• Waarneming van collega managementassistenten bij afwezigheid: Als lid van het team management ondersteuning zijn wij backup om de boel draaiende te houden als een collega afwezig is.

Welkom bij de Facilitaire dienst (FD) van Amsterdam UMC! Bij ons staat één missie centraal: met enthousiasme en gastvrijheid de zorg ondersteunen. We zijn als een goed geoliede machine die achter de schermen draait, zodat medewerkers zich volledig kunnen richten op zorg, onderwijs en onderzoek. Logistiek, Eten en Drinken, Schoonmaak, Publieksservice en beveiliging zijn de kerngebieden waarin we excelleren: Met zo’n 700 toegewijde medewerkers vormen we een hecht team. Samen zorgen we ervoor dat alle ondersteunende processen soepel verlopen. Fusie in 2018: De samenvoeging van de facilitaire diensten van de locaties AMC en VUmc heeft geleid tot één krachtige entiteit: Facilitaire dienst Amsterdam UMC.

• Jaarcontract met uitzicht op vast contract: We investeren in jouw toekomst en streven naar een langdurige samenwerking.
• Inschaling in salarisschaal 7: Je brutosalaris varieert van € 2.819 tot € 3.772 bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van je opleiding en ervaring.
• Daarnaast ontvang je een eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoeslag. Benieuwd naar je nettosalaris? Bereken het hier.
• Gratis en onbeperkt toegang tot GoodHabitz: Je kunt jezelf blijven ontwikkelen met ons uitgebreide aanbod aan online cursussen en trainingen.
• Pensioenopbouw bij het ABP: Wij betalen 70% van de premie, zodat jij met een gerust hart aan je toekomst kunt denken.
• OV-Reiskostenvergoeding: Reis je met het openbaar vervoer? Dan vergoeden we(gedeeltelijk) je OV-kosten. Liever op de fiets? We hebben ook een goede fiets regeling.
• Actieve Personeelsvereniging en Jong Amsterdam UMC Vereniging: Sportieve activiteiten, gezellige evenementen en een hechte community wachten op je!

Wil jij meer weten over onze vacatures of voldoe je aan onze eisen en wil je graag vrijblijvend een intake doen? Reageer vooral! We komen graag met je in contact.

Joyce Haaijer en Caroline Veling

Randstad Secretarieel

Randstad Secretarieel

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.