Heb jij het gevoel dat je het grootste deel van je dag ‘verdoet’ met werkzaamheden die niet op je planning stonden? Dan wordt het tijd voor een nieuwe aanpak. Maak dan gebruik van de zogenoemde ‘Eisenhower Matrix’ - een handig overzicht waarmee je inzicht krijgt in je taken en de prioriteiten die erbij horen. Dit levert je aan het eind van de dag een voltooide to-do-lijst op én een voldaan gevoel. 

weer een spoedklusje

De meeste mensen besteden een groot deel van hun werkdag aan het opknappen van spoedklusjes voor hun collega’s. Dit leidt ertoe dat ze niet aan hun eigen taken toekomen, wat vervolgens voor een toename van stress zorgt. 

Dit soort frustraties kun je voorkomen door productiever te werken. Iemand die daar ooit een bijzondere uitspraak over deed, was Dwight D. Eisenhower. Tussen 1953 en 1961 was hij de 34e president van de Verenigde Staten. In zijn politieke carrière moest hij dagelijks veel beslissingen nemen, wat hij naar verluidt op een zeer efficiënte manier deed. Hierover zei hij: “Ik heb twee soorten problemen, de urgente en de belangrijke. De urgente zijn nooit belangrijk, en de belangrijke zijn nooit urgent.” 

eisenhower matrix

Dit inzicht leidde tot het ontwikkelen van een handige methode, de Eisenhower Matrix (ook wel Eisenhower Methode, het Eisenhower Kwadrant of het Eisenhower Model genoemd). Met deze timemanagement-tool maak je eenvoudig een handig overzicht van je taken en in welke volgorde je deze moet afhandelen. Het basisidee hierbij is dat je taken kunt indelen in vier categorieën met 4 prioriteiten: 

1. belangrijk en urgent

Taken die in deze categorie vallen, krijgen de hoogste prioriteit. Deze taken moet je direct uitvoeren. Een voorbeeld hiervan is het opleveren van dat artikel dat vandaag af moet.

2. belangrijk, maar niet urgent

Taken die in deze categorie vallen, zijn lange termijn-taken met doelen die niet direct behaald hoeven worden. Omdat deze taken wel belangrijk zijn voor jouw functioneren of ontwikkelen, moeten ze op enig moment worden uitgevoerd. Dit soort taken zijn bijvoorbeeld een doelengesprek voorbereiden of je competenties in kaart brengen voor een evaluatiegesprek. 

3. niet-belangrijk, maar urgent

Deze taken kun je inplannen voor ná het uitvoeren van de belangrijkste werkzaamheden, of delegeren aan één van je collega’s. Denk hiervoor aan het inplannen van afspraken of het beantwoorden van minder belangrijke e-mails.

4. niet urgent en niet belangrijk 

Over deze categorie zei Eisenhower: “gewoon nooit doen”. Voorbeelden hiervan zijn de krant lezen op werk of kletsen met je collega’s bij de koffieautomaat. Je hoeft zelf niet zo streng te zijn, maar sommige taken dragen simpelweg niet bij aan je productiviteit. Ons advies: uitstellen tot je écht niks beters te doen hebt. 

toepassen in de praktijk

Met de Eisenhower matrix breng je jouw werkzaamheden in kaart, zodat je productiever kunt werken. Op deze manier kom je eindelijk eens toe aan de dingen die je écht moet doen op een dag. Maar het is niet eenvoudig om je werkdag opnieuw te organiseren, dus voor het inzetten van de Eisenhower Matrix is wel wat discipline vereist. Drie tips om deze methode in de praktijk te brengen: 

1. maak het visueel

Als je een takenlijst in je hoofd hebt, wordt het snel een warboel. Houd je taken dus overzichtelijk en werk je Eisenhower Matrix uit op papier, in een Excelsheet of een handige timemanagement-tool

2. houd je aan de planning

Komt er een gestreste collega naar je toe met een spoedklus? Houd dan een beetje afstand en zeg dat je eerst zult kijken hoe de opdracht in jouw to-do-lijst past. Neem de taak alleen aan als er geen ‘belangrijke en urgente’ taken in jouw matrix staan of vraag of je de spoedklus mag oplossen nádat je dit hebt afgerond

3. begin vandaag nog, want van uitstel komt afstel

Dus werk die matrix zo snel mogelijk uit. Hoe eerder je begint, hoe eerder je de voordelen van de Eisenhower Matrix merkt. 

Ben jij van plan deze ‘presidentiële’ methode toe te passen in jouw werk?