inboxstress? Met deze tips houd jij je e-mail overzichtelijk!

blog: Inboxstress? Met deze tips houd jij je e-mail overzichtelijk!

In de tijd dat we communiceren via Skype, Messenger en Slack, speelt e-mail nog steeds een belangrijke rol in het dagelijkse werkleven. En wie kent het niet: nog voordat je goed en wel je mailbox hebt geopend, word je overspoeld door spoedjes, dringende verzoeken en spam. Hoe ga je nou het best om met de brij die e-mail heet? Wij geven je de gouden tips! Belangrijk is vooral dat je je realiseert dat je niet op elke mail direct actie hoeft te ondernemen. Blok elke dag op gezette tijden een moment waarop je je e-mail checkt.

Wanneer je veel mail krijgt, kan dit bijvoorbeeld aan het eind van elk uur. Met minder mail zou je ook kunnen volstaan met een moment of drie op een dag (start, lunch en einde dag). Als je dan je e-mail hebt geopend, verdeel je binnengekomen berichten in slimme mappen. Aan het eind van de dag heb je dan een heerlijk lege inbox.

Hoe kan je nieuwe mappenstructuur er vanaf vandaag uitzien? Je hebt slechts vier mappen nodig:

1: inbox

Gebruik je inbox enkel om inkomende berichten op te vangen. Neem voor elke mail die binnenkomt dan ook direct een beslissing: moet ik hier nu op handelen? 
Heb je mail die je binnen 1 minuut kunt beantwoorden? Doe dit en verplaats de mail daarna naar de archiefmap.

2: actiemap

Hierin verzamel je alle e-mails die direct aandacht vereisen. Of dat nu een taak is die je snel moet uitvoeren, of het opstellen van een uitgebreid antwoord is. Met het verplaatsen naar deze map kun je vervolgens de bijbehorende taak aanmaken in je agenda. Zo hou je meer rust en overzicht in zowel je inbox als je actiemap.

3: ‘wachten op’ map

Alle mail die je stuurt waarop je nog een reactie of antwoord verwacht, verplaats je naar deze map. Zet jezelf daarvoor in bcc als je een mail verstuurt. Extra tip: wanneer je hiervoor een regel aanmaakt, hoef je ook dat niet meer handmatig te doen. Bekijk hoe je dat doet in outlook (l, en voor Gmail! Wanneer je uiteindelijk een reactie hebt gehad kun je deze mail weer verplaatsen naar de archief- of actiemap.

4: archiefmap

Je archiefmap is waar je al je afgehandelde mails in verzamelt. Omdat hierin geen dringende zaken meer zitten die je aandacht vereisen, kun je hier volstaan met de zoekfunctie. Je kunt deze map natuurlijk nog wel verder indelen, maar probeer dit tot een minimum beperkt te houden. 

houd je mail, én werkdag, overzichtelijk

Je zult zien dat je zeeën met tijd bespaart en je gemoedstoestand (in ieder geval qua e-mail) verbetert!