Het is je vast weleens overkomen: negatieve feedback krijgen. Het is heel normaal en zelfs belangrijk als je jezelf wilt verbeteren. Waarom blijft het dan zo lastig om er gepast op te reageren? Gelukkig weet principal recruiter Paul-letta Kooning hoe je dat doet. “Schiet vooral niet in de verdediging.” Dit zijn haar 5 stappen om te leren omgaan met negatieve feedback. 

stap 1: luisteren en daarna doorvragen

Vertelt je baas of collega dat je iets niet helemaal goed doet? Dan is je eerste reactie waarschijnlijk jezelf verdedigen, uitleggen waarom je iets op een bepaalde manier hebt gedaan. “Het is onze eerste impuls, een soort instinct. Probeer dat te onderdrukken,” zegt Paul-letta. Door haar jarenlange ervaring als recruiter weet ze precies hoe je feedback geeft en ontvangt. 

Wat je dan wél moet doen? “Luisteren en iemand laten uitpraten. Als je iemand onderbreekt, schiet je eigenlijk weer in de verdedigingsmodus. Door goed te luisteren laat je bovendien aan de ander zien dat je openstaat voor de feedback. Probeer daarna door te vragen, zodat je tot de kern van het probleem komt.” 

stap 2: herhalen en bedanken

Als je goed hebt geluisterd en doorgevraagd, is het handig om het probleem kort te herhalen. Het is een trucje dat je misschien wel kent van medewerkers van een klantenservice (‘begrijp ik het goed dat je onlangs bent overgestapt, maar dat de wifi nu een slecht signaal heeft?’). Paul-letta: “Door die controlevraag te stellen, weet je zeker dat je op dezelfde lijn zit als degene van wie je de feedback krijgt. Als dit dus te pijnlijk is, kun je best aangeven dat je even wilt nadenken over wat je net hebt gehoord. Dit kan een half uur zijn, een uur of een halve dag. Hoelang je nodig hebt bepaal jij, maar het liefst praat je nog dezelfde dag verder. Bedank in ieder geval ook altijd je gesprekspartner voor de feedback, want voor kritiek geven is soms best wat moed nodig.”

stap 3: objectief de feedback beoordelen

Probeer objectief te beoordelen of de feedback klopt. “Door even die pauze te nemen, kun je zoveel mogelijk zonder emotie bepalen of iemand gelijk heeft. Verplaats je in het standpunt van de ander en kijk of er een kern van waarheid in zit. Stel jezelf vragen als ‘ben ik lui geweest’ of ‘heb ik een steekje laten vallen’.” 

Volgens Paul-letta ontstaan er ook vaak problemen doordat mensen niet goed laten zien wat ze allemaal doen. “Als je bijvoorbeeld vaak eerder weggaat om je kinderen op te halen of om de file te vermijden, dan kan dat irritaties bij je collega’s veroorzaken. Wat zij dan niet zien, is dat je die tijd compenseert door thuis nog je mail weg te werken. In dat geval kan een probleem ontstaan door een gebrek aan zichtbaarheid. Probeer daarom te bedenken waarom iemand iets heeft gezegd. Maakt hij of zij zich bijvoorbeeld zorgen over een naderende deadline of is de kwaliteit van jouw werk niet goed genoeg? Of werk je al goed en wordt het gezegd om je nog net wat beter te maken?”

stap 4: antwoorden in een dialoog

Een volgende fase van feedback ontvangen is een goed antwoord geven. Een inmiddels bekend gevaar ligt op de loer. Paul-letta: “Ik kan het niet vaak genoeg zeggen: schiet niet in de verdediging. Herhaal nog eens wat de ander tegen je heeft gezegd en welke zorgen je denkt dat daarachter zitten. Wacht vervolgens op een reactie. Pas daarna kun je onderbouwen wat je inhoudelijk van de feedback vindt. Probeer altijd een open gesprek te creëren, zodat het geen vervelende welles-nietes-discussie wordt.”

stap 5: leermoment, groei

De laatste stap van feedback ontvangen is de meest belangrijke: het leermoment. “Idealiter leer je iets over jezelf. Ook als je het niet met de feedback eens bent, zegt het iets over de situatie of de persoon waarmee je werkt. Misschien kun je een klus de volgende keer net wat anders aanpakken. Je collega, teamleider of baas ziet dan dat je niet alleen hebt geluisterd, maar dat je ook echt iets met de feedback doet.”

tot slot

Blijf je het lastig vinden om negatieve feedback te krijgen? Dan heeft Paul-letta nog een paar bemoedigende woorden voor je. “Negatieve feedback is niet erg. Integendeel, want je wilt niet op de verkeerde manier door blijven gaan. Zie het dus als een kans tot groei en verbetering. Feedback geven en krijgen is zelfs goed voor de sfeer, doordat je de onvrede kunt wegnemen. Je leert elkaars sterke en minder sterke kanten en dat kan heel leuk zijn. Zo dollen mijn collega’s en ik vaak met elkaar. Ze weten dat ik een chaoot ben en daar maken ze grapjes over. Maar moet er een lastig gesprek worden gevoerd? Dan vragen ze of ik ze kan helpen. Op elkaar kunnen bouwen, dat is volgens mij een heel mooi doel.”