Als werkgever ben je juridisch verplicht een actueel personeelsdossier bij te houden voor al je werknemers. Hierin bewaar je de persoonlijke gegevens en informatie over het functioneren en de positie van je medewerkers. Het is verstandig om het personeelsdossier van je medewerkers actueel te houden. Sommige gegevens, zoals de beloning, ben je wettelijk verplicht te administreren. Andere gegevens zijn misschien in de toekomst nodig, bijvoorbeeld om arbeidsconflicten te voorkomen of juridisch te kunnen onderbouwen. Ook voorkom je zo boetes en naheffingen bij controles van de Belastingdienst.

Op deze pagina

wat staat er in het personeelsdossier?

In een personeelsdossier staat in de regel informatie over:
> de persoonlijke gegevens van de medewerker

> de positie van de medewerker (contract en arbeidsvoorwaarden)

> het functioneren van de medewerker

> de gegevens over de verzuimfrequentie van de medewerker.

Let op: je mag alleen gegevens van je medewerker in het dossier opnemen die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren. Dit staat in de privacywetgeving. Hier lees je er meer over. Kijk ook verderop bij ‘wat mag je niet opnemen in het personeelsdossier?’.

persoonlijke gegevens van de medewerker

de positie van de medewerker

het functioneren van de medewerker

  • (eventueel) uitslag van de aanstellingskeuring

  • functieomschrijving

  • verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken

  • afspraken over loopbaanontwikkeling en (gevolgde) opleidingen/cursussen

  • correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag

  • eventuele waarschuwingen of berispingen

  • correspondentie met/over de medewerker

het verzuim van de medewerker

wat mag je niet opnemen in het personeelsdossier?

Een personeels­dossier bevat privacygevoelige zaken, zoals NAW-gegevens, het burgerservicenummer (BSN) en salarisinformatie. Er gelden daarom strenge regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. De hoofdregel is dat de informatie die je opneemt nodig is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van de belasting en premies. Daarnaast ben je verplicht om de gegevens die je wel opneemt, goed te beschermen en afdoende beveiligingsmaatregelen te nemen.

Je mag geen informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, religie en vakbondslidmaatschap in het personeelsdossier opnemen. Ook mag het dossier geen medische gegevens bevatten. Wel mag je in het kader van re-integratie en verzuimbegeleiding informatie opnemen over de functionele beperkingen van een medewerker en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer, zoals een aangepaste stoel.

wat is de bewaartermijn van een personeelsdossier?

In de wetgeving over privacy – de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – zelf zijn geen bewaartermijnen vastgelegd. Het uitgangspunt is dat de werkgever persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor zij verzameld en verwerkt zijn. Als redelijke bewaartermijn wordt meestal maximaal twee jaar aangehouden. Let wel: nadat de werknemer uit dienst is getreden.

Andere wettelijke regels kunnen wel een bewaartermijn vereisen. Zo moet je als werkgever volgens de Wet op de Loonbelasting een kopie van het identiteitsbewijs bewaren – tot vijf jaar na het einde van het jaar waarin het dienstverband is beëindigd. Voor gegevens uit de loonadministratie geldt zelfs een bewaarplicht van zeven jaar na het einde van de dienstbetrekking. Het gaat daarbij om gegevens zoals naam, adres, woonplaats, datum van indiensttreding, arbeidsovereenkomst (en wijzigingen hierin) en de loonadministratie.

Voor de volgende gegevens geldt dat je deze in principe moet bewaren tot twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd:

  • correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag

  • afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad

  • getuigschriften

  • verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken

  • gegevens en correspondentie in verband met ziekte

Voor administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) geldt geen wettelijke bewaartermijn. Het is dus minder duidelijk welke bewaartermijn is toegestaan. In het algemeen geldt als richtlijn dat de persoonsgegevens verwijderd moeten worden als er geen gerechtvaardigd doel is om over de betreffende informatie te beschikken.

tip:
De Autoriteit Persoonsgegevens geeft uitgebreide informatie over wat wel en niet mag als het gaat om het bewaren van personeelsgegevens.

wie mag het personeelsdossier inzien?

De medewerker heeft verschillende rechten wat betreft zijn persoonsgegevens. Zo mag hij zijn dossier altijd inzien. Wil hij inzage, dan is het verstandig dat degene die het dossier beheert daarbij aanwezig is. Zo voorkom je dat de medewerker iets wijzigt of verwijdert.