Als werkgever moet je de identiteit van je medewerker vaststellen zodra die in dienst treedt (vóór het begin van de werkzaamheden). Ook moeten al je medewerkers zich op de werkplek kunnen identificeren als de belastinginspecteur of de Inspectie SZW daar om vraagt.  

Op deze pagina

identificatieplicht: verplichtingen werkgever

De identificatieplicht op de werkplek bestaat uit drie verplichtingen voor de werkgever:

  • de verificatieplicht

    Als werkgever mag je alleen mensen laten werken van wie je de identiteit kent en die in Nederland mogen werken. Voordat je een nieuwe medewerker aanneemt, moet je daarom naar een geldig identiteitsbewijs vragen. Je moet het identiteitsbewijs controleren op echtheidskenmerken en geldigheid. Ook moet je controleren dat het aangeboden identiteitsbewijs hoort bij de persoon die het aanbiedt. Het stappenplan verificatieplicht van de Inspectie SZW geeft een overzicht van de verplichtingen die je hebt.

  • de bewaarplicht

    Als het identiteitsbewijs van de nieuwe medewerker in orde is, kun je hem in dienst nemen. Vervolgens maak je een kopie van het identiteitsbewijs en bewaar je deze bij de loonadministratie. Uit de kopie moeten de aard en het nummer van het document blijken. Sinds maart 2014 staat het burgerservicenummer (BSN) op de achterkant van het paspoort. Bij dit model paspoort is het daarom van belang om een kopie van de voorkant én van de achterkant van het paspoort te maken. De kopie van het identiteitsbewijs (en indien noodzakelijk, de kopie van de verblijfs- of tewerkstellingsvergunning) moet worden bewaard tot ten minste vijf jaar na afloop van het jaar waarin het dienstverband is beëindigd. Let op: voor uitzendkrachten (voor zover het geen vreemdelingen in de zin van de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) zijn) geldt dat de inlener geen kopie van het ID-bewijs in de administratie mag bewaren omdat zij geen dienstbetrekking hebben met de uitzendkracht. Maar de identiteit van de uitzendkracht moet wel worden gecontroleerd en de persoonsgegevens kunnen worden geregistreerd in de administratie. 

  • de zorgplicht

    Als werkgever moet je je medewerkers bij een controle door de inspectie in de gelegenheid stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. Dat betekent dat zij tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs moeten kunnen laten zien. Je moet hen hierop wijzen. De identificatieplicht geldt zowel voor mensen die rechtstreeks bij jou in dienst zijn, als voor ingeleende arbeidskrachten. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor een rijbewijs gebruiken. Zorg ervoor dat er kluisjes of andere voorzieningen zijn waarin je medewerkers hun identiteitsbewijzen veilig kunnen opbergen.

wat is een geldig identiteitsbewijs?

Een geldig identiteitsbewijs kan een Nederlands of buitenlands paspoort of identiteitskaart of een Nederlands vreemdelingendocument zijn. Het rijbewijs is een algemeen erkend identificatiebewijs maar in situaties waarin gegevens over verblijfsstatus en nationaliteit belangrijk zijn, kan iemand zich er niet mee identificeren. Deze gegevens staan namelijk niet op het rijbewijs.

Tip: kijk op Rijksoverheid.nl of op Identiteitsdocumenten.nl voor informatie over de manier waarop je kunt zien of je te maken hebt met een geldig identiteitsbewijs.

burgerservicenummer (BSN)

Iedereen die zich inschrijft bij een gemeente krijgt automatisch een burgerservicenummer (BSN). Het BSN staat op het paspoort, de identiteitskaart en het rijbewijs. Het is een uniek nummer dat wordt gebruikt voor alle contacten met overheid over zaken als belastingen/toeslagen, onderwijs en zorg.

Werkgevers moeten in hun personeelsadministratie het burgerservicenummer (BSN) van hun werknemers vastleggen om  informatie te kunnen uitwisselen met de Belastingdienst.

anoniementarief

Als je, als werkgever, de identiteit van je medewerker niet (op de juiste wijze) hebt vastgesteld en/of als je het BSN van de medewerker niet hebt vastgelegd in de personeelsadministratie, moet je bij de inhouding en afdracht van loonheffingen het hoge belastingtarief toepassen (52% loonbelasting/premie volksverzekeringen). Dit wordt het anoniementarief genoemd.

verzuimboete

Als je het anoniementarief niet toepast, kun je direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.514 krijgen.

Ook je medewerker zelf is verplicht om zijn identiteit op de juiste manier te laten vaststellen door jou. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete krijgen.