Voordat je, als werkgever, je medewerkers hun loon kunt uitbetalen, moet je voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Zo ben je verplicht een loonadministratie op te zetten en, per medewerker, een personeelsdossier aan te leggen. Ook heb je de wettelijke plicht om je medewerkers correct en tijdig te informeren over hun loon.

Op deze pagina

administratieve verplichtingen voor de werkgever

Als je een nieuwe medewerker in dienst neemt, moet je voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Zo moet je een personeelsdossier aanleggen en een loonadministratie opzetten. Verder ben je verplicht om uiterlijk de dag voordat een nieuwe medewerker bij jou begint, zijn identiteit op de juiste wijze vast te stellen. Ook moet je tijdig hetburgerservicenummer (BSN) en een verklaring met gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen van de nieuwe medewerker vragen. Krijg je deze gegevens niet, dan moet je het anoniementarief van 52% toepassen.

Eventueel moet je de medewerker aanmelden bij een pensioenfonds en/of een verzekeringsmaatschappij.

Als je een nieuwe medewerker in dienst neemt, moet je voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Zo moet je:

tip:
Een uitgebreid stappenplan voor het in dienst nemen van personeel vind je op Ondernemersplein.nl. In het Handboek Loonheffingen (pdf) van de Belastingdienst staat alles over het aanleggen van een loonadministratie, de loonheffingen en het doen van aangifte.

loonadministratie

Voor iedere medewerker moet je, als werkgever, een loonstaat (volgens een voorgeschreven model) bijhouden waarop je onder meer de gegevens vermeldt van het loon dat je uitbetaalt. Dat doe je in de loonadministratie.

Om de juiste bedragen aan loonheffingen te kunnen inhouden, stelt de Belastingdienst bepaalde eisen aan de loonadministratie. Zo moeten de gegevens in de administratie toegankelijk zijn voor controle door de Belastingdienst en moet de werkgever de loonadministratie minimaal zeven jaar bewaren. Voor de gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen en het kopie van het identiteitsbewijs geldt dat je deze minimaal vijf jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst is gegaan, moet bewaren.

Werkgevers zijn verplicht een overzicht te geven bij iedere eerste loonbetaling en iedere keer als er iets wijzigt in het loon of de inhoudingen. Dit gebeurt in de vorm van het loonstrookje ofwel de salarisspecificatie.

tip:
Een voorbeeld van een loonstaat kun je downloaden van de website van de Belastingdienst: ‘Model loonstaat’. In hoofdstuk 3 van het Handboek Loonheffingen (pdf) staat hoe je een loonadministratie kunt aanleggen.

verzuimboete voor de werkgever

Als je niet voldoet aan je administratieve verplichtingen, kun je daarvoor strafrechtelijk vervolgd worden en een boete krijgen. De Belastingdienst mag - ook zonder strafprocedure - een verzuimboete van maximaal € 5.514 geven.

verzuimboete voor de werknemer

Ook je medewerker zelf is verplicht om de gegevens te verstrekken die van belang zijn voor de loonheffingen en om zijn identiteit op de juiste manier te laten vaststellen. Voldoet hij niet aan deze verplichtingen, dan kan de Belastingdienst ook hem een verzuimboete van maximaal € 5.514 geven.