Voordat je, als werkgever, je medewerkers hun loon kunt uitbetalen, moet je voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Zo ben je verplicht een loonadministratie op te zetten en, per medewerker, een personeelsdossier aan te leggen. Ook heb je de wettelijke plicht om je medewerkers correct en tijdig te informeren over hun loon.

Op deze pagina

administratieve verplichtingen voor de werkgever

Als je een nieuwe medewerker in dienst neemt, moet je voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Zo moet je:

tip:
Een uitgebreid stappenplan voor het in dienst nemen van personeel vind je op Ondernemersplein.nl. In het Handboek Loonheffingen (pdf) van de Belastingdienst staat alles over het aanleggen van een loonadministratie, de loonheffingen en het doen van aangifte.

loonadministratie

Voor iedere medewerker moet je, als werkgever, een loonstaat (volgens een voorgeschreven model) bijhouden waarop je onder meer de gegevens vermeldt van het loon dat je uitbetaalt. Dat doe je in de loonadministratie.

Om de juiste bedragen aan loonheffingen te kunnen inhouden, stelt de Belastingdienst bepaalde eisen aan de loonadministratie. Zo moeten de gegevens in de administratie toegankelijk zijn voor controle door de Belastingdienst en moet de werkgever de loonadministratie minimaal zeven jaar bewaren.

Werkgevers zijn verplicht een overzicht te geven bij iedere eerste loonbetaling en wanneer er iets wijzigt in het loon of de inhoudingen. Dit gebeurt in de vorm van het loonstrookje ofwel de salarisspecificatie.

tip:
Een voorbeeld van een loonstaat kun je downloaden van de website van de Belastingdienst: ‘Model loonstaat’. In hoofdstuk 3 van het Handboek Loonheffingen (pdf) staat hoe je een loonadministratie kunt aanleggen.

verzuimboete voor de werkgever

Als je niet voldoet aan je administratieve verplichtingen, kun je daarvoor strafrechtelijk vervolgd worden en een boete krijgen. De Belastingdienst mag - ook zonder strafprocedure - een verzuimboete van maximaal € 5.514 geven.

Het gaat in ieder geval om de volgende administratieve verplichtingen:

  • uiterlijk de dag voordat een nieuwe medewerker bij jou gaat werken, moet je een schriftelijke opgave hebben van de gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen. Krijg je deze gegevens niet, dan moet je het anoniementarief van 52% toepassen

  • uiterlijk de dag voordat een nieuwe medewerker bij jou begint, moet de identiteit van deze medewerker op de juiste manier vastgesteld worden

  • je moet je medewerker een jaaropgaaf geven

verzuimboete voor de werknemer

Ook je medewerker zelf is verplicht om de gegevens te verstrekken die van belang zijn voor de loonheffingen en om zijn identiteit op de juiste manier te laten vaststellen. Voldoet hij niet aan deze verplichtingen, dan kan de Belastingdienst ook hem een verzuimboete van maximaal € 5.514 geven.