Voordat een werkgever zijn werknemer loon kan uitbetalen, moet hij voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Zo is hij verplicht een loonadministratie op te zetten en, per werknemer, een personeelsdossier aan te leggen. Ook heeft de werkgever de wettelijke plicht om zijn werknemer correct en tijdig te informeren over zijn loon.

Op deze pagina

administratieve verplichtingen voor de werkgever

Als een werkgever een werknemer in dienst neemt, moet hij voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Hij moet:

Tip: een uitgebreid stappenplan voor werkgevers die personeel in dienst nemen staat op Belastingdienst.nl.

loonadministratie

De werkgever moet voor iedere werknemer (volgens een voorgeschreven model) een loonstaat bijhouden waarop hij onder meer de gegevens vermeldt van het loon dat hij uitbetaalt. Dat doet hij in de loonadministratie.

Om de juiste bedragen aan loonheffingen te kunnen inhouden, stelt de Belastingdienst bepaalde eisen aan de loonadministratie. Zo moeten de gegevens in de administratie toegankelijk zijn voor controle door de Belastingdienst en moet de werkgever de loonadministratie minimaal zeven jaar bewaren.

Werkgevers zijn verplicht een overzicht te geven bij iedere eerste loonbetaling en wanneer er iets wijzigt in het loon of de inhoudingen. Dit gebeurt in de vorm van het loonstrookje ofwel de salarisspecificatie.

Tip: een voorbeeld van een loonstaat is te downloaden van de website van de Belastingdienst: ‘Model loonstaat’.

verzuimboete voor de werkgever

Als de werkgever niet voldoet aan zijn administratieve verplichtingen, kan hij daarvoor strafrechtelijk vervolgd worden en een boete krijgen. De Belastingdienst mag ook zonder strafprocedure een verzuimboete van maximaal € 5.278 geven.

Het gaat in ieder geval om de volgende administratieve verplichtingen:

  • uiterlijk de dag voordat een werknemer bij de werkgever gaat werken, moet de werkgever van de werknemer een schriftelijke opgave hebben van de gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen. Krijgt hij deze gegevens niet, dan moet de werkgever het anoniementarief toepassen

  • uiterlijk de dag voordat een werknemer bij de werkgever gaat werken, moet de identiteit van deze werknemer op de juiste manier vastgesteld worden

  • de werkgever moet zijn werknemer een jaaropgaaf geven

verzuimboete voor de werknemer

De werknemer zelf is ook verplicht om de gegevens te verstrekken die van belang zijn voor de loonheffingen en om zijn identiteit op de juiste manier te laten vaststellen. Voldoet hij niet aan deze verplichtingen, dan kan de Belastingdienst ook hem een verzuimboete van maximaal € 5.278 geven.