Waar moet u op letten bij ontslag van personeel? Met onze checklist vergeet u niets!

op deze pagina

bouw een ontslagdossier op
zorg voor goede communicatie bij ontslag
regels voor opzegging
ontslag via UWV of kantonrechter?
ontslagvergunning
transitievergoeding
wettelijke opzegtermijn bij ontslag
eindafrekening
getuigschrift

1. bouw een ontslagdossier op

Als u een werknemer wilt ontslaan omdat hij slecht presteert, hebt u een zorgvuldig en volledig ontslagdossier nodig. In dit ontslagdossier moet u bewijzen dat uw werknemer slecht presteert. Zorg ervoor dat u uw werknemer er wel op heeft gewezen dat u niet tevreden bent. Voer regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken en maak hier verslagen van. Zonder dit bewijs zal UWV of de kantonrechter het ontslag niet toestaan.

2. zorg voor goede communicatie bij ontslag

Het is belangrijk dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de situatie. De direct leidinggevende, personeelszaken en de directeur moeten weten wat er speelt. Zorg ook intern voor duidelijkheid.

3. regels voor opzegging

Werkgever en werknemer kunnen de arbeidsovereenkomst mondeling, schriftelijk en digitaal opzeggen. Als de andere partij daar om vraagt, moet de opzeggende partij schriftelijk aangeven wat de reden van opzegging is. Als UWV al een ontslagvergunning heeft afgegeven, is een verwijzing naar de ontslagvergunning voldoende. De opzegging is pas geldig als het bericht van opzegging de andere partij heeft bereikt. Daarom is het aan te bevelen om de opzegging per aangetekende brief te verzenden. Om dezelfde reden is het niet raadzaam om de arbeidsovereenkomst te beĆ«indigen per e-mail. Bij cao kunnen meer specifieke regels over opzegging zijn afgesproken.

4. ontslag via UWV of kantonrechter?

Als u het met uw werknemer niet eens wordt over de beƫindiging van een arbeidsovereenkomst, bepaalt de reden voor het ontslag vanaf 1 juli 2015 de te volgen route: of via UWV of via de kantonrechter. Als het ontslag een bedrijfseconomische reden heeft of als het om het ontslag van een langdurig zieke werknemer gaat, loopt de procedure voortaan altijd via UWV. Als het ontslag andere redenen heeft, bijvoorbeeld een verstoorde arbeidsverhouding, dan kunt u de arbeidsovereenkomst laten ontbinden door de kantonrechter.

5. ontslagvergunning

Wanneer u een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd opzegt, heeft u een ontslagvergunning nodig van UWV (met uitzondering van ontslag op staande voet en ontslag tijdens de proeftijd).

6. transitievergoeding

Als een werknemer minimaal twee jaar bij u in dienst is geweest, moet u bij ontslag een transitievergoeding betalen. Dit geldt ook als een tijdelijk contract na twee jaar niet wordt verlengd. De werknemer kan deze vergoeding gebruiken voor (om)scholing naar ander werk of outplacement, maar dat is niet verplicht.

7. wettelijke opzegtermijn bij ontslag

Voor de werknemer bedraagt de wettelijke opzegtermijn een maand. De opzegtermijn voor de werkgever is afhankelijk van de duur van het dienstverband:

Duur dienstverband
Korter dan 5 jaar  
Tussen 5 en 10 jaar
Tussen 10 en 15 jaar
15 jaar of langer  

Opzegtermijn
1 maand
2 maanden
3 maanden
4 maanden

8. eindafrekening

Zorg voor een laatste afrekening (de eindafrekening) waarin u aan de werknemer uitbetaalt waar deze nog recht op heeft. Het gaat hier om het betalen van loon en andere vergoedingen, na inhouding van de loonheffing en premies werknemersverzekering. De eindafrekening bevat onder meer de:

  • resterende vakantierechten (vakantiedagen en vakantiebijslag)
  • pensioenaanspraak
  • spaarregelingen
  • (Eventuele) ontslagvergoeding
  • openstaande onkostendeclaraties
  • afrekening in verband met openstaande studiekosten
  • verrekening van te veel betaalde vergoedingen.

9. getuigschrift

Voor de werknemer kan een getuigschrift heel nuttig zijn, bijvoorbeeld bij het solliciteren naar een andere baan. Als uw werknemer hierom vraagt, bent u verplicht bij het einde van de arbeidsovereenkomst een getuigschrift uit te reiken. Volgens de wet kunt u volstaan met de vermelding van de volgende gegevens:

  • de werkzaamheden die de werknemer heeft verricht.
  • de arbeidsduur (per dag/week).
  • het begin van het dienstverband.
  • het einde van het dienstverband.