tips voor toolboxmeeting

wij nemen u graag werk uit handen

Het organiseren van een toolboxmeeting kost tijd, maar een goede voorbereiding zorgt ook voor een effectievere bijeenkomst met uw medewerkers.

Hieronder volgt een aantal handige tips aan de hand van de 6 v's.

voorbereiden

  • kies een duidelijk en afgebakend onderwerp en plan zo'n twintig minuten per sessie
  • houd de agenda kort en duidelijk
  • nodig de deelnemers op tijd -en liefst schriftelijk- uit. Dit verschaft duidelijkheid over de locatie, datum en tijd.

vereenvoudigen

Bij het geven van een meeting is het motto ‘keep it simple’. Spreek duidelijk uit wat de bedoeling is en veronderstel geen voorkennis. Zo weet u zeker dat iedereen uw boodschap begrijpt.

verpersoonlijken

Zorg dat de ontvanger van uw bericht zich aangesproken voelt. Spreek in een wij- vorm en gebruik praktijkvoorbeelden. Door gerichte vragen te stellen ('Wat is jouw ervaring hiermee?’) is de toehoorder meer bezig met het onderwerp en blijft de boodschap langer hangen.

vertonen

Een boodschap mét beeldmateriaal maakt meer indruk dan alleen uw stemgeluid. Ook het overhandigen van een papieren versie van de behandelde stof draagt bij aan de overdrachtelijkheid.

voorschrijven

Als het om veiligheid gaat, kunt u niet duidelijk genoeg zijn. Maak daarom afspraken die voor iedereen duidelijk zijn en zorg voor een follow-up van deze afspraken.

vastleggen

Schriftelijke verslaglegging mét presentielijst is wenselijk vanuit de VCA. Bovendien helpt een goede vastlegging van gemaakte afspraken u bij het toezien op de naleving.

Gebruik dit formulier om het vastleggingsformulier met presentielijst te downloaden, voor de vastlegging van uw toolboxmeeting.