Je weet het: een goede personeelsplanning is essentieel voor je bedrijf. En nu de vakantieperiode voorbij is, de economie aantrekt en je personeel weer op volle sterkte aan de slag is, is het eigenlijk tijd om te kijken of de balans in de personeelsplanning nog goed is. Maar je bent druk, druk, druk. Toch hoeft meer zicht op de personeelsplanning helemaal niet zo veel tijd te kosten. Geef antwoord op de onderstaande vragen en je bent al een heel eind.

1: verwacht je de komende maanden extra personeel nodig te hebben?

In de eerste stap naar een gebalanceerd personeelsbestand breng je in kaart wat de komende maanden jouw behoefte aan personeel is. Dat kun je bijvoorbeeld doen door naar de verwachte marktontwikkelingen in jouw branche te kijken. Als er periodiek of permanent meer vraag naar jouw dienst of product bestaat, zul je ook extra personeel nodig hebben. 

2: welke uitstroom van personeel verwacht je? 

Uiteraard kan er ook vraag naar personeel ontstaan doordat je huidige werknemers tijdelijk of permanent wegvallen. Je verloopcijfers van de afgelopen jaren kunnen hierover meer duidelijkheid geven.

Voorbeelden van tijdelijke uitstroom zijn uitval door ziekte of (tijdelijk) verlof. Zo is november een maand waarin werknemers zich vaker ziekmelden dan in andere maanden van het jaar. Permanente uitstroom kan te maken hebben met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Zo stromen er nog steeds meer mensen uit de arbeidsmarkt, dan dat er nieuwe arbeidskrachten bijkomen. 

3: hoe snel heb je het extra personeel nodig?

Nu je weet wat je extra personeelsbehoefte is, kun je bepalen hoe urgent die behoefte is. Urgentie kan bijvoorbeeld betekenen dat je op (zeer) korte termijn iemand nodig hebt, bijvoorbeeld binnen enkele weken. Een behoefte is minder urgent als je voor de langere termijn op zoek bent naar personeel. Op basis van de eerste twee stappen kun je de urgentie van je personeelsbehoefte in tijd bepalen.

4: hoe belangrijk is het personeel dat je nodig hebt voor je organisatie?

Urgentie kan ook betekenen dat je iemand nodig hebt die erg belangrijk is voor je bedrijf. Bijvoorbeeld omdat zijn profiel (zeer) schaars is op de arbeidsmarkt, hij mede de strategie bepaalt of omdat zijn persoonlijkheid van groot belang is voor jouw organisatie. 

5: aan welk profiel moeten je nieuwe medewerkers voldoen?

Nu je weet welke posities (op termijn) vrij komen, kun je het profiel bepalen waaraan je nieuwe medewerkers moeten voldoen. Heb je een ervaren senior medewerker nodig of juist een mbo’er die net klaar is met zijn opleiding? 

6: hoeveel tijd, geld en moeite kost het om de juiste medewerkers aan te trekken?

De volgende stap is in te schatten hoeveel tijd, geld en moeite het je gaat kosten om in je personeelsbehoefte te voorzien. Het aantrekken van iemand met een schaars profiel vraagt een heel andere benadering dan het vinden van mensen met een profiel dat je geregeld nodig hebt. Let erop dat aan een andere aanpak ook een ander kostenplaatje en een andere planning hangt.

7: welk arbeidscontract past het beste bij jouw personeelsbehoefte?

Na het beantwoorden van vraag 6 volgt automatisch de vraag of je voor de nieuwe medewerker kiest voor een vast of een flexibel arbeidscontract. Maak een overzicht waarin de juiste verhouding tussen vast en flexibel personeel en tussen zelf aannemen en tijdelijk inlenen wordt weergegeven. Met de juiste mix is het mogelijk om mee te bewegen met de economische ontwikkelingen. Bekijk onze tips om te kiezen voor vast of flex.

8: wil je (een deel van) het recruitment­proces uitbesteden?

Met het kostenplaatje van de vorige stap in gedachten kun je nu bepalen of je de werving en selectie van nieuw personeel zelf wilt doen of wilt uitbesteden. Onvoldoende capaciteit en kennis binnen je organisatie kunnen goede redenen zijn om (een deel van) je recruitmentproces uit handen te geven. 

kom meer te weten over personeelsplanning

Denk je wel genoeg na over je personeelsbehoefte? Lees hier wat je kunt doen om je personeelsplanning te verbeteren. Zo krijg je de juiste medewerker op de juiste plek. Hulp nodig bij je personeelsplanning? Bekijk de mogelijkheden voor strategische personeelsplanning van Randstad Consultancy.