Het einde van het jaar staat voor veel leidinggevenden in het teken van beoordelingsgesprekken. Hoe voer je zo’n gesprek? In 4 stappen naar een goed gesprek met je medewerker.

1. wat is het doel van het gesprek?

Vaak worden het beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek door elkaar gehaald. Waar er bij een beoordelingsgesprek sprake is van eenrichtingsverkeer, hoort een functioneringsgesprek meer een dialoog te zijn. Tijdens een beoordelingsgesprek geef jij als werkgever je oordeel over het functioneren van de werknemer, dat als basis kan dienen voor een eventuele loonsverhoging. In een functioneringsgesprek dragen zowel de werkgever als werknemer onderwerpen aan. Veel werkgevers maken niet zo’n duidelijk onderscheid in het gesprek met hun medewerkers. Wees in ieder geval duidelijk naar de medewerker toe of je ook input van hem verwacht in het gesprek.

Bedenk ook: wil je iemand stimuleren tot betere prestaties in het aankomende jaar? Prikkel diegene dan en spreek van verbeter- en ontwikkelpunten in plaats van fouten. Borduur voort op positieve punten en spreek van een rooskleurige toekomst. Na zo’n gesprek is de kans het grootst dat de medewerker een stapje extra zet.

2. voorbereiding beoordelingsgesprek

Een goede voorbereiding is het halve werk. Verzamel in eerste instantie zoveel mogelijk informatie over je medewerker. Zoek de functieomschrijving op, zodat je weer goed voor ogen hebt over welke competenties de medewerker moet beschikken en wat zijn taken zijn. Zoek ook verslagen van eerdere beoordelings- of functioneringsgesprekken op, zodat je kunt zien hoe de medewerker zich ontwikkelt. Vul vervolgens een beoordelingsformulier in, waarbij je het functioneren van de medewerker omschrijft. Zorg voor een goede onderbouwing van de conclusies die je trekt. Tot slot: plan voldoende tijd in voor het gesprek, zodat je zeker weet dat alles besproken kan worden.

3. gesprek voeren

Structureer het gesprek bijvoorbeeld als volgt:

  • herhaal nog eens het doel van het gesprek en vertel welke punten je gaat bespreken
  • draai niet om de eindbeoordeling heen; vermeld direct wat je eindoordeel is en de daaraan verbonden consequenties, zoals loonsverhoging of contractverlenging
  • geef de medewerker de mogelijkheid om te reageren op je beoordeling. De medewerker zal – afhankelijk van de beoordeling – zijn teleurstelling of blijdschap willen uiten. Blijf wel bij je standpunt, want je hebt het oordeel zorgvuldig gemaakt
  • maak concrete afspraken voor acties die de medewerker moet ondernemen. Bepaal samen hoe deze actiepunten behaald kunnen worden
  • vat het gesprek samen in een bondige conclusie.

4. afronden 

Spreek je vertrouwen uit naar de medewerker, door je op te stellen als coach of begeleider. Iemand zal daardoor net het stapje extra zetten. Vergeet tot slot niet om alle afspraken schriftelijk vast te leggen. Zet allebei een handtekening daaronder en neem het formulier op in het personeelsdossier. Let erop dat beide partijen de afspraken nakomen. Daarmee zorg je ervoor dat het gesprek daadwerkelijk tot verbeteringen leidt.