• 'S-GRAVENHAGE
  • 24 uur
  • MBO, HAVO, VWO
  • € 11,74 - € 14,82 per uur

Secretaresse


  • 06 december 2018
  • 'S-GRAVENHAGE
  • 24 uur
  • MBO, HAVO, VWO
  • € 11,74 - € 14,82 per uur

functieomschrijving

  • 06 december 2018
  • vacaturenummer: 88017

Voor de Politie eenheid Den Haag zijn wij op zoek naar meedere secretaresses op verschillende locaties in regio Den Haag. Betreft een functie voor 18 tot 36 uur per week voor minimaal 6 maanden met optie tot verlenging. Salaris bedraagt € 11,74-14,82  bruto per uur.

Functie

Als Secretarieel Medewerker voer je zelfstandig allerhande secretariële en administratieve werkzaamheden uit om de teams te ontlasten. Zo zorg je bijvoorbeeld voor inplannen van vergaderingen, mailafhandeling en het doen van bestellingen. Je beheert de agenda, signaleert knelpunten en lost deze zelfstandig op. Je reserveert locaties, andere benodigde voorzieningen, meldt bezoekers aan en haalt externe bezoekers op. Je sluit aan in vergaderingen om te notuleren en verslag op te stellen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor het team en handel je postverdeling af. Tevens zorg je voor de administratieve ondersteuning van evenementen.

Werktijden en werkdagen

Werktijden en werkdagen: het betreft een functie voor 18-36 uur/wk.

Je taken

  •  Beheren van de agenda en het maken van afspraken.
  •  Reserveren van locaties, voorzieningen en het aanmelden/ophalen van bezoekers.
  •  Notuleren bij vergaderingen en maken van verslagen.
  •  Beheren centrale mailboxen.
  •  Administratieve organisatie van evenementen.
  •      Fungeren als centraal aanspreekpunt voor algemene ondersteuning van het team.
  •  Sleutelbeheer van opslag kasten/ruimtes.
  •  Muteren van gegevens in administratieve systemen.
  •  Maken en bewerken van Excel-lijsten.

Jij

  •  Pakt signalen op, die anderen zouden kunnen ontgaan.
  •  Geeft een goede samenvatting van wat is gezegd.
  •  Zegt wanneer nodig nee / geeft grenzen aan met consequenties.
  •  Representatief. Vertegenwoordigt zijn / haar afdeling op passende wijze. Heeft een positieve 'uitstraling' / charismatische persoonlijkheid.
  •  Helpt collega's.
  •  Legt gemakkelijk contact.
  •  Stelt prioriteiten voor zichzelf en anderen.

Wij zoeken kandidaten die ingezet kunnen worden op uiteenlopende onderwerpen en thema's. Mensen die onder hoge druk snel het speelveld kunnen overzien, die zich werkzaamheden snel eigen weten te maken en daarbij de juiste mensen weten te betrekken. Als secretaresse beschik je over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en ben je klantgericht, kwaliteitsgericht, flexibel (geen 9-tot-5-mentaliteit) en kan je goed samenwerken. Daarnaast beschik je ook over een flinke dosis organisatievermogen en humor.

Je beschikt over:

  •  Diploma MBO 3 bij voorkeur administratief / secretarieel of gelijkwaardig.
  •  Minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
  •  Ruime kennis van Outlook en MS-Office.
  •  Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, w.o. heldere, korte teksten in foutloos Nederlands kunnen schrijven.

Gewenste startdatum is 1 december 2018. Onderdeel van de selectieprocedure is een screening.

Heb jij interesse in deze afwisselende functie bij een interessante organisatie? Reageer dan zsm met CV en motivatie via de sollicitatiebutton.

Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.

contact

Randstad Overheid Zuidwest
overheid.zuidwest@nl.randstad.com