Krijg jij energie van ontzorgen? Kijk je steeds vooruit en ben je goed in agendabeheer? Krijg jij er energie van om samen met collega managementassistenten te werken aan een excellente dienstverlening en de optimalisatie daarvan? Dan ben jij onze nieuwe managementassistent! De functie is voor minimaal 32 uur per week en er kan hybride worden gewerkt. Je gaat direct bij de opdrachtgever in dienst.
- 07 september 2023
- vacaturenummer: 608187
Goed salaris
Direct in dienst bij de opdrachtgever
Werken in 1 van de mooiste panden van Delft!
Veelzijdige functie, hybride werken
Opdrachtgever met een maatschappelijke taak
Samenwerken met 17 andere management assistenten
Als managementassistent ben jij het eerste aanspreekpunt voor een afdelings-of programmamanager en je bent daarom goed georganiseerd, zorgvuldig en representatief. Naast samenwerken kun jij ook prima zelfstandig werken en weet jij je werk ook op afstand (thuiswerken) goed te organiseren. Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten, prioriteiten stellen en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren.
Naast deze kwaliteiten heb jij minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding, bij voorkeur in de richting van
managementassistente. Jij hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie en je hebt uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams. Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en een Pré: ervaring met hybride werken (combinatie thuiswerken en op kantoor) en het ondersteunen op afstand.
- organisatorisch talent
- zorgvuldig werken
- prioriteiten stellen
- MBO Niveau 4
- minimaal 3 jaar ervaring
Jij verzorgt een diversiteit aan secretariële werkzaamheden voor afdelingsmanagers/programmamanagers. Onder jouw verantwoordelijkheden vallen o.a.:
• Brede secretariële ondersteuning van afdelingsmanagers en/of programmamanagers.
• Agendabeheer: plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het
controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het
administratiesysteem te plaatsen.
• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en
werkbezoeken. Dit varieert van het regelen van lunches, catering tot vervoer.
• Verrichten van uiteenlopende administratieve werkzaamheden; Op het gebied van inkoop;
bestelaanvragen doen, inkoopdossier en opdrachtbrieven maken en offertes opvragen. Op
het gebied van HRM; In-, door en uitstroom medewerkers/inhuur opvoeren in HRM-
systeem (ADP)
• Verslaglegging van overleggen waarbij je de actiepunten monitort en zorg draagt voor de
samenstelling en voorbereiding van de vergaderstukken.
• Samenwerken met collega’s aan de optimalisatie van een excellente gastvrije
dienstverlening.
De agenda van degene die je ondersteunt, bepaalt jouw dag. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je
niet tot je eigen werkpakket. Als managementassistent werk je veel samen met de
andere managementassistenten en zorgen jullie samen voor een optimale dienstverlening!
- secretariële ondersteuning
- Agendabeheer
- organiseren
- administratieve werkzaamheden
- Verslaglegging van overleggen
Als Managementassistent maak je onderdeel uit van de afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning
(FZO). Vanuit deze afdeling werk je voor een/meerdere afdelingsmanagers/programmanagers.
Naast jou zijn er nog 17 managementassistenten werkzaam binnen FZO. De sfeer kenmerkt zich
als open en collegiaal met een ambitie tot verdere professionalisering. Als afdeling staan jullie voor
een zorgvuldige, integere en optimale dienstverlening!
Het Hoogheemraadschap van Delfland heeft een belangrijke maatschappelijke taak te vervullen.
Zij zorgen voor droge voeten, stevige dijken en schoon water. Het hoogheemraadschap bestaat al
733 (!) jaar, maar ze zijn allesbehalve ouderwets. Ze lopen graag voorop bij maatschappelijke
thema’s zoals klimaatadaptatie, duurzaamheid en circulariteit. Samen met jou werken zij aan de
toekomst!
- maatschappelijke taak
- jong en vernieuwend
- open en collegiaal
Ben jij enthousiast en voldoet je aan de eisen? Solliciteer met je motivatie en dan nemen wij contact met je op. Neem gerust contact met ons op voor vragen. Wij kijken er naar uit om met jou deze match te maken!
De gesprekken staan gepland op maandag 14 augustus en zullen online, via Teams, worden gehouden.
Startdatum is dinsdag 5 september.
Iris Joosten & Lizette Fierloos
intercedent
Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.
Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.
je solliciteert.
Leuk dat je solliciteert! We bekijken je sollicitatie en beoordelen of je geschikt bent voor de functie en het bedrijf.
het eerste contact.
Onze recruiter belt of mailt je. We bespreken je sollicitatie en je carrièremogelijkheden.
we ontmoeten elkaar.
Heb je nog niet eerder gewerkt via Randstad? Dan hebben we enkele basisgegevens van je nodig. We nodigen je uit voor een korte kennismaking.
het sollicitatiegesprek.
Wij regelen het gesprek voor de functie waarop je solliciteerde. Of voor een andere, misschien wel beter passende, baan!
je nieuwe baan.
Gefeliciteerd! Je bent aangenomen. We zorgen ervoor dat je volledig voorbereid begint aan je eerste werkdag.
