Directie secretaresse

Stichting Q-Support werkt in opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Zij ondersteunen en adviseren mensen met langdurige Q-koorts en Long Covid klachten in heel Nederland en delen deze kennis met andere (zorg)professionals.

Voor een periode van 1 jaar met uitzicht op vast zoeken zij een ervaren directie secretaresse. Je werkt als steun en toeverlaat van de bestuurder, daarbij werk je samen met 2 andere secretaresses.

We zijn op zoek naar een iemand die goed kan werken binnen een omgeving waar nog niet alles vast staat, Q-Support is een jonge organisatie waar de werkzaamheden per dag anders kunnen zijn. Daarbij zoeken wij iemand die graag mee denkt over nieuwe en bestaande processen.

Wij horen heel graag van je als je je in dit profiel herkent! Reageer aan het einde van de vacature.

We zoeken iemand met ruime ervaring in een soortgelijke functie, die proactief is en niet makkelijk van zijn stuk te brengen is. Overzichtelijk en gestructureerd te werk gaan behoren tot jouw kwaliteiten. Door de snelle groei van de organisatie zijn er frequente veranderingen en is er veel dynamiek. De organisatie zet zich in voor een maatschappelijk doel, enige affiniteit met waar Q-Support zich voor inzet is een pré.

• Echte allround ervaren secretaresse die van A tot Z weet te ondersteunen;
• Je bent voor minimaal 32 uur per week beschikbaar, waarbij de vrijdagochtend een vaste werkdag is;
• Je hebt MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt uitgebreide ervaring met Microsoft Office;
• Je hebt ervaring met het notuleren van complexe vergaderstukken, deze worden ook door externe ingezien;
• Een goede kennis van de Nederlandse taal zowel in woord en geschrift.

Als secretaresse ga je, samen met de andere 2 secretaresses, ondersteuning bieden aan het volledige kantoor. Je hebt een coördinerende en verbindende rol binnen het team. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe klanten wanneer zij de ondersteuning van het secretariaat nodig hebben. Je verdeelt de taken en werkzaamheden die binnen komen, houdt hierin het overzicht en zorgt ervoor dat de processen binnen het team goed lopen.

Verder:

• Is het notuleren van complexe vergaderstructuren (MT, OR-overleg, Raad van Toezicht) een van je hoofdtaken;
• Weet je te verbinden en kan verder bouwen aan de professionalisering van het team;
• Ben je bezig met secretariële taken zoals het plannen van afspraken;
• En het organiseren van zowel interne als externe afspraken;
• Bewaken en up to date houden van de jaarplannig in overleg met de Bestuurssecretaris;
• Opstellen van concept-correspondentie;
• Kan je mee denken over het opzetten van bedrijfsprocessen.

Q-support is een stichting die werkt in opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Ze zijn een netwerkorganisatie en ondersteunen en adviseren mensen met Q-koorts en Long Covid klachten in heel Nederland. Zij delen onze kennis met andere (zorg)professionals.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Lianne, Nienke en Renée

Intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.