• 20 juni 2022
  • vacaturenummer: 534045

Bij een zorgorganisatie in de Veldhoven ga jij het secretariaat coördineren. Daarnaast ben je de rechterhand van de Raad van Bestuur. Je werkt bij voorkeur 38 uur per week (minimaal 32 uur per week). Het betreft een vaste baan, je treedt direct in dienst bij de opdrachtgever.

schaal 6 huisarts CAO (max. 3600,- obv 38 uur)

vaste baan (je treedt direct in dienst)

bij voorkeur 38 uur (minimaal 32 uur)

Zorgorganisatie

Veldhoven

Jij past in deze functie als het secretaresse vak met het bijbehorend veelzijdig takenpakket jou op het lijf geschreven is. Je bent van nature
in staat om de samenwerking in het team te bevorderen om op die manier tot optimale dienstverlening te komen. Je bent van nature een motivator en verbinder Je houdt van een informele maar wel professionele manier van werken. Je denkt mee- en vooruit, bent oplossingsgericht en je speelt adequaat in op ad hoc zaken. Je bent flexibel ingesteld, collegiaal, hebt een no nonsense aanpak en je beweegt je gemakkelijk op uiteenlopend niveau.
Accuratesse, tact en gevoel voor verhoudingen is heel belangrijk alsook – vanzelfsprekend – discretie. Je bent gemakkelijk benaderbaar. Dat klantgerichtheid, flexibiliteit en creativiteit onmisbaar zijn voor de functie is logisch. Daarbovenop is het
belangrijk dat je je in onderstaande checklist herkent:

  • MBO+/HBO werk en denkniveau met afgeronde secretariële/management assistent opleiding
  • Een aantal jaren werkervaring als directiesecretaresse/management assistent
  • Aantoonbare coördinerende ervaring is een pre evenals gevolgde opleiding op gebied van teamcoördinatie.
  • Zeer goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift,
  • Werken met Outlook, Word, Excel, Powerpoint kent voor jou geen geheimen meer
  • Je bent een zelfstarter met eigen initiatief en je bent eigentijds
  • Je gaat iedere dag opnieuw voor kwalitatief goed werk bij je zelf en dat van het team, efficiëntie en servicegericht werken

Je bent coördinator van het secretariaat. Daar horen werkzaamheden bij zoals het coördineren van een evenwichtige verdeling van werkzaamheden van de individuele secretaressen en het stroomlijnen van de aanvragen vanuit de organisatie voor de inzet van secretaressewerkzaamheden. Je hebt oog voor het team, neemt de teamleden mee in de ontwikkelingen in de organisatie, initieert verbeteringen in de werkprocessen, creëert draagvlak en voert door, evalueert de dienstverlening, zorgt voor een
adequate bezetting en coördineert de secretariële werkzaamheden. Je motiveert en stimuleert collega’s als team, maar ook individueel.
Je bent de steun en toeverlaat en vaak eerste aanspreekpunt van de Raad van Bestuur. Je beheert hun drukbezette agenda’s, coördineert de informatiestromen (o.a. e-mail, correspondentie,
telefoonverkeer) en onderhoudt veel in- en externe contacten. Je organiseert vergaderingen, zorgt
voor de juiste stukken, notuleert vergaderingen en je houdt daarbij ook de actiepunten in de gaten.
Omdat je regelmatig aanwezig bent bij vergaderingen ben je goed op de hoogte van wat er speelt
binnen de organisatie. De organisatie van events en het stroomlijnen van het facilitaire gedeelte voor kantoor hoort ook bij je werkzaamheden. Je stemt het geheel af met de bestuurssecretaris.
Kortom, een veelomvattende drukke en uitdagende baan als je het leuk vindt om alles voor je opdrachtgevers tot in de puntjes te regelen.

  • Coördineren van de werkzaamheden op het secretariaat onder de secretaresses
  • Draagvlak creëren bij je team
  • agendabeheer voor de Raad van Bestuur
  • Mail, correspondentie en telefoon behandeling
  • Vergaderingen organiseren, voorbereiden en notuleren
  • En... alle taken die je oppakt vanuit je proactieve manier van werken

Een vernieuwende zorgorganisatie die vooroploopt qua ontwikkelingen!

  • Veldhoven
  • Zorg branche
  • Voorloper qua ontwikkelingen

Zo, je hebt alles doorgelezen, en nu? Sluit je CV aan bij dat wat gevraagd wordt en heb jij zin in deze leuke baan? Reageer dan snel. We komen bij je terug met hopelijk nog leuker nieuws! We ontvangen graag een motivatie in het Engels!

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.