• Amsterdam
  • 20 uur
  • HBO
  • € 2400 per maand
solliciteren

Secretaresse (20 uur)


  • 12 oktober 2017
  • Amsterdam
  • 20 uur
  • HBO
  • € 2400 per maand

Functieomschrijving

  • 12 oktober 2017
  • vacaturenummer: 5340

Voor het kantoor in Amsterdam van een leveranier van geavanceerde wondverzorgingsproducten zijn wij op zoek naar een zelfstandige secretaresse. Van oorsprong is het een Franse organisatie die de afgelopen jaren uitgegroeid tot een belangrijke speler op de wereldmarkt. In Nederland bieden ze een breed assortiment aan van hoogwaardige wondverbanden en innovatieve compressiesystemen.
Momenteel zijn ze actief in 60 landen.
In Nederland zijn momenteel 13 mensen werkzaam.
Kenmerkend voor het management en de medewerkers zijn gedrevenheid, de focus op innovatie en klantgerichtheid.

Naast de gebruikelijke administratieve taken zal zij/hij in veel voorkomende gevallen het eerste aanspreekpunt zijn van onze organisatie naar collega's in andere landen, met name met het hoofdkantoor in Frankrijk. Maar heeft ook contacten met externe klanten zoals o.a. afnemers van de producten, de leasemaatschappij en de accountant. Daarnaast zijn belangrijke taken het voorraadbeheer, financiële zaken en het bijhouden van personele gegevens.
Wij bieden een parttime functie aan van maandag tot en met vrijdag van 9.00 uur tot 13.00 uur.(50%)

Taken zijn o.a.:
Financiën
-Facturen voorbereiden en door de General Manager laten tekenen, in Excel file zetten + scannen en mailen naar het hoofdkantoor in Frankrijk
-Contactpersoon voor de controller van het hoofdkantoor in Frankrijk en Bol Accountants
-Maandelijkse facturen van de hoofdvestiging in Frankrijk naar Borcacef Healthcare Logistics sturen
-Bankafschriften scannen en mailen naar de controller
-Bankafschriften (originelen) verzenden naar BOL accountants
-Binnenkomende facturen controleren
-Leveranciers of andere relaties bellen als de facturen niet klioppen
-Gegevens nieuwe klanten doorgeven aan de controller
-Wekelijkse verkoopoverzicht mailen naar de controller
-Voorraadcontrole en het overzicht mailen naar de controller
-Maandoverzicht Brocacef Healthcare Logistics mailen naar de controller

HRM
-Pakket klaarmaken nieuwe medwerkers, loonbelasting, personeelshandboek, sectorisation map etc.
-Bij indiensttreding regelen leaseauto, laptop,emailadres, inlogcodes en passwords, visitekaartjes aanmelden pensioen etc.
-Bij uitdienstreding: inname en controle urgomaterialen, afmelden pensioen
-Bijhouden vakantiedagen, ziektedagen
-Vakantiedagen verwerken in het systeem van BOL accountants
-Vakantie en ziektedagen verwerken in Excel bestanden
-Invullen loonbelasting verklaringen
-Contactpersoon leasemaatschappij
-Bijhouden gegevens leaseauto¿s
-Checken declaraties
-Importsheet maken voor BOL accountant
Facilitair
-Contactpersoon voor verschillende partners
-Contactpersoon ICT hoofdkantoor in Frankrijk
-Beantwoorden telefoon
-Inkoop kantoormaterialen
-Post afhandelen
-Promotiemateriaal en monsters verzenden
-Certificaten maken

Sales/logistiek
Deels tijdelijk todat de Productmanager is aangesteld
-Opvragen maandelijkse salescijfers
-Verwerken salescijfers van klanten
-Contactpersoon voor Brocacef Healthcare logistics
-Voorraad bestellen bij het hoofdkantoor en voorraad bijhouden
-Lijsten ingeboekte goederen controleren/pakbonnen
-Vrachtbrieven controleren
-Orderoverzichten bijwerken Nieuwe producten aanmelden bij Brocacef Healthcare Logistics
-Klanten te woord staan
-Bijwerken stockfile
-Wekelijks invoeren van verkoopcijfers in de stockfile
-Monsters aanvragen voor de productspecialisten
-Overzicht bijhouden van de uitgegeven monsters
-Nieuwe klanten met de verkoopvoorwaarden doorgeven aan Birocacef Healthcare Logistics

Ben jij zelfstandig, enthousiast en ben jij graag de spin in het web? Reageer dan snel via de sollicitatiebutton!

Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.

Contact

Randstad
info@randstad.nl