• 02 mei 2022
  • vacaturenummer: 530514

Voor de TU Delft zijn wij op zoek naar aan managementassistent met kennis van het vak. Heb jij ervaring binnen een vergelijkbare setting en ben je op zoek naar een uitdagende, pro-actieve werkomgeving? Dan is dit dé plek voor jou.

Tussen de €2.376,- en de €3.208,-

Werken voor de TU Delft!

32 uur per week

Tijdelijk opdracht einde van het jaar

Een internationale, universitaire setting

Herken jij jezelf in de volgende punten?

  • Je hebt MBO/HBO werk- en denkniveau, aangevuld met kennis en een goede beheersing van computerprogramma's zoals MS Outlook, MS Teams, Word en Excel.
  • Je hebt ruime werkervaring in een vergelijkbare functie en een zeer goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
  • Je hebt een oplossingsgerichte instelling, kunt uitstekend plannen, organiseren en samenwerken.
  • Je bent leergiering, collegiaal, accuraat, flexibel en proactief.​
  • Je bent 32 uur (0.8 fte) per week beschikbaar. Voor een deel van de werkzaamheden is aanwezigheid op de campus vereist. Voor het andere deel van de werkzaamheden geldt dat dit vanuit huis kan worden gedaan.

Je komt het secretariaat versterken van de directie ICT, waar jij ondersteuning biedt aan de manager van het Shared Service Center ICT, de afdelingshoofden en de medewerkers van deze afdeling. Je ondersteunt het team op secretarieel en organisatorisch gebied. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het verzamelen van input, verspreiding van vergaderstukken en verslaglegging van het Management Team overleg. Je onderhoudt goed contact met de manager en de afdelingshoofden om te weten wat er speelt en hierop te kunnen anticiperen. Complex agendabeheer, het prioriteren van afspraken en de organisatie van bijeenkomsten zijn belangrijke secretariële taken. Daarnaast behoort ook de ondersteuning van de Werving & Selectie van nieuwe medewerkers binnen deze afdeling tot het takenpakket.

Binnen deze functie zijn zorgvuldigheid, anticiperen en helicopterview belangrijke vaardigheden.

Tevens maken alle voorkomende werkzaamheden op een secretariaat onderdeel uit van deze functie, omdat je komt te werken op een secretariaat van vier medewerkers waarin we elkaars taken overnemen bij afwezigheid. Denk daar bij aan:

  • het registreren van ziek- en betermeldingen, het plaatsen van bestellingen, het reserveren van vergaderzalen, het regelen van catering en de ondersteuning van medewerkers bij vragen en verzoeken op het gebied van HR, Financiën en FM gerelateerde zake
  • Je kunt snel inspelen op wisselende situaties en ad hoc werkzaamheden.
  • Als professioneel ondersteuner ben je betrouwbaar en kun je werken in een internationale omgeving.
  • Je plant, regelt, adviseert en onderneemt.
  • Daarnaast heb je een pro-actieve houding.

De directie ICT bestaat uit een aantal afdelingen. Project management Services richt zich op projecten met een (grote) ICT component. De informatiebehoefte vanuit de verschillende werk-, onderwijs-, onderzoeks-, en valorisatieprocessen wordt door de afdeling Informatiemanagement vertaald naar een gebalanceerde informatievoorziening. Het team van Security & Privacy houdt zich bezig met informatieveiligheid en een juiste implementatie en uitvoering van de AVG-wetgeving bij de TU Delft. Het team van Architectuur beschrijft en bewaakt de samenhangende structuur van de informatievoorziening.

Het Shared Service Center ICT richt zich op de dienstverlening rondom de continuïteit en optimalisatie van de bestaande informatievoorziening. R&D/Innovatie focust op de ontwikkeling van nieuwe technologieën ten behoeve van kansrijke hulpmiddelen voor onderwijs en onderzoek.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.