• HAARLEM
  • 32 - 36 uur
  • HBO
  • € 2266 - € 3237 per maand
solliciteren

Secretaresse


  • 17 april 2018
  • HAARLEM
  • 32 - 36 uur
  • HBO
  • € 2266 - € 3237 per maand

functieomschrijving

  • 17 april 2018
  • vacaturenummer: 50508

Voor Provincie Noord-Holland in Haarlem zijn we op zoek naar een Secretaresse voor 32-36 uur in de week. De functie is in principe voor langere tijd. Je krijgt eerst een contract voor vier maanden en wanneer jij op je plek zit kan dit verlengd worden met minimaal een jaar. Het salaris ligt tussen de € 2266 en € 3237 bruto per maand (afhankelijk van het aantal jaren relevante werkervaring).

Is organiseren jouw tweede natuur en ben je daarnaast ook nog
een administratieve duizendpoot?

Voor de sector Beheerstrategie en Programmering Infrastructuur binnen de directie Beheer en Uitvoering (B&U) zijn wij op zoek naar een sectormedewerker die er van houdt het aanspreekpunt te zijn voor diverse medewerkers. Als sectormedewerker verleen je organisatorische, administratieve en inhoudelijke ondersteuning.
Je werkt in een dynamische en complexe omgeving waarbij je een spin in het web bent en waar veel ad hoc ondersteunende werkzaamheden van je gevraagd worden. Je verzorgt correspondentie voor veel verschillende medewerkers, dus je kunt goed schakelen en het overzicht bewaren en bent scherp op taken en deadlines.

Vaste werkzaamheden die je verricht zijn het opstellen van correspondentie en procedurele besluitvorming hier rondom, het opzetten en bijhouden van dossiers in het document management systeem (DMS), het voorbereiden en organiseren van diverse vergaderingen en de verslaglegging hiervan, het bewaken van de voortgang van overeengekomen acties, het signaleren van knelpunten en anticipeert hierop. Je biedt enige financiële ondersteuning in de vorm van het afhandelen van facturen. Daarnaast bestaat een groot deel van de functie uit ad hoc werkzaamheden, waarbij je bijvoorbeeld de complexere bijeenkomsten en evenementen plant en faciliteert, nieuwe digitale structuren opzet of stukken redigeert.

Jouw bagage:
Je bent scherp in het bewaken van je eigen rol en de taken die daarbij horen. Je bent gezond nieuwsgierig naar wat er binnen en buiten de organisatie leeft en speelt hier door je pro-actieve houding met veel plezier op in. Je ziet het als sport om altijd een stap vóór te zijn om mensen en de organisatie verder te brengen. Je vindt het een uitdaging om meerdere personen tegelijkertijd te ondersteunen en je bent daarin klant- en oplossingsgericht. Je bent handig in het werken met systemen zoals Outlook, DMS en
SAP. Je bent een stevige persoonlijkheid en een aanpakker die van uitdagingen houdt en niet snel uit het veld geslagen is.


Functie-eisen en wensen:
• Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel
mondeling als schriftelijk;
• Ervaring met Word, Excel, PowerPoint en Outlook;
• Enige ervaring met het werken bij/voor overheidsorganisaties is
wenselijk: je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en oog
voor regels en procedures;
• Communicatief vaardig;
• Ervaring met archiveren/ DMS is wenselijk.

Ben jij de Secretaresse die wij zoeken? Reageer voor 19 april, met motivatiebrief, via onderstaande solliciteerbutton.

Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.

contact

Recruitment Overheid
recruitmentoverheid.noordwest@nl.randstad.com