• 24 januari 2022
  • vacaturenummer: 502227

Met praktisch toepasbare kennis en voorzieningen helpt deze klant in Zoetermeer besturen en scholen om ict op een professionele manier in te zetten. Zodat leerlingen het beste uit hun schoolcarrière kunnen halen. Jij ontzorgt samen met de huidige directiesecretaresse het MT met het agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen én je ondersteunt proactief de gehele organisatie op secretarieel gebied. Dat maakt je van onschatbare waarde in onze organisatie.

direct in dienst bij de opdrachtgever

32-40 uur

Jouw collega’s ontzorgen: dat zie jij als één grote uitdaging. Je neemt graag het initiatief om anderen van dienst te zijn, bent energiek, kritisch en kan out-of-the-box denken. Je durft vragen te stellen en anderen om hulp of advies te vragen. Jouw sociale vaardigheden en heldere manier van communiceren komen daarbij goed van pas. Bovendien ben je in staat om complexe materie te doorgronden en het overzicht te bewaren.

Je kan zowel goed zelfstandig werken als samenwerken. Je schriftelijke en mondelinge communicatie is in foutloos Nederlands.

  • HBO werk- en denkniveau:
  • Een afgeronde secretariële opleiding:
  • Affiniteit met administratieve processen:
  • Minimaal 3 jaar ervaring met het werken op een secretariaat:
  • Digivaardig en je bent handig in het werken met geautomatiseerde systemen

Als allround secretaresse ben jij ondersteunend aan de gehele organisatie. Zo help jij samen met de huidige directiesecretaresse ons Managmentteam, dat bestaat uit 3 personen, met het op orde houden van hun agenda, regel je afspraken, zorg je dat vergaderingen organisatorisch geregeld zijn en stukken voor de vergaderingen tijdig beschikbaar zijn.

Verder ondersteun je alle medewerkers met het maken en plannen van (complexe) afspraken, bijvoorbeeld met deelnemers van externe partijen en/of strategische partners. Hierbij heb je veel contact met collega secretaresses bij bijvoorbeeld het ministerie van OCW, de PO-Raad, VO-Raad en MBO Raad. Je helpt onze medewerkers verder met administratieve zaken. Hierbij kun je denken aan het ondersteunen bij het maken van inkoopaanvragen, het op aanvraag notuleren van vergaderingen, maken van actiepunten en bewaken van de voortgang hierop, het organiseren van zakenreizen en nog veel meer.

Je bouwt veel kennis op over de wereld van onderwijs en ict, inkooptrajecten en de werking van politieke processen. En al snel ontdek je wie in de organisatie je bij welke zaken verder kan helpen. Niet gek dus dat je collega’s van de verschillende afdelingen je als vraagbaak zien op secretarieel gebied. Jij denkt met hen mee bij de soms complexe vraagstukken en helpt hen de juiste weg te bewandelen. Zo draag je bij aan toekomstbestendig onderwijs én werk je continu aan de verbreding van je eigen kennis.

Het secretariaat en de receptie maken deel uit van de afdeling Bedrijfsvoering & Control. B&C verzorgt de ondersteuning van de organisatie op het gebied van HRM, juridische zaken, financiën, facilitaire en secretariële zaken.

Je bent de rechterhand van zowel de collega’s van de receptie als het directiesecretariaat. Zij delen hun taken met jou en je vervangt hen bij hun parttime dagen, verlof of ziekte. Verder werk je veel samen met het MT, inkoop, juridische zaken en financiën.

Je rapporteert aan en werkt onder verantwoordelijkheid van de Coördinator Secretariaat. Je werkt minimaal 32 uur per week, verdeeld over vier dagen. Hierbij is een combinatie van thuiswerken en op kantoor werken mogelijk.

Ben je enthousiast geworden? Wat leuk! Laat dan met één druk op de sollicitatieknop je gegevens achter.

Bernadette Campschroer & Erik Blom

intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.