• 26 november 2021
  • vacaturenummer: 495654

Voor samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen zijn wij op zoek naar een secretaresse voor de ondersteuning van het management en de programma's/projecten voor 32-36 uur per week.

tijdelijk met optie tot verlenging

Min. €12,40 bruto per uur

32 tot 36 uur per week

SWO De Wolden Hoogeveen

managementondersteuning

Jij bent een enthousiaste en energieke persoonlijkheid. Je ondersteunt met een accurate, dienstverlenende en pro-actieve houding en neemt initiatief, je wilt graag “ontzorgen”. Je blijft presteren onder grote werkdruk en kunt goed prioriteiten stellen. Vanzelfsprekend ga je integer en discreet om met vertrouwelijke informatie en ben je communicatief vaardig (zowel mondeling als schriftelijk). Je vindt het fijn om voor en met iemand te werken, maar kunt ook goed zelfstandig werken. Je voelt wat er speelt en probeert de dienstverlening altijd te verbeteren. Je kunt goed notuleren en vindt dit ook leuk. Je kunt jezelf snel en handig nieuwe dingen eigen maken. Je vindt het leuk om met nieuwe applicaties te werken. Verder:

  • Beschik jij over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
  • Ben jij beschikbaar van maandag tot vrijdag.
  • Heb je minimaal een relevante MBO-opleiding niveau 4 (diploma).
  • Heb je werkervaring in een vergelijkbare functie.

Je bent secretaresse van de eenheidsmanager en de twee afdelingshoofden. Je bent verantwoordelijk voor de agenda en in overleg handel je mails af. Je plant afspraken en organiseert vergaderingen/bijeenkomsten met interne en externe contacten, je bereidt vergaderingen pro-actief voor. Je maakt notulen van verschillende soorten overleggen, zoals MT en stuurgroepoverleg, project- en programmaoverleggen en bestuurlijke overleggen, je verwerkt en verspreidt informatie voor, tijdens en na de bijeenkomsten. Vergaderingen, agenda’s, notulen en besluiten leg je vast in iBabs.

Verder:

  • Je hebt een rol in het verdelen van de digitale poststromen. Hiervoor gebruikenwe het zaaksysteem Decos. Ook leg je zaken hierin vast;
  • Je bewaakt de planning van de bestuurlijke opdrachten voor de eenheid;
  • Je verzorgt de lief en leed regeling voor de eenheid;
  • Je beheert de lijst met ICT middelen en telefoons en voert bestellingen uit voor deeenheid, codeert facturen en verwerkt personeelsmutaties;
  • In overleg voer je ondersteunende taken uit voor de andere leidinggevendenbinnen de eenheid;
  • Je pakt andere voorkomende secretariële werkzaamheden op.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen adviseert en ondersteunt de twee gemeentebesturen bij de uitoefening van alle gemeentelijke taken en verleent diensten aan ongeveer 80.000 inwoners van de twee gemeenten. Bij Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen zijn circa 760 medewerkers in dienst en bestaat inmiddels alweer 5 jaar. Kijk voor meer informatie op www.dewoldenhoogeveen.nl

Heb jij interesse in deze functie en ben je per direct beschikbaar? Reageer door middel van jouw cv en motivatie en ik neem contact met je op!

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.