• AMSTERDAM
  • 36 - 40 uur
  • HBO
  • € 2670 - € 3670 per maand
solliciteren

Junior Secretaresse Commissies bij de VU


  • 09 april 2018
  • AMSTERDAM
  • 36 - 40 uur
  • HBO
  • € 2670 - € 3670 per maand

functieomschrijving

  • 09 april 2018
  • vacaturenummer: 48847

Mooie startersfunctie bij de VU.
Wij zoeken per direct een junior secretaresse (m/v) in aanvulling op de ondersteuning binnen het team Ondersteuning Commissies (Examencommissie). Ben jij een starter, 36-40 uur beschikbaar en zoek je een baan binnen de opleidingswereld? Dan staat de VU mooi op jouw CV!

Het Onderwijsbureau BETA ondersteunt de opleidingen van de Faculteit der Bètawetenschappen. De ondersteuning vindt plaats op onderwijslogistiek, -administratief en organisatorisch gebied. De taken worden verdeeld in de teams Onderwijscoördinatie, Ondersteuning Commissies, Administratieve Ondersteuning. Er is veel contact met studenten en docenten.

Functie-inhoud
Het team Secretariaat Commissies houdt zich bezig met het administratief en organisatorisch ondersteunen van de officiële ingestelde commissies van de faculteiten, zijnde: de Toelatingscommissie(s), de Toetscommissie(s), de Opleidingscommissie(s), de BSA – commissie(s) en de Examencommissie(s). Op dit moment zijn er vier ambtelijk secretarissen. De werkzaamheden zijn zo ingericht dat in voorkomende gevallen de ambtelijk secretarissen elkaars werkzaamheden kunnen waarnemen. Binnen dit team zijn we op zoek naar een persoon die zich gaat bezighouden met het ondersteunen van de diverse nader te bepalen commissies. We voorzien de volgende taken:
• (Administratieve) ondersteuning beleids- en besluitvorming alle commissies; notuleren
• In overleg met de voorzitter beheer actie- & besluitenlijst
• In overleg met de voorzitter opstellen agenda/voorbereiden vergaderingen
• Op basis van zelf vast te stellen vergaderschema reserveren van vergaderruimte en –benodigdheden
• Verzamelen relevante stukken t.b.v. de vergaderingen
• Uitvoeren administratieve handelingen in SAP
• Voorbereiden en afhandelen van verzoeken en klachten van studenten, communiceren van besluiten aan studenten
• Archiveren van behandelde verzoeken
• Opstellen van benodigde rapportages
• Het toetsen van voorgenomen standpunten en besluiten van de examencommissie aan de relevante
besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen (OER, Regels & Richtlijnen, WHW)
• Uitvoeren van allerlei voorkomende taken binnen het onderwijsbureau

Functie-eisen
• HBO/WO werk- en denkniveau
• Communicatief sterk, teksten redigeren, zorgvuldig en vlot
• Flexibele, dienstverlenende en servicegerichte instelling
• Stressbestendig, probleemoplossend, accuraat en proactief
• Goed kunnen plannen en overzicht bewaren
• Zowel zelfstandig als in team kunnen functioneren
• Kennis van actuele wet- en regelgeving op het gebied van hoger onderwijs; een juridische opleiding is een pre
• Bij voorkeur kennis van en ervaring met SAP/SLM, Outlook, Microsoft Office
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Bij voorkeur ervaring met en kennis van het universitaire onderwijsproces;
• Collegiale werkhouding;
• Wonend in omgeving VU

Arbeidsovereenkomst
De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Daarna behoort verlenging tot de mogelijkheden. Doorgroeien binnen de VU is mogelijk.
In de zomerperiode kan er geen aaneengesloten vakantie worden opgenomen.

De VU biedt aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen, zoals:
• 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag;
• minimaal 29 vakantiedagen bij volledige arbeidsduur;
• ruime bijdrage van 65% aan reiskosten OV woon-werkverkeer.
• Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 2.672,-- en maximaal € 3.671,-- bruto per maand (salarisschaal 9) bij een voltijds dienstverband.
• Parkeren is niet mogelijk.

Profiel bedrijf
De Vrije Universiteit Amsterdam (VU) is een vooraanstaande, innovatieve en groeiende universiteit die midden in de samenleving staat en actief bijdraagt aan de ontwikkelingen in onderwijs en onderzoek.

Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.

contact

Varekamp, Roos
roos.varekamp@nl.randstad.com