• ROTTERDAM
  • 20 uur
  • MBO, HAVO, VWO
  • € 2500  per maand
solliciteren

Secretarieel medewerker


  • 02 februari 2018
  • ROTTERDAM
  • 20 uur
  • MBO, HAVO, VWO
  • € 2500  per maand

functieomschrijving

  • 02 februari 2018
  • vacaturenummer: 29933

Voor onze opdrachtgever zijn wij opzoek naar een (tijdelijke) secretaresse voor 16-24 uur per week (bij voorkeur 20) ter vervanging van ziekte. Het is voor de duur van 3 maanden en eventuele verlenging indien nodig.

Van belang is je al eerdere secretariële/administratieve ervaring bij een woningcorporatie hebt opgedaan en dat je ervaring heb met het systeem Dynamics Empire.

De functie:
In deze functie ondersteun je de directie Onderhoud & Ontwikkeling op administratief gebied in de
breedste zin van het woord. Voor deze functie is een mbo werk- en denkniveau vereist, aangevuld met kennis over secretariële en administratieve werkzaamheden. De werkzaamheden zijn deels
routinematig en deels gevarieerd qua inhoud. De tijdsindeling is onderhevig aan ad hoc vragen. Bij
het indelen van de werkzaamheden is de medewerker gebonden aan het werkaanbod, regels en
richtlijnen en het beleid hieromtrent. In deze functie fungeer je als spin in het web binnen de directie Onderhoud & Ontwikkeling.

De werkzaamheden:
o Maakt op verzoek stukken gereed ten behoeve van vergaderingen;
o Stelt, in overleg met de betrokkenen de agenda voor de overleggen op;
o Verzorgt het agendabeheer van het team;
o Plant overleggen in, reserveert ruimtes en nodigt deelnemers uit;
o Plant afspraken in met in- en externe partijen en stemt waar nodig af over lopende zaken en
afspraken;
o Notuleert, maakt verslagen en archiveert deze;
o Stelt besluiten- en actiepuntenlijst op naar aanleiding van de overleggen;
o Verzorgt de fysiek inkomende post door deze te verdelen onder de juiste personen;
o Verzorgt, indien nodig, de correspondentie naar bewoners;
o Verzorgt de uitgaande post door te zorgen voor verzending;
o Ontvangt bezoekers en genodigden;
o Organiseert, verzorgt en notuleert het extern plan team (EPT) en het intern plan team (IPT;
o Organiseert, verzorgt en notuleert op verzoek interne project overleggen;
o Bewaakt de voortgang van de besluiten- en actiepuntenlijst van de overleggen;
o Signaleert verbeterpunten binnen de secretariële processen en past deze waar nodig aan.

Herken jij je in bovenstaand profiel, voldoe jij aan de eisen en wil jij graag in aanmerking komen? Reageer dan via de solliciteer button en wij geschiktheid zullen wij telefonisch contact met jou opnemen.



Uiteraard staat deze vacature open voor zowel mannen als vrouwen.

contact

Aimée Snoek
aimee.snoek@nl.randstad.com